HR-owe Koło Ratunkowe: Kto odpowiada za czas pracy pracownika?

Pani Moniko, od 10 lat kieruję działem finansowym naszej firmy. Mam pod sobą pięć wspaniałych koleżanek, które razem ze mną każdego miesiąca starają się dostarczyć najlepsze usługi dla naszych pracowników, dostawców oraz dla zarządu. Pracujemy hybrydowo w modelu 4 dni w biurze, 1 dzień zdalnie. Szef chce w drodze aneksu i nowego zakresu obowiązków zwiększyć moją odpowiedzialność o kształtowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników mojego działu. Stwierdził, że wymaga tego praca zdalna i że dzięki temu zwiększą się moje możliwości kontrolne. Czy pracodawca ma prawo scedować na kierownika odpowiedzialność za czas pracy podległych mu pracowników? Zastanawiam się, kto w ramach ewentualnej kontroli z PIP otrzyma mandat za nieprawidłowości? Czy będę musiała płacić kary?

Obowiązki pracodawcy w kontekście stosunku pracy

Prawo pracy daje stronom stosunku pracy szereg praw i obowiązków. Obowiązkiem pracownika jest nie tylko sumienne i staranne wykonywanie swojej pracy oraz stosowanie się do poleceń przełożonego (chyba że są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę) lecz także przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Pracodawcy zaś otrzymali na mocy ustawy Kodeks pracy szereg praw i obowiązków w zakresie zatrudniania, zwalniania i ustalania warunków pracy i płacy pracowników. Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia czy też przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu, ale również organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy.

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu narusza przepisy o czasie pracy lub przepisy o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i zatrudnianiu młodocianych podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Art. 281 § 1 Kodeksu pracy

Państwowa Inspekcja Pracy sprawdzi pracodawcę

Państwowa Inspekcja Pracy jest organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej. Zakres kontroli organów nadzoru w kontekście czasu pracy obejmuje m.in.:

• ewidencję czasu pracy pracowników,
• rozliczanie czasu pracy i rekompensowanie pracownikom pracy w godzinach nadliczbowych,
• zapewnienie pracownikom obowiązujących okresów odpoczynku,
• zapewnienie zasady pięciodniowego tygodnia pracy,
• prawidłowe stosowanie systemów i rozkładów czasu pracy.

Poznaj zadaniowy czas pracy czyli idealny system pracy zdalnej. Przeczytaj!

Kto odpowiada za czas pracy pracowników?

Jak już wiesz, naruszenie przepisów o czasie pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 281 § 1 pkt. 5 Kodeksu pracy). Odpowiedzialność za tego rodzaju wykroczenia ponosić będzie zatem pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.

§ 1. Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.
§ 2. Przepis § 1 stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie.

Art. 3¹ Kodeksu pracy

W rozumieniu Kodeksu pracy osobą odpowiedzialną za kształtowanie i rozliczanie czasu pracy w zakładzie pracy może być osoba wyznaczona przez pracodawcę, czyli kierownik działu!

Pracodawca może wyznaczyć kierownika lub menedżera jako osobę odpowiedzialną za kształtowanie czasu pracy podległych mu pracowników, jednak należy dokonać tego poprzez pisemne postanowienia umowy o pracę. Jeśli w umowie o pracę brak jest takich zapisów, ze względu na to, że są to ustalenia poczynione w trakcie trwania stosunku pracy, w ramach nowej organizacji pracy lub szczególnych potrzeb pracodawcy, należy sporządzić odrębne upoważnienie do pełnienia czynności z zakresu czasu pracy. Zasady odpowiedzialności za czas pracy pracowników w firmie mogą również wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu pracy, który również podlega kontroli organów nadzoru.

Czy kierownik zapłaci mandat od Państwowej Inspekcji Pracy?

Jeżeli w toku kontroli PIP uzna, że z przepisów wewnątrzzakładowych, umów o pracę lub innych dokumentów (aneksów, upoważnień) wynika, że osobą odpowiedzialną za kształtowanie i rozliczanie czasu pracy pracowników jest kierownik działu lub menedżer, a protokół pokontrolny wykaże nieprawidłowości w tym obszarze, odpowiedzialność za wykroczenie z art. 281 pkt 5 Kodeksu pracy poniesie właśnie kierownik.

Aby pracodawca miał możliwość przeniesienia odpowiedzialności – a w konsekwencji regresu grzywny na kierownika, zapisy dot. tego kto odpowiada w firmie za czas pracy muszą być skonstruowane w sposób niepozostawiający wątpliwości, zaś ich zakres musi być szczegółowo doprecyzowany. Warto zrobić to w sposób rozważny i przemyślany!

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w upały? Zobacz video na YouTube!

Możliwości kontrolne w zakresie pracy zdalnej

Na wstępie musimy podkreślić, że praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Oznacza to, że za nadgodziny może być uznany czas przepracowany wyłącznie na polecenie (ustne lub pisemne) pracodawcy.

Jeżeli pracownik nagminnie pracuje więcej bez uzyskania zgody od swojego przełożonego, rolą pracodawcy jest zwrócenie na to uwagi. Dokładna dokumentacja czasu pracy oraz rozmowa z pracownikiem powinny pomóc dowiedzieć się dlaczego pracownik pracuje ponad obowiązujące go normy czasu pracy oraz wdrożyć rozwiązanie, które pozwoli pracownikowi zachować odpowiedni balans pomiędzy pracą a odpoczynkiem.

Jeżeli natomiast w związku z niewłaściwym zaplanowaniem rozkładu czasu pracy, pracownik przepracuje więcej godzin niż obowiązujący go wymiar czas pracy, to jego wynagrodzenie powinno zostać powiększone o zwykłe wynagrodzenie za każdą dodatkowo przepracowaną godzinę i dodatek ustalany jak za prace w godzinach nadliczbowych.

Pracodawca może polecić pracownikowi prowadzenie ewidencji pracy zdalnej uwzględniającej opis czynności, a także datę oraz czas ich wykonania, jednak warto w wewnętrznych procedurach pracy zdalnej ustalić kwestię zlecenia i odbioru nadgodzin.