HR-owe Koło Ratunkowe: “Wzrokowa” lista obecności

Pani Moniko, pracuję w małej firmie – w porywach 30 pracowników etatowych i 15 zleceniobiorców. Kadry prowadzę sama – odpowiadam za akta osobowe, wynagrodzenia, organizuję BHP, szkolenia, prywatną opiekę medyczną, benefity, rekrutuję i… na moich barkach jest najtrudniejszy dla mnie obszar, czyli czas pracy. Staram się maksymalnie upraszczać moje obowiązki, żeby dać radę. Czy jeśli w naszej firmie potwierdzanie obecności odbywa się w ten sposób, że (z racji małego zespołu) widzimy się podczas porannych spotkań projektowych (tzw. stand up-y) i od razu wiadomo, kto jest, a kogo nie ma, to będzie OK? Nie prowadzimy papierowej listy obecności, bo część z nas pracuje zdalnie, hybrydowo itp., więc to nie miałoby najmniejszego sensu…

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy to pracodawca ustala w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy przyjęty w danym zakładzie pracy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy. Zwróć uwagę, że przytoczony wyżej art. 149 par. 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, a nie listy obecności! To duża różnica i często mylony dokument!

Kontrolować przybycie do pracy i obecność w pracy można na wiele sposobów. Zgodnie z postanowieniami kodeksowymi, jeśli pracodawca jest zobowiązany do posiadania regulaminu pracy (czyli zatrudnia co najmniej 50 pracowników) ma obowiązek ustalić w tymże regulaminie przyjęty w jego firmie sposób potwierdzania przez pracownika przybycia do pracy i obecności w pracy. Jeśli jedynym, właściwym sposobem będzie podpis na liście obecności, to pracownik będzie zobowiązany do przestrzegania tychże postanowień. Lista obecności, choć nie jest obowiązkowa, ze względów dowodowych może być potrzebna, o czym przeczytasz w dalszej części artykułu.

Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?

Podstawowa różnica pomiędzy listą obecności, a ewidencją czasu pracy polega na tym, że ewidencja jest obowiązkowa, zaś lista obecności jest dokumentem fakultatywnym (uzupełniającym), na potrzeby pracodawcy. Na podstawie ewidencji czasu pracy pracodawca kalkuluje wynagrodzenie zatrudnionych, co oznacza, że dane w niej zwarte muszą być rzetelne! Druga, zasadnicza różnica, której pewnie już się domyślasz, to zakres informacji. W ewidencji odnotować musimy nie tylko obecność pracownika w pracy w danym dniu, ale także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ewentualne nadgodziny, absencje chorobowe, urlopy wypoczynkowe i zwolnienia od pracy (zarówno te usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione). Dodatkowo, w ewidencji czasu pracy znajdą się także wszelkie wnioski dot. zlecania pracy w nadgodzinach, czy też zastosowania u pracownika zadaniowego systemu czasu pracy.

Lista obecności, która z założenia dostępna jest dla wszystkich pracowników (powinna być wyłożona w miejscu dostępnym dla wszystkich zatrudnionych, którzy potwierdzają obecność własnoręcznym podpisem), nie może zawierać szeregu informacji chronionych przepisami RODO, takich jak absencja chorobowa (ujawnienie informacji o stanie zdrowia), urlop lub inny powód nieobecności, a także danych dot. przekonań religijnych, pochodzenia rasowego, bądź etnicznego. Są to dane wrażliwe, których przetwarzanie jest zabronione. Lista obecności dostępna tylko dla pracowników, z podaniem imion i nazwisk zatrudnionych oraz zaznaczeniem nieobecności, bez podania jej przyczyny, będzie rozwiązaniem bezpiecznym.

Czy pracodawca może obciążyć pracownika kosztami zniszczonego, bądź zagubionego mienia należącego do firmy? Sprawdź możliwości!

Forma listy obecności i ewidencji czasu pracy

Zarówno lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy mogą przyjąć, w zależności od potrzeb i ergonomii pracodawcy, formę papierową (ta opcja wymagać będzie podpisu pracownika) lub elektroniczną – tutaj niezbędne będą narzędzia informatyczne, takie jak ePlanneR.pl. Dokonując wyboru formy prowadzenia dokumentacji “czasopracowej” nie sposób przejść obojętnie wobec rosnących wymagań względem nie tylko zakresu informacji w dokumentach, ale również ochrony wynikającej z przepisów RODO. Postępująca digitalizacja procesów sprawiła, że na porządku dziennym jest wiele nowoczesnych sposób potwierdzania obecności – czytniki kart magnetycznych, rejestratory czasu pracy, czy linki, które pracownik otrzymuje na firmową pocztę i musi “kliknąć”, aby się zautoryzować.

Ewidencja elektroniczna z pewnością znacząco ułatwia raportowanie danych, ich kontrolę, przepływ informacji i rozliczenie wynagrodzeń, ale nade wszystko, zapewnia bezpieczeństwo i ograniczenie dostępu do informacji chronionych osobom nieupoważnionym. Pamiętajmy, że informacja o stanie zdrowia, a w przypadku ewidencji czasu pracy, wpis o zwolnieniu lekarskim daje taką wiedzę, jest daną wrażliwą, podlegającą ochronie.

Czy udostępnienie pracownikowi mieszkania wiąże się dla pracownika z koniecznością zapłaty podatku dochodowego i składek ZUS? Przeczytaj!

Czy można potwierdzać obecność ‘wzrokowo”?

“Wzrokowa” kontrola obecności pracowników (czy też przywitanie się z bezpośrednim przełożonym) jest metodą jak najbardziej słuszną i możliwą. W przypadku małych pracodawców wręcz rozsądną! Warto jednak zadbać o formalności i ustalić taki sposób potwierdzania obecności w przepisach wewnątrzzakładowych. Dla celów dowodowych, w kwestiach spornych na linii pracownik-pracodawca, może okazać się to cenne źródło wiedzy i zabezpieczenie dla obu stron stosunku pracy. W przypadku sporu z pracownikiem, to na pracodawcy ciążył będzie obowiązek dowodowy!

Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a KP nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Teza do wyroku Sądu Najwyższego z dnia 14.05.1999 r., I PKN 62/99

Jeśli jesteś małym pracodawcą, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy (zatrudniasz do 50 pracowników), ustal sposób potwierdzania obecności w postaci obwieszczenia lub w inny sposób, przyjęty w Twoim zakładzie pracy.

Pracodawca, który ma obowiązek tworzenia regulaminu pracy, określi sposób potwierdzania obecności w regulaminie pracy, który wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Ten jeden dokument zapewni Ci bezpieczeństwo względem kontroli ze strony organów nadzoru (mam tu na myśli szczególnie PIP). W pierwszym kwartalne 2022 roku Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła ponad 14 000 kontroli, czyli ponad połowę więcej, niż w analogicznym okresie ubiegłego roku, a naruszenia przepisów o czasie pracy są jednymi z najliczniej dokumentowanych.

Jeśli interesuje Cię to zagadnienie, polecam Ci video na YouTube (dostępne bez konieczności rejestracji). Omawiam w nim zagadnienie list obecności i tłumaczę – czy to konieczność czy wygoda? Zapraszam do oglądania!