HR Detektywi #64 Wydanie specjalne “Nowe obowiązki pracodawcy”

HR detektywa możesz również odsłuchać w formie podcastu.

Zobacz nagranie video HR Detektywi na YouTube:

News 1: Praca zdalna – dokumenty, wewnętrzne regulacje, BHP i koszty

Pracodawca będzie musiał określić w przepisach wewnątrzzakładowych, które grupy pracowników będą mogły korzystać z instytucji pracy zdalnej, a następnie ustalić, w jaki sposób pracownicy wykonujący pracę zdalną będą zobligowani potwierdzał swoją obecność i gotowość do pracy.

Wewnętrzne regulacje muszą objąć swoim zakresem zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej w formie ekwiwalentu, bądź ryczałtu. Ekwiwalent znajdzie zastosowanie, jeśli pracownik świadczy pracę za pomocą materiałów i urządzeń niezapewnionych przez pracodawcę. Wśród osób, które rozważnie i odpowiedzialnie, już rozpoczęły wdrożenia wiele wątpliwości budzi kwestia ustalenia rekompensaty kosztów pracy zdalnej. Należy tutaj wyjść od spisania listy potencjalnych świadczeń, a następnie oszacowania rzeczywistych kosztów z nimi związanych, takich jak instalacja, serwis, eksploatacja i konserwacja urządzeń, tudzież narzędzi pracy, następnie koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych lub innych obciążeń ustalonych w drodze wewnętrznych uregulowań. Eksperci wskazują, że nie bez znaczenia pozostaje wymiar czasu pracy przeznaczonego na pracę zdalną, a także wartość tego nowego benefitu na tzw. rynku pracownika, stąd wysnuwamy prosty wniosek, że podejście do kwoty zwrotu kosztów powinno zostać zbadane zależnie od branży. Weź również pod uwagę, że ryczałt nie będzie stanowił dla pracownika przychodu, a co za tym idzie, nie będziemy opłacać od niego składek ZUS, co z pewnością zainteresuje gorliwych kontrolerów.

Wydaje się, że jedną z najtrudniejszych i jednocześnie niedocenionych kwestii związanych z wdrożeniem pracy zdalnej będą obowiązki związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a także ich kontroli. Zasady kontroli świadczenia pracy oraz wymogi BHP muszą zostać opisane w przepisach wewnątrzzakładowych. To samo dotyczy ochrony danych osobowych i procedur zabezpieczających obszar RODO, który jak wiemy, zagrożony jest gigantycznymi karami!

Uwaga! Ważny obowiązek pracodawcy! Podmiot zatrudniający, co do zasady, będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez pracownika:

• będącego rodzicem dziecka z niepełnosprawnością
• kobietę w ciąży,
• rodzica dziecka w wieku do 4. roku życia.

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

News 2: Nowe elementy umowy o pracę i obowiązki informacyjne

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy w obszarze tzw. dyrektywy work-life balance doprecyzowuje i rozszerza katalog elementów, które będą musiały znaleźć się w treści umowy o pracę. Podstawowa zmiana, które de facto stanowi uregulowanie praktyki, polega na obowiązku wskazania w umowie o pracę adresu siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby, miejsce zamieszkania. Umowa o pracę na okres próbny będzie musiała zawierać informacje dotyczące przedłużenia jej trwania o czas urlopu lub innej, usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli takowe wystąpią. Pracodawca będzie zobowiązany potwierdzić w umowie okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony, w przypadku, gdy okres ten determinuje dopuszczalną długość okresu próbnego. Przypomnijmy, że na mocy projektowanych przepisów ma on wynosić maksymalnie jeden miesiąc w przypadku zamiaru późniejszego zawarcia umowy na czas określony na okres krótszy niż 6 miesięcy, lub 2 miesiące, w przypadku zamiaru zawarcia takiej umowy na okres krótszy niż 12 miesięcy.

Istna rewolucja czeka naszą starą, dobrą informację o warunkach zatrudnienia. Tutaj i objętość i zakres treści przejdą poważną metamorfozę! Oprócz wskazywanych aktualnie w informacji, czyli:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty

pracodawca będzie musiał, w ciągu 7 dni od od dnia zawarcia umowy o pracę, poinformować pracownika o:

• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
• dobowym i tygodniowym odpoczynku;
• zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
• zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę, w przypadku pracy zmianowej;
• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu,
• obowiązującej procedurze rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania okresów wypowiedzenia;
• prawie pracownika do szkoleń, w przypadku, gdy są one na mocy wewnątrzzakładowych regulacji zapewniane przez pracodawcę;
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty.

News 3: Kontrola trzeźwości

Na ten głos rozsądku czekamy! Według projektu ustawy nowelizującej pracodawcy zyskają uprawnienie do przeprowadzania prewencyjnej oraz wyrywkowej kontroli pracowników na obecność w organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu. Zanim przejdziemy do meritum przypomnijmy, iż pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.

Pracodawcy, którzy będą chcieli wdrożyć procedury kontrolne w swoich organizacjach będą musieli określić wymagane ustawą warunki i zasady przeprowadzania kontroli w źródłach zakładowego prawa pracy, takich jak regulamin pracy, czy też zakładowy układ zbiorowy pracy. Przepisy te objąć muszą nie tylko sam fakt wdrożenia prewencyjnej kontroli trzeźwości, ale m.in. również grupy pracowników, które podlegać będą kontroli, sposób jej przeprowadzania, rodzaj wykorzystywanych urządzeń, a także czas i częstotliwość jej przeprowadzania.

Pracodawca będzie miał obowiązek każdorazowego dokumentowania przebiegu badania, z uwzględnieniem wskazanych w ustawie informacji. Będzie się to wiązało z bardzo wrażliwym obszarem ochrony danych osobowych i tutaj również ustawodawca proponuje surowy rygor odnośnie upoważnienia do przetwarzania danych oraz ich przechowywania. Szerzej o projektowanych procedurach związanych z badaniem trzeźwości pisałam już na blogu. Musisz wziąć tutaj pod uwagę ważny aspekt! O wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca będzie musiał poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Jeśli pracodawcy zależy na szybkim wdrożeniu w życie tego rozwiązania, procedury trzeba przygotować naprawdę sprawnie!

News 4: Ustawa o sygnalistach

7-go lipca opublikowano kolejny, trzeci już projekt tzw. ustawy o sygnalistach, czyli ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Prace nabierają tempa! Czas najwyższy, bo termin na wdrożenie przepisów do polskiego porządku prawnego minął 17-go grudnia 2021 roku. Informacja ta jest szczególnie istotna dla dużych firm, gdyż w pierwszej kolejności do wdrożenia procedur przyjmowania zgłoszeń zobowiązane będą podmioty prywatne na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 250 osób. Firmy, w których pracę świadczy co najmniej 50 i mniej niż 250 osób, zobowiązane będą do ustalenia procedury wewnętrznej do 17 grudnia 2023 r. Ponieważ wiele międzynarodowych organizacji, chcąc działać w zgodzie z prawem unijnym, nie czekało na przepisy krajowe i zawczasu wdrożyło procedury ochrony sygnalistów, będzie zobligowanych do ich weryfikacji i dostosowania do nowego ustawodawstwa.

Jednym z najważniejszych obowiązków pracodawcy, obok oczywiście spełnienia ustawowych wymogów związanych z wdrożeniem procedur oraz samą ochroną sygnalistów, będą szkolenia dla pracowników. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć w jaki sposób korzystać z dostępnych u pracodawcy kanałów zgłoszeń nieprawidłowości.

Zakres przedmiotowy i podmiotowy ustawy o o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa został przeze mnie opisany na blogu, ale na potrzeby naszego dzisiejszego spotkania przypomnę po krótce, że zgłaszanie naruszeń prawa będzie mogło być dokonywane nie tylko przez pracowników, lecz także inne osoby, które powzięły wiadomość o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od podstawy prawnej i formy świadczenia pracy, jak również niezależnie od tego, czy dany stosunek prawny ma zostać dopiero nawiązany, istnieje czy już ustał. Co więcej, najnowszy projekt ustawy powiększył to grono o członków jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, czyli np. spółek komandytowo-akcyjnych.

Jeśli chodzi o obowiązki pracodawcy, to należy tutaj wymienić szczególnie obowiązek prowadzenia przez podmiot rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz administrowanie danymi zgromadzonymi w tym rejestrze. Wpisy do rejestru będą dokonywane na podstawie zgłoszeń wewnętrznych. Przewidywany okres przechowywania danych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych to 15 miesięcy liczonych od dnia zakończenia działań następczych.

News 5: Czas pracy cudzoziemców

Kolejna nowelizacja specustawy o zatrudnianiu obywateli Ukrainy, a w niej znaczące zmiany! Aktualnie rozszerzono katalog warunków zatrudnienia, które wypełnić musi pracodawca powierzający pracę obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia. Według nowych przepisów pracodawca musi przestrzegać warunków zatrudnienia zadeklarowanych podczas składania powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy, w szczególności wymiaru czasu pracy lub liczby godzin, a także wynagrodzenia! Państwowa Inspekcja Pracy oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wypowiedziały się w tej kwestii bardzo rygorystycznie. Powierzenie pracy na warunkach innych niż wskazane w oświadczeniu lub zezwoleniu jest niedozwolone. Organy konsekwentnie stoją na stanowisku, że najmniejsze przekroczenie wymiaru czasu pracy, ponad to, co wskazane zostało w dokumentach, stanowić będzie nielegalnie zatrudnienie. Choć opinie ekspertów są w tej materii mocno podzielone, a praktyka pokazuje, że zatrudnienia cudzoziemców jest dla wielu pracodawców “łataniem kadrowych braków” to nie ma wątpliwości, że obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko organizowanie pracy w sposób zapewniający ciągłość działania firmy, lecz także właściwe i zgodne z prawdą ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, bez względu na to jakiej są narodowości.