HR-owe Koło Ratunkowe: Premia za frekwencję

W jednej z grup kursowych dedykowanych dla Uczestników Akademii Zarządzania Zasobami Ludzkimi padło bardzo ciekawe pytanie – czy premia za frekwencję jest zgodna z prawem pracy? Ponieważ zagadnienie to jest bardzo niejednoznaczne i wymagające szczególnej uwagi, a także świadomości prawnej u osób, które odpowiadają w firmach za politykę wynagrodzeń, postanowiłam opisać je na łamach bloga. Zapraszam do lektury!

Wynagrodzenie za pracę – istota kodeksowa

Przepisy prawa pracy określają normy i zasady postępowania w zakresie ustalania i wypłaty wynagrodzeń, stanowiące swego rodzaju wskazówki dla pracodawców. Znajdziemy w nich szereg przesłanek warunkujących nabycie prawa do wynagrodzenia – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Art. 78 Kodeksu pracy określa jasno, że kryterium wynagradzania stanowią w głównej mierze rodzaj świadczonej pracy, jej ilość i jakość oraz kwalifikacje pracownika, nie zaś osiąganie efektów. Nie są to kryteria jedyne, ale są one przesłankami podstawowymi i obowiązującymi.

Wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy.

Art. 78 Kodeksu pracy

Na gruncie prawa pracy pracownik zobowiązany jest do “starannego wykonania obowiązków”, a nie osiągania wyników. To pracodawca winien tak organizować pracę, aby pracownicy osiągali zamierzone efekty. Jednym z elementów organizacji pracy bywają właśnie systemy premiowe. 

Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Art. 100 § 1 Kodeksu pracy

Premia za frekwencję

Tzw. dodatek frekwencyjny ma za zadanie zmobilizować pracowników do unikania np. urlopów na żądanie, urlopów bezpłatnych czy też zwolnień lekarskich bez faktycznej potrzeby. Może on przybierać różne formy, w zależności od potrzeb pracodawcy związanych ze zmniejszeniem wskaźnika absencji, potrzebą terminowej realizacji zadań lub zabezpieczeniem określonej obsady pracowników w celu zapewnienia ciągłości świadczenia usług. Kwota premii frekwencyjnej może zależeć od:

• 100% frekwencji w określonym czasie (np. kwartale, okresie rozliczeniowym),
• ustalonego “progu” obecności, w którym wskaźnik absencji nie może przekroczyć określonego poziomu, np. 5%,
• stosunku wysokości dodatku do częstotliwości absencji – im więcej nieobecności, tym dodatek niższy.

Wdrażając premię frekwencyjną w firmie warto zwrócić uwagę na to, by kwota dodatku miała realny wpływ na motywację pracowników – niska kwota sprawi, że wartość netto wypłaty pozostanie niezauważona przez pracowników.

Czy premia frekwencyjna znajduje podstawy w prawie pracy?

Prawo pracy nie posługuje się pojęciem „premia frekwencyjna”. Próżno w nim nawet szukać określenia “premia uznaniowa”, które byłoby w tym przypadku bardziej adekwatne. Na potrzeby naszych dzisiejszych rozważań musimy jasno powiedzieć, że samo przyznawanie premii nie zależy od swobodnego uznania i woli pracodawcy. Składniki fakultatywne wynagrodzeń, a do takich zalicza się premia frekwencyjna (uznaniowa), to dodatkowe elementy wynagrodzenia, o których nie decydują powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy. Zostają one przyznane pracownikowi na mocy przepisów płacowych obowiązujących u danego pracodawcy. Pracodawca, który decyduje się na przyznanie (finansowanie) tego rodzaju składnika, powinien zagwarantować jego wypłatę w wewnętrznych przepisach płacowych (np. regulaminie wynagradzania) lub w porozumieniu z pracownikiem (umowie o pracę).

Jeśli z obowiązujących w firmie regulacji wynika, że wysokość premii zależy od woli pracodawcy, bo nie określono żadnych przesłanek, których istnienie warunkowałoby wypłatę lub pozbawienie pracownika prawa do premii, oznacza to, że mamy do czynienia w istocie z nagrodą uznaniową, a nie premią.

Kryteria premiowania chronią przed dyskryminacją

Kluczową kwestią związaną z wypłatą fakultatywnych składników wynagrodzeń są zapisy regulaminów wewnętrznych. Nie mogą one nosić znamion dyskryminacji, a same kryteria decydujące o prawie do premii nie mogą naruszać norm prawa pracy – powinny być one jasno sfomułowane w odniesieniu do wymagań i posiadanych przez pracownika kwalifikacji.

Premia frekwencyjna, jeśli jest opisana w przepisach wewnątrzzakładowych, powinna przewidywać konkretne warunki do spełnienia – np. rodzaje absencji lub ilość dni, których wystąpienie pomniejsza wysokość dodatku (jeśli tak, to w jakiej kwocie lub jakim procencie ogólnej wartości) lub w ogóle warunkuje jego wypłatę. Kryteria należy zaprojektować w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli i jednocześnie nie były określone w sposób blankietowy, czyli nie pociągający do konkretnych zobowiązań.

Jeśli kryteria zostały przez pracownika wypełnione, premia jest pracownikowi należna z chwilą ich spełnienia. Ma wtedy ona charakter roszczeniowy i pracownik może dochodzić jej wypłaty przed sądem pracy.

Wynagrodzenie za pracę jest świadczeniem o charakterze roszczeniowym. Oznacza to, że pracownik, po spełnieniu określonych warunków może domagać się jego wypłaty, a jeśli nie zostanie wypłacone, może żądać jego spełnienia przed sądem pracy. Może również przed sądem domagać się ustalenia wysokości należnego mu wynagrodzenia za pracę (zarówno tzw. wynagrodzenia zasadniczego, jak i innych, przysługujących mu składników wynagrodzenia).

Pismo Ministerstwa Pracy, znak DPR-II-053-73413/AK/MC/09

Wady premii frekwencyjnej

Ryzyko wdrożenia premii frekwencyjnej polega na tym, iż pracownicy częściej korzystający z uzasadnionych zwolnień lekarskich, np. ze względu na choroby przewlekłe, będą de facto pozbawieni prawa do premii. Jeśli ta kwestia budzi Twoje wątpliwości związane z ryzykiem posądzenia pracodawcy o dyskryminację, polecam Twojej uwadze przytoczony niżej wyrok Sądu Najwyższego:

Nie jest więc sprzeczny z zasadą wolności pracy oraz z zasadami współżycia społecznego, system premiowania, do którego pracownik przystąpił dobrowolnie, uzależniający od przepracowania ustalonego okresu nabycie prawa do premii niezwiązanej z wykonaniem konkretnych zadań pracowniczych.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 29 czerwca 2005 r., I PK 272/04

Praktycy HR, którzy mają za sobą udane wdrożenia premii frekwencyjnej w politykach wynagrodzeń wskazują na innego rodzaju problemy – motywacja do zdobycia premii za frekwencję może powodować, że pracownicy będą przychodzić do pracy z objawami chorobowymi, po to tylko by zdobyć wyższe wynagrodzenie. Musisz mieć na uwadze i taki scenariusz!

Ciekawe orzecznictwo

Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 8 sierpnia 2018 r., sygn. akt III APa 7/18
Zgodnie z art. 105 k.p. pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.
(…)
W orzecznictwie i doktrynie dokonano rozróżnienia na premię regulaminową oraz premię uznaniową (nagrodę). Uznaniowy charakter nagrody polega na tym, że zarówno przyznanie jej pracownikowi, jak i określenie wysokości nagrody należy do zakresu swobodnego uznania zakładu pracy (tak: uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 czerwca 1977 r. I PR 175/76 LEX nr 14388). Nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy; przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie, a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków (tak: uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego z dnia 30 kwietnia 2013 r. sygn. akt III APa 1/13 LEX nr 1314859).
(…)
Premia jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia za pracę, nieobowiązkowym i uzupełniającym, ale tylko w tym sensie, że do pracodawcy należeć będzie decyzja, czy w ogóle system premiowania w danej firmie będzie wykorzystywany. Ponadto jej wypłata jest najczęściej uzależniona od spełnienia określonych i obiektywnych przesłanek, wyszczególnionych w autonomicznych źródłach prawa pracy lub w umowie o pracę. Ma ona najczęściej charakter niestały. Premia jest świadczeniem o charakterze typowo motywacyjnym i to właśnie podmiot zatrudniający decyduje, czy chce za pomocą tego instrumentu motywować pracowników do lepszej i wydajniejszej pracy. Musi również określić cele, jakie chce dzięki premii osiągnąć, uwzględniając zarazem warunki pracy oraz specyfikę prowadzonej działalności oraz ustalić odpowiednie, skorelowane z pożądanymi efektami premiowania przesłanki do nabycia tego składnika wynagrodzenia. Spełnienie zaś przez pracownika wyraźnie określonych i zrozumiałych dla niego przesłanek winno skutkować nabyciem roszczenia o wypłatę premii w określonej wysokości. Przez tzw. premię pracodawcy często chcą zmotywować pracowników do wydajniejszej pracy, przy jednoczesnym pozostawieniu sobie jak największej swobody w przyznawaniu dodatkowego wynagrodzenia.