HR Detektyw #57 Monitoring nowości i zmian

Jeśli jesteś w posiadaniu istotnych informacji, którymi chcesz podzielić się ze Społecznością Specjalistów Kadr i Płac dołącz do ekipy HR Detektywów! Poinformuj nas o tym, co wyśledziłeś! Napisz e-mail na adres HRdetektywi@HRnaSzpilkach.pl

W formacie wideo, zapraszam na mój kanał na YouTube – Subskrybuj, aby otrzymywać najnowsze informacje!

News 1 – Wnioskowanie i wydawanie zaświadczeń A1 tylko elektronicznie

1 kwietnia 2022 r. zmianie uległy przepisy dot. wnioskowania i wydawania przez ZUS zaświadczeń A1. Przypomnijmy, iż zaświadczenie A1 potwierdza, że w okresie pracy za granicą, w kontekście podlegania ubezpieczeniom społecznym, właściwe jest ustawodawstwo polskie, a więc składki odprowadzane za pracownika powinny być opłacane w Polsce.

Wnioski o wydanie zaświadczenia A1 można składać do ZUS wyłącznie w formie dokumentów elektronicznych. Jednocześnie samo wydawanie zaświadczeń lub decyzji odmownych również odbywa się drogą elektroniczną poprzez udostępnienie ich na Platformie Usług Elektronicznych ZUS PUE, na profilu osoby składającej wniosek, którą może być zarówno pracownik, jak i pracodawca.

W katalogu usług, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, udostępnił dedykowany “Kreator wniosku o wydanie zaświadczenia A1”, będący aktualnie jedynym sposobem umożliwiającym utworzenie oraz edycję wniosków związanych z sytuacjami takimi, jak delegowanie pracownika do pracy za granicą lub wykonywanie pracy na terenie kilku państw.

Do dyspozycji pracodawców postawiono również usługę potwierdzania autentyczności zaświadczeń A1, która umożliwia weryfikację zaświadczenia zabezpieczenia społecznego A1 na podstawie wprowadzonych w formularzu danych oraz informuje o ważności dokumentu. Usługa dostępna jest na stronach ZUS [tutaj].

News 2 – Nowe zasady ustalania miejsca zamieszkania obywateli państw trzecich

Zakład Ubezpieczeń Społecznych opublikował informację na temat procedury wnioskowania o zaświadczenia A1 przez obywateli państw trzecich, w tym (co szczególnie istotne) obywateli Ukrainy i Białorusi. Według zasad obowiązujących od 29 marca 2022 r., aby obywatel państwa trzeciego mógł otrzymać zaświadczenie A1, musi legalnie zamieszkiwać w państwie członkowskim i przemieszczać się pomiędzy państwami członkowskimi. Jeśli taka osoba nie zamieszkuje legalnie w państwie członkowskim, nie stosuje się do niej unijnych przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W konsekwencji taka osoba nie otrzyma zaświadczenia A1.

Jak informuje ZUS, zaświadczenia A1 dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski od 24.02.2022 r. będą wydawane maksymalnie na okres legalnego pobytu, tj. do 24 sierpnia 2023 r. (18 miesięcy liczone od 24 lutego 2022 r.), natomiast obywatele Ukrainy, którzy przebywali legalnie w Polsce przed 24 lutego 2022 r. na mocy ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, mają automatycznie przedłużoną legalność pobytu i ważność dokumentów pobytowych. Takie osoby mogą otrzymać zaświadczenie A1 maksymalnie na okres przedłużonej legalności pobytu.

Dodatkowo, od 29.03.2022 r. ZUS nie wymaga już dołączenia do wniosku o wydanie zaświadczenia A1 dla obywatela państwa trzeciego, certyfikatu rezydencji podatkowej (CFR-1).

News 3 – Kolejne zmiany w specustawie dot. pomocy obywatelom Ukrainy

Trwają prace parlamentarne nad kolejnymi zmianami w tzw. specustawie ukraińskiej, które mają na celu doprecyzowanie zasad legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców. Jedną ze zmian określanych jako rewolucyjne ma być procedura wydawania wiz dla cudzoziemców przebywających w Polsce, bez konieczności składania wniosku w polskim konsulacie za granicą. Grupy cudzoziemców, które uprawnione będą do uzyskania wiz w opisanym wyżej trybie, określone zostaną w drodze oddzielnego rozporządzenia. Możemy również spodziewać się dookreślenia trybu uzyskiwania numerów PESEL przez obywateli Ukrainy, którzy uciekli przed wojną, a posiadali już wcześniej wydane numery PESEL. Będziemy informować o postępach prac nad nowymi przepisami.

O tym jak zgodnie z prawem, przy zastosowaniu przepisów specustawy, zatrudniać obywateli Ukrainy bez narażania pracodawcy na ryzyko konsekwencji ze strony organów nadzoru, a także m.in. o tym jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych pracownika, aby udokumentować legalność zatrudnienia, piszemy obszernie w najnowszym wydaniu kwartalnika HR na Szpilkach. Pobierz bezpłatnie lub kup wersję drukowaną.

News 4 – Oświadczenie o powierzeniu pracy coraz droższe

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej planuje znowelizować przepisy, których skutkiem będzie wzrost opłat za wpisanie do rejestru oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Z aktualnych 30 zł opłata miałaby wzrosnąć do 100 zł.

Wysokość należności ponoszonych obecnie przez pracodawców określona została w rozporządzeniu MRPiPS z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie wysokości wpłat dokonywanych w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pracę sezonową oraz złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Zdaniem resortu rodziny wzrost obciążeń motywowana jest wydłużeniem możliwości pracy na podstawie oświadczenia w Polsce z sześciu, do 24 miesięcy, co skutkować będzie mniejszymi wpływami do budżetu. Przypomnijmy, iż zmiana ta obowiązuje od 29 stycznia br.

Szacuje się, że tylko w 2022 roku wzrost opłaty będzie kosztował przedsiębiorców 46 mln zł.

News 5 – Szkolenia dla rezerwistów

W bieżącym miesiącu, w całym kraju, rozpoczną się szkolenia wojskowe dla 200 tys. rezerwistów. Jak informuje Sztab Generalny WP szkolenia nie są związane z wojną w Ukrainie, mają charakter rutynowy i zaplanowany, natomiast warto wiedzieć, że za każdy dzień udziału w ćwiczeniu rezerwista otrzymuje świadczenie rekompensujące utracone wynagrodzenie w wysokości zależnej od stopnia wojskowego: kapitan – 184,95 zł, porucznik – 174,70 zł, sierżant – 141,80 zł, kapral – 133, 60 zł, a szeregowy – 117,13 zł. Procedurę powoływania na ćwiczenia rezerwy reguluje ustawa o powszechnym obowiązku obrony.

Przypominam również, że już 23 kwietnia w życie wejdzie ustawa o obronie Ojczyzny, zgodnie z którą pracownikowi odbywającemu szkolenie wojskