HR-owe Koło Ratunkowe: Prezenty na Dzień Dziecka z ZFŚS

Czy pracodawca powinien różnicować wartość upominków na Dzień Dziecka?

W naszej firmie działa Zakładowy Fundusz świadczeń Socjalnych. Ponieważ zbliża się Dzień Dziecka chcielibyśmy ze środków funduszu sfinansować upominki dla dzieci naszych pracowników. Czy musimy zebrać od pracowników oświadczenia dotyczące ich sytuacji materialno-bytowej i różnicować wartość tych upominków? Nie chcemy, aby niektórym dzieciom był przykro, że ze względu na lepszą sytuację materialną rodziny, ich upominki będą miały mniejszą wartość. 

Konieczny regulamin ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych działa na podstawie ustawy o ZFŚS. Jego celem jest łagodzenie różnic w poziomie życia osób uprawnionych do korzystania z jego środków. Ustawa reguluje m. in. w jaki sposób pracodawca, który zarządza funduszem, powinien nimi dysponować. Dodatkowo pracodawca tworząc fundusz powinien także przygotować wewnętrzny regulamin ZFŚS, w którym zawrze konkretne zasady wydatkowania środków. Regulamin ten musi być jednak zgodny z regułami wynikającym z ustawy.  

Ile wynoszą kwoty odpisu na ZFŚS w 2024 roku? Czy zmieni się wysokość świadczenia urlopowego? Przeczytaj!

Bezwzględna zasada wartościowania świadczeń z funduszu socjalnego

Podstawowa zasada, jaka z niej wynika to ta, która stanowi, że przyznawanie świadczeń czy dopłat ze środków funduszu jest uzależniona od sytuacji bytowej (życiowej, rodzinnej i materialnej) osoby uprawnionej. To oznacza, że im gorsza jest sytuacja socjalna osoby uprawnionej, tym większą wartość powinno mieć wsparcie. Jest to zasada bezwzględnie obowiązująca nie dająca uprawnień do przyznawania świadczeń wszystkim uprawnionym w tej samej wysokości. Pomimo tego, że wysokość odpisu przypadająca na jednego pracownika jest jednakowa, pomoc powinna być różnicowana i kierowana w pierwszej kolejności do osób znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej. Przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę dochody gospodarstwa domowego, czyli wszystkie dochody pracownika oraz innych członków rodziny pozostających z nim we wspólnym gospodarstwie domowym. Może się więc okazać, że osoby najlepiej sytuowane w ogóle nie skorzystają z „dobrodziejstw” funduszu.  

Oświadczenie pracownika dot. statusu materialnego gospodarstwa domowego

Na pracodawcę, będącego zarządcą ZFŚS, nałożony został zatem obowiązek weryfikacji i indywidualnej kwalifikacji wniosków. Najczęściej spotykanym sposobem na ustalenie statusu osoby uprawnionej jest jej oświadczenie. Przepisy nie określają wzoru, według którego powinno być ono składane, forma jest więc dowolna Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawca określił wzór takiego formularza i załączył go do regulaminu. Podanie danych jest dobrowolne, ale odmowa udzielenia informacji może skutkować nieprzyznaniem świadczenia.  

Prezenty świąteczne dla pracowników. Co się bardziej opłaca? Dowiedz się, jak odpowiednio korzystać z funduszu i jakie korzyści przyniesie to Twojej firmie.

Katalog kryteriów wyłączonych z procesu ustalania uprawnień do świadczeń z ZFŚS

Czym nie należy się kierować ustalając uprawnienia pracownika do skorzystania z pomocy ZFŚS? Są to takie kryteria jak np. przynależność do określonej grupy (np. zawodowej), związku zawodowego, możliwości skorzystania z pomocy z innych środków, ogólnym lub zakładowym stażem pracy, wymiarem czasu pracy, rodzajem umowy o pracę (np. okres próbny czy zastępstwo), czasowym wyłączeniem z aktywności pracowniczej (np. przebywanie na urlopach związanych z rodzicielstwem czy jednoczesnym pozostawaniem w zatrudnieniu u innego pracodawcy.  

Zasada różnicowania rodzaju i wartości dotyczy wszystkich świadczeń, które mogą być finansowane z funduszu, zatem także okolicznościowych upominków czy paczek dla dzieci pracowników. Choć takie podstępowanie może się czasem wydawać działaniem negatywnym, konieczność stosowania kryteriów socjalnych nie pozwala na przekazanie wszystkim dzieciom upominków o tej samej zawartości (wartości). Pominięcie kryterium socjalnego może zostać potraktowane jako łamanie przepisów o ZFŚS.   

Podatek i składki ZUS od świadczeń z ZFŚS

Nie należy zapominać o tym, że świadczenia finansowane z ZFŚS zostały ulgowo potraktowane przez przepisy podatkowe oraz zusowskie. Wartość świadczeń, na mocy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, została wyłączona z tej podstawy – nie płacimy od nich składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Świadczenia finansowane z ZFŚS znalazły się także w katalogu zwolnień podatkowych – do wysokości 1000 zł w roku podatkowym nie są opodatkowane.  

Ryzyko przyznawania świadczeń z ZFŚS w tej samej wysokości

Przyznanie świadczeń w tej samej wysokości wszystkim uprawnionym może skutkować zakwalifikowaniem go jako elementu wynagrodzenia. Jeżeli zatem, przy nieprawidłowym wydatkowaniu środków, świadczenia te zostałyby potraktowane przez organy kontroli  jako wynagrodzenie, urzędy mogłyby zakwestionować zastosowania zwolnień składkowo-podatkowych. To z kolei pociągnęłoby za sobą konieczność uwzględnienia ich w podstawie składek o opodatkowania i  odprowadzenia należnych danin (składek i zaliczek na podatek dochodowy).