Zatrudnienie niepełnoetatowca, a ustalanie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Zasady wyliczania urlopu dla niepełnoetatowca

Ustalenie przysługującego niepełnoetatowcowi urlopu wypoczynkowego stanowi nie lada wyzwanie. Jeśli do tego dochodzi konieczność zastosowania zasad dotyczących urlopu proporcjonalnego do okresu zatrudnienia, można się pogubić. W związku z powyższym, udzielając urlopu wypoczynkowego osobie zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy, należy zastosować następujące zasady:

• wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika,
• niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia,
• kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu,
• niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca,
• wymiar urlopu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć 20 albo 26 dni (w zależności od okresu zatrudnienia),
• urlopu udziela się wyłącznie na dni pracy pracownika, w wymiarze tylu godzin, ile pracownik powinien w danym dniu przepracować, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• w przypadku zmiany w trakcie roku kalendarzowego wymiaru czasu pracy pracownika, pracodawca powinien ponownie ustalić wymiar przysługującego mu urlopu.

Obliczenie urlopu wypoczynkowego w niepełnym wymiarze czasu pracy

Pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy przysługuje urlop proporcjonalny do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełny dzień urlopu zawsze zaokrąglamy w górę do pełnego dnia. Ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wymaga:

• po pierwsze, ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi ustalonego w oparciu o potwierdzone okresy zatrudnienia  staż pracy okresy nauki (20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat, 26 dni – jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat);
• po drugie, pomnożenia wymiaru urlopu wypoczynkowego przez obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy.

Przykład 1:
Pracownikowi zatrudnionemu w wymiarze czasu pracy 1/4 etatu wymiar urlopu proporcjonalny do wymiaru zatrudnienia ustala się następująco:  26 x 1/4 = 6,5 po zaokrągleniu 7 dni, tj. 56 godzin przy założeniu, że pracownik przepracuje u pracodawcy cały rok kalendarzowy. 

Udzielanie urlopu wypoczynkowego

W przypadku udzielania urlopu wypoczynkowego pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy należy wziąć pod uwagę to, czy pracownik ten świadczy pracę:

• w zmniejszonej normie czasu pracy przez 5 dni w tygodniu;
• w niektóre dni tygodnia w podstawowej lub niższej normie czasu pracy.

Co do zasady, pracownikowi udziela się urlopu wypoczynkowego w dni, które są dla niego dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Dzień urlopu takiego pracownika odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu.

Przykład 2:
Pracownica wykonuje pracę w poniedziałki, środy i piątki po 8 godzin na dobę, czyli w wymiarze 3/5 etatu. Wymiar przysługującego jej urlopu wynosi 20 dni na pełnym etacie. W związku z tym, że jest zatrudniona w wymiarze ⅗ etatu, ma prawo do do 12 dni urlopu, zgodnie z wyliczeniem: (3/5 x 20 = 12), co w wymiarze godzinowym daje 96 godzin. Pracownica zawnioskowała o udzielenie jej 7 dni urlopu wypoczynkowego. 

W związku z tym, że wykonuje pracę w trzy dni w tygodniu, łącznie 24 godziny tygodniowo, z puli przysługującego jej urlopu należy odjąć 56 godzin (7 dni x 8 godzin).  Pozostanie jej do wykorzystania jeszcze 40 godzin urlopu (96 – 56 = 40).

Urlop proporcjonalny

W przypadku, w którym pracownik zmienia pracę w trakcie roku kalendarzowego, przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia u tego pracodawcy, chyba że przed ustaniem stosunku pracy pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze. Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. 

Przykład 3:
Pracownik został zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony od dnia 01.01.2022 r., w wymiarze czasu pracy 1/4 etatu. Pracownik też rozwiązuje umowę o pracę z końcem września. Przysługujący mu urlop wypoczynkowy w roku 2022 od stycznia do września oblicza się następująco: 26 x 1/4 = 6,5 po zaokrągleniu 7 dni  

7 dni : 12 miesięcy x 9 miesięcy = 5,25 po zaokrągleniu 6 dni urlopu wypoczynkowego, tj. 48 godzin.

