HR-owe Koło Ratunkowe: Współfinansowanie benefitów przez pracownika i pracodawcę

Konsekwencje składkowo-podatkowe przekazania pracownikom świadczeń rzeczowych

Udostępnienie pracownikom świadczeń rzeczowych np. w postaci popularnych benefitów – w tym pakietów prywatnej opieki medycznej lub karnetów na siłownie, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający obowiązkowi odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także konieczność opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przychodem ze stosunku pracy jest m.in. wartość nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń.

Art. 12 ustawy o PIT

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13 (Dz. U. z 2014 r., poz. 947), mówi, że za przychód pracownika mogą być uznane nieodpłatne świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie). Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w sytuacji braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik samodzielnie musiałby ponieść określony wydatek.
• zostały spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Korzyść ze świadczeń spełnianych na rzecz pracownika nie jest przez niego wynoszona na zewnątrz stosunku pracy i nie stanowi dochodu będącego przedmiotem opodatkowania.
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów). Przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę.

Niespełnienie przynajmniej jednego z ww. trzech warunków sformułowanych przez Trybunał Konstytucyjny oznacza, że dane świadczenie na rzecz pracownika nie jest świadczeniem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Korzyści materialne wynikające z przepisów zakładowych

Aby sformalizować przekazanie pracownikom świadczeń niepieniężnych, uniknąć ewentualnych problemów z przyznawaniem świadczeń, a także, aby skorzystać z możliwości zwolnienia z ich “oskładkowania”, pracodawca powinien określić warunki ich przyznawania w przepisach wewnątrzzakładowych.

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączeniu podlegają korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.

§ 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

Na mocy powołanego przepisu nie wlicza się do podstawy oskładkowania korzyści materialnej, która:

• wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu
• przybiera postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).

(…) w sytuacji, gdy Wnioskodawca wprowadzi do obowiązującego u niego regulaminu zapis o możliwości nabycia od pracodawcy przez pracownika kart Multisport za częściową odpłatnością, wówczas będą spełnione przesłanki wyłączenia korzyści materialnej na rzecz pracowników, o której mowa w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia.

W związku z powyższym wnioskodawca będzie miał prawo do nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników różnicy w wartości świadczenia (…) opłacanego przez wnioskodawcę z tytułu umowy pomiędzy podmiotem trzecim a wnioskodawcą. (…)

Interpretacja indywidualna ZUS z dnia 26 października 2017 r.

Wymóg częściowej odpłatności pracownika

Jeśli pracodawca przewidział w zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu prawo pracownika do określonego świadczenia, ale nie odniósł się w sposób jednoznaczny do obowiązku ponoszenia przez pracownika częściowej opłaty za to świadczenie, wówczas nie można zastosować zwolnienia z oskładkowania (nawet jeśli pracownik w rzeczywistości będzie współfinansował konkretne świadczenie).

Formułując treść przepisów wewnątrzzakładowych, na mocy których regulowane są warunki przyznawania świadczeń niepieniężnych, należy zatem szczegółowo określić zasady współfinansowania tychże świadczeń przez pracowników, uwzględniając konkrente kwoty, do których zapłaty zobowiązują się pracownicy.

Konieczna zgoda pracownika

Zwróć uwagę, że aby pracodawca mógł potrącić z wynagrodzenia pracownika współfinansowany przez niego benefit, musi dysponować pisemną zgodą pracownika na potrącenie wartości tych świadczeń określoną kwotowo lub procentowo oraz ze wskazaniem terminu takiego potrącenia, np.:

“Wyrażam zgodę na potrącenie z mojego wynagrodzenia kwoty 10 zł miesięcznie tytułem opłaty za karnet multisport, od maja 2022 r. do odwołania.”

Przykładowa treść zgody pracownika na potrącenie z wynagrodzenia

Wprowadzenie do obowiązujących w zakładzie przepisów płacowych możliwości zakupu przez pracowników po cenach niższych niż detaliczne karnetów sportowych bądź przystąpienie pracowników na korzystnych warunkach do ubezpieczenia grupowego pakietów medycznych, za które pracownicy ponosić będą częściową odpłatność, mieści się w ramach korzyści, o których mowa w powołanej wyżej regulacji.

Przykładowa kalkulacja od brutto do netto – rozliczenie składkowo-podatkowe benefitów finansowanych w części przez pracodawcę i pracownika

Zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania firmy X pracownicy mogą przystąpić na korzystnych warunkach do ubezpieczenia grupowego na życie oraz skorzystać z pakietów medycznych, przy czym pracownik ponosić będzie koszt przystąpienia do ww. świadczeń w wysokości:
– 10% wartości ubezpieczenia grupowego
– 12 zł współfinansowania pakietu medycznego
Pozostałe kwoty finansuje pracodawca ze środków obrotowych.

Jeden z pracowników, zatrudniony na 7/8 etatu, który złożył pracodawcy PIT-2 oraz wniosek o niestosowanie względem niego nowego mechanizmu poboru zaliczek podatkowych, przystąpił w miesiącu kwietniu 2022 r. do ubezpieczenia grupowego oraz pakietu medycznego. Koszt miesięcznego świadczenia wynosi:

• ubezpieczenie grupowe wynosi łącznie 55 zł, z czego 5,50 zł finansowane przez pracownika (55 zł * 10% = 5,50 zł), 49,50 zł finansowane przez pracodawcę (55 zł – 5,50 zł = 49,50 zł)
• pakiet medyczny wynosi łącznie 120 zł, z czego 12 zł finansuje pracownik, zaś pozostałą kwotę 108 zł finansuje pracodawca.

Pracownik wyraził pisemną zgodę na dokonywanie potrąceń części finansowanych przez niego świadczeń z wypłacanego wynagrodzenia.

Wynagrodzenie zasadnicze tego pracownika w miesiącu kwietniu 2022 r. wyniosło: 2 950 zł. Rozliczenie podatkowo-składkowe wymienionych przychodów uzyskanych w miesiącu kwietniu 2022 r. przedstawia się następująco: