Koszt dojazdu do siedziby firmy przy pracy zdalnej

U nas w firmie, w treści umów o pracę, miejsce wykonywania pracy określiliśmy jako granice administracyjne miasta Warszawy. Pomimo wykonywania przez naszych pracowników pracy zdalnej, zapis w treści umowy o pracę nie został zmieniony. Większość zespołu pracuje zatem z miejsca zamieszkania (często są to miejscowości znacznie oddalone do stolicy) i tylko incydentalnie bierze udział w spotkaniach w siedzibie pracodawcy. Dojazd pociągiem do biura stanowi dla sporej grupy osób spory wydatek. Pozostała część pracowników wykonuje pracę w biurze.

• Czy koszt biletu powinien być pokrywany przez pracodawcę (bez % i ZUS)?
• Czy w związku z tym, że pracownicy wykonują pracę zdalną mógłby to być koszt związany z faktem pracy zdalnej?
• Czy pracownicy, którzy również ponoszą koszty do biura pracodawcy powinni otrzymywać zwrot kosztów dojazdu do miejsca pracy?

Z takimi wątpliwościami zwrócił się do mnie Andrzej [imię zmienione], specjalista ds. HR z Warszawy.

Ryczałt obciążony składkami ZUS i podatkiem

Pracodawca może (decyzja należy do pracodawcy) przyznać pracownikom zwrot kosztów dojazdów do pracy, ale kwota tego ryczałtu będzie świadczeniem pieniężnym podlegającym opodatkowaniu i oskładkowaniu. 

W przypadku wypłaty ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd służbowych nie powstanie obowiązek opłacania składek ZUS. 

Incydentalne wyjazdy służbowe i zasada równego traktowania

Inną sytuacją jest fakt incydentalnego wykonywania pracy na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, za które przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Prawo do otrzymania zwrotu za dojazdy do pracy powinno wynikać z postanowień zawartych w regulacjach wewnątrzzakładowych lub w umowie o pracę. Pracodawca powinien również pamiętać o zasadzie równego traktowania w zatrudnieniu. W praktyce oznacza to, że zwrot kosztów dojazdu do miejsca pracy powinni otrzymywać wszyscy pracownicy albo grupa pracowników, która np. zamieszkuje w znacznej odległości od firmy. Kryteria przyznawania zwrotu kosztów mogą być ukształtowane dowolnie, z zachowaniem zasady równego traktowania. Nie ma przy tym znaczenia czy rozliczenie będzie następowało na podstawie kilometrówki, dodatku, czy ryczałtu.

Konsekwencje podatkowe

Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów dojazdu pracownika do zakładu pracy, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw (dotyczy to np. niektórych służb mundurowych). Ponieważ w omawianym przypadku taka okoliczność nie zachodzi, od dodatku rekompensującego pracownikowi koszty związane z dojazdem do pracy należy naliczyć i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.

W przypadku wypłaty ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do jazd służbowych pracodawca podpisuje z pracownikiem umowę o używaniu auta prywatnego do celów służbowych. Warunki ustalania oraz sposoby dokonywania zwrotu kosztów określone zostały w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Najprostszym sposobem rozliczenia w tym przypadku jest ryczałt. Zgodnie z § 4 ust. 1 tego rozporządzenia zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu (ustala ją pracodawca w granicach limitu określonego przez ustawodawcę) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne (ustala go pracodawca w granicach limitu określonego przez ustawodawcę), po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.  

Natomiast świadczenia związane ze zwrotem kosztów podróży na zasadach przewidzianych dla podróży służbowych są wolne od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz od składek ZUS na mocy § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.