Urlop okolicznościowy – dokumentowanie uprawnień

Postaram się rozwiać Wasze wątpliwości i odpowiedzieć na te i inne pytania w bieżącym wpisie.  

Kiedy pracodawca powinien zwolnić pracownika od pracy

Zacznijmy przede wszystkim od tego, że pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.

Urlop okolicznościowy uregulowany jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 281; Dz.U. z 2007 r., Nr 227, poz. 1678).

Urlop okolicznościowy to zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy, gdy nieobecność jest spowodowana zajściem określonych zdarzeń w życiu osobistym pracownika – ślub, narodziny dziecka, pogrzeb.

Głównym celem urlopu okolicznościowego jest możliwość załatwienia wszelkich formalności związanych z danym wydarzeniem, np. narodziny dziecka lub możliwość uczestniczenia w ważnej ceremonii rodzinnej, np. ślub własnego dziecka.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
2. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za czas urlopu okolicznościowego Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które obliczane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy

O wynagrodzeniu za czas urlopu okolicznościowy pisałam tutaj:

Dokumentowanie prawa do urlopu okolicznościowego

Rozporządzenie nie określa sposobu dokumentowania urlopów okolicznościowych związanych z korzystaniem z tego uprawnienia. Ustawodawca określił jedynie dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Zwolnienie z wykonywania pracy pracownik uzyskuje wskutek zaistnienia danego zdarzenia, które powinno być bezpośrednio związane z wykorzystaniem urlopu. W związku z tym, ważne jest udokumentowanie powodu tej nieobecności i zasadnym jest okazanie aktu urodzenia, ślubu czy zgonu do wglądu pracodawcy.

W rozporządzeniu możemy znaleźć informację o dowodach usprawiedliwiających nieobecność pracownika i są to:

• zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
• oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
• oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego,
• imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Obowiązki pracodawcy i pracownika

Podstawą udzielenia urlopu jest wniosek złożony do pracodawcy. Pracodawca po otrzymaniu wniosku ma obowiązek udzielenia takiego urlopu.

Uzyskanie takich dokumentów zwykle następuje w okresie późniejszym niż samo zdarzenie, dlatego nie ma obowiązku, aby pracownik przedstawił takie dokumenty już w chwili składania wniosku o urlop okolicznościowy. Dokumenty pracownik może dostarczyć w terminie późniejszym, oczywiście pod warunkiem, ze takie zdarzenie faktycznie nastąpiło. Pracownik składając oświadczenie bierze na siebie odpowiedzialność karną za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą.

Pracodawca nie może – żądać kopii aktu np. zgonu i przechowywać jej w aktach osobowych pracownika. Dochodzi w tym momencie do przetwarzania danych osobowych osób trzecich.

Pracodawca powinien przede wszystkim dążyć do minimalizacji danych osobowych zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt c RODO –  dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

Pracodawcy powinni ograniczać przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, zawierających dane osobowe pracowników do minimum.

Pracodawca może domagać się od pracownika podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Co z pogrzebem rodziców byłego męża/żony?

Kolejnym pytaniem, które często do mnie kierujecie jest wątpliwość dotycząca prawa do urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci/pogrzebu matki/ojca byłego współmałżonka. Już wyjaśniam.

Zgodnie z art. 61⁸. § 1 k.r.o. –  z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem, a krewnymi drugiego małżonka, które trwa mimo ustania małżeństwa (chyba, że małżeństwo zostało unieważnione).

W związku z tym, rozwiedziony pracownik może skorzystać z 1 dnia zwolnienia z powodu śmierci matki lub ojca byłego męża/żony.