Pracownikowi zatrudnionemu u kolejnego pracodawcy, w danym roku kalendarzowym, przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym

•  w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego – w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego, 
• w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego – w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, chyba, że pracownik ten wykorzystał urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze u poprzedniego pracodawcy. Jeżeli pracownik wykorzystał urlop w wyższym wymiarze u poprzedniego pracodawcy, u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze.

Przykład 4:
Zatrudnienie pracownika następuje z dniem 01/10/2022 w wymiarze ¼ etatu. U poprzedniego pracodawcy przepracował okres od 01/01/2021 do 30/09/2022 – na świadectwie mamy informację, że wykorzystał urlop w wymiarze 6 dni. 

Przysługujący mu urlop wypoczynkowy oblicza się następująco:
Przy wymiarze urlopu 26 dni: 
Urlop należny u obecnego pracodawcy obliczamy następująco:
26 : 12 miesięcy x 3 miesiące = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni urlopu wypoczynkowego 
Urlop należny u poprzedniego pracodawcy obliczamy następująco: 26 x ¼ = 7 dni 
7 : 12 x 9 = 5,25 po zaokrągleniu 6 dni, tj. w przeliczeniu na godziny 6 x 8 godzin = 48 godzin
Urlop należny nie może być niższy niż wynikający z okresu przepracowanego u wszystkich pracodawców łącznie, ale nie może też być wyższy niż pełen wymiar urlopu. 
6, tj. 48 godziny (dni urlopy wykorzystywane u poprzedniego pracodawcy) + 7 dni, tj. 56 godzin (urlop należny u obecnego pracodawcy) = 13 dni, tj. 104 godziny urlopu

Zmiana etatu w ciągu roku 

W sytuacji w trakcie roku pracy kalendarzowego dochodzi do zmiany wymiaru czasu pracy pracownika, tj. gdy pracownik zatrudniony na część etatu zostaje w trakcie roku kalendarzowego zatrudniony u tego samego pracodawcy np. w pełnym wymiarze czasu pracy, należy dokonać następujących obliczeń:

• konieczne jest obliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (20 lub 26 dni);

Pracownik pracował w okresie od stycznia do lutego w wymiarze 3/5 etatu. Zgodnie z posiadanym stażem, ma prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Przysługuje mu więc urlop w wymiarze 12 dni (3/5 x 20 = 12 dni).

• następnie należy ustalić przysługujący pracownikowi wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia na część etatu;

Pracownik wykonywał pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy przez 2 miesiące,w związku z czym ma prawo do 2 dni urlopu wypoczynkowego za przepracowany czas od stycznia do lutego, zgodnie z zasadą proporcjonalności udzielania urlopu wypoczynkowego: 2/12 x 12 dni = 2 dni.

• w okresie, gdy świadczy pracę w pełnym wymiarze, wymiar urlopu ustala się w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia (na cały etat) w danym roku kalendarzowym.

Pracownik od marca zostaje zatrudniony na pełny etat, a przysługujący mu wymiar urlopu wypoczynkowego ze względu na staż wynosi 20 dni.
Pracownik ma prawo do 17 dni urlopu, zgodnie z wyliczeniem: 10/12 x 20 = 16,6, po zaokrągleniu 17 dni urlopu. W sumie w danym roku przysługuje mu urlop w wymiarze 19 dni (2 dni urlopu z tytułu pracy na 3/5 etatu do końca lutego oraz 17 dni z tytułu pracy na cały etat do końca roku).

Równoległe wykonywanie pracy 

W przypadku tzw. równoległego zatrudnienia, a więc w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony jednocześnie u dwóch lub więcej pracodawców, uprawnienia urlopowe ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Fakt wykorzystania urlopu w jednym miejscu pracy, nie ma więc wpływu na wymiar urlopu przysługujący pracownikowi w drugim miejscu pracy.

Wykonywanie pracy w tym samym czasie, u 4 pracodawców, w wymiarze niepełnego wymiaru etatu, tj. ¼ etatu nie jest równoznaczne z wykonywaniem pracy u jednego pracodawcy w ramach pełnego etatu. Wymiary urlopów należnych za okresy zatrudnienia w jednoczesnych stosunkach pracy nie podlegają sumowaniu na poczet limitu z art. 154 § 3 Kodeksu pracy.