HR-owe koło ratunkowe: ewidencja czasu pracy w plikach Excel

Mam pytanie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy. Ewidencję prowadzimy w specjalnie to tego celu przygotowanych plikach Excel. Czy taki sposób jest poprawny? Ostatnio przeczytałam gdzieś na forum, że nie. Czy to prawda?

Odpowiedź:

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji karty ewidencji czasu pracy – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być prowadzone skutecznie w plikach Excel i przechowywane w folderach na dysku sieciowym.

Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Jeśli więc prowadzisz ewidencję czasu pracy w ten sposób musisz rozważyć zmianę tej formy na papierową bądź wdrożenie narzędzia do planowania i rozliczania czasu pracy. W przeciwnym razie nie spełniasz wymagań dotyczących elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Jakie to wymagania? Już wyjaśniam.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
•  integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
•  stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
•  identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
•  skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
•  wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.  

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

• jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
• jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

•  systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
•  opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
• stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
• bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
• przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Ponadto, z uwagi na ewentualną konieczność przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, do każdego dokumentu w systemie teleinformatycznym należy przyporządkować zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

• identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
• identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
• rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.