​​HR Koło Ratunkowe: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy

W dniu 7 kwietnia 2023 zaczęły obowiązywać przepisy ustawy Kodeks pracy regulujące zasady wykonywania pracy zdalnej. Tym samym uchylono rozdział IIb o zatrudnianiu pracowników w formie telepracy. Wielu pracodawców zastanawia się w jaki sposób może przebiegać kontrola tego rodzaju organizacji pracy przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). 

Miejsce wykonywania pracy

Zgodnie z definicją pracy zdalnej, już od 7 kwietnia, praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość W związku z powyższym, organizacja pracy w formie pracy zdalnej umożliwia wykonywanie pracy z dowolnego miejsca, np. z miejsca zamieszkania pracownika.

Inspektor pracy ma prawo zażądania przedstawienia wszelkich dokumentów dotyczących organizowania i zlecania pracownikom wykonywania pracy zdalnej. Inspektor pracy ma prawo zweryfikować, czy pracodawca w ramach pracy zdalnej nie powierzył pracownikowi innej pracy, co mogłoby zostać uznane za naruszenie przepisów o pracy zdalnej.

Państwowa Inspekcja Pracy w miejscu zamieszkania pracownika

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem uprawnionym do sprawowania nadzoru oraz kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, niezależnie od tego, czy pracownicy wykonują pracę w zakładzie pracy, czy poza zakładem pracy, np. w miejscu zamieszkania lub wykonują pracę związaną ze stałym przemieszczaniem się.

Praca zdalna realizowana jest na podstawie stosunku pracy uregulowanego przepisami Kodeksu pracy. W związku z tym, że znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z wprowadzeniem pracy zdalnej do zakładu pracy, praca wykonywana w formie zdalnej może być przedmiotem kontroli inspektorów PIP.

Zgodnie ze stanowiskiem PIP, w związku z uelastycznieniem możliwości wykonywania pracy poza miejscem zatrudnienia oraz z uwagi na fakt, iż praca zdalna może stać się coraz częściej wykorzystywaną formą świadczenia pracy, rolą Państwowej Inspekcji Pracy będzie weryfikacja przestrzegania przepisów o pracy zdalnej, w tym kontrola zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania pracy w tej formie.

Kontrola pracy zdalnej 

Kontrola inspektorów pracy przeprowadzana jest w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy. Inspektor pracy jest upoważniony do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego.

W związku z powyższym, inspektor pracy ma prawo do swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, jak również do wynajętego biura, w którym świadczą pracę pracownicy w ramach pracy zdalnej. Problem może pojawić się w przypadku pracy wykonywanej w miejscu zamieszkania. W takim przypadku inspektor pracy co do zasady nie ma uprawnień do swobodnego poruszania się, w tym przeprowadzania kontroli o każdej porze i bez uprzedzenia. Nie można jednak wykluczyć, że domowa kontrola inspektora pracy mogłaby być przeprowadzona, gdyby pracownik zdalny złożył skargę i jednocześnie wyraził zgodę, aby inspektor przeprowadził wizytację w obrębie jego stanowiska pracy w ramach pracy zdalnej.

Inspektor pracy ma prawo w czasie kontroli żądać udostępnienia dokumentów potwierdzających wypełnienie przez pracodawcę obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, a tym badaniami lekarskimi oraz szkoleniami z zakresu BHP. Kontrola w tym zakresie jest przeprowadzona na podstawie weryfikacji akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji ze stosunku pracy. Inspektor pracy ma również możliwość zweryfikowania, czy pracodawca wywiązał się z obowiązków związanych z oceną ryzyka zawodowego względem pracowników zdalnych.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy.

Powstaje wątpliwość, czy i w jakim zakresie inspektor jest uprawniony do weryfikowania możliwości technicznych i lokalowych do wykonywania takiej pracy, w sytuacji, gdy praca zdalna ma być realizowana w domu pracownika. Uprawnienie do swobodnego poruszania się po terenie podmiotu kontrolowanego nie oznacza, że inspektor pracy ma prawo do swobodnego poruszania się w mieszkaniu pracownika zdalnego. Nie oznacza to jednak, że inspektor pozbawiony jest jakichkolwiek możliwości kontroli w zakresie możliwości technicznych oraz lokalowych wykonywania pracy zdalnej.

Protokół pokontrolny

Nieprawidłowości wykazane w protokole kontroli uprawniają i zobowiązują jednocześnie inspektora pracy do podjęcia dalszych działań. Tym samym ma prawo, gdy ustalenia kontroli wskazują na nieprawidłowości związane z organizacją pracy zdalnej, stosować środki prawne wynikające z ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy.

Najczęstsze środki prawne stosowane przez inspektorów to nakaz i wystąpienie. Nakaz stosowany jest w sytuacji, gdy zostaną stwierdzone nieprawidłowości z zakresu bhp.

Wypadek a praca zdalna

W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, gdy w ramach wykonywania pracy zdalnej dojdzie do wypadku przy pracy. Wypadek taki powinien być natychmiast zgłoszony pracodawcy, a pracodawca ma obowiązek dokonać wszelkich obowiązków wynikających z przepisów.

Pracodawca nie ma prawa zignorowania zgłoszenia wypadku przy pracy zdalnej. Zatrudniony w ramach pracy zdalnej ma prawo złożyć w takim przypadku skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.  Potwierdzenie wypadku w ramach czynności kontrolnych inspektora będzie dawało mu prawo do wydania nakazu administracyjnego zobowiązującego pracodawcę do przeprowadzenia postępowania powypadkowego i sporządzenia niezbędnej dokumentacji. W przypadku wypadku ciężkiego, inspektor dodatkowo zobowiązuje pracodawcę organizującego pracę zdalną do przesłania opracowanej dokumentacji powypadkowej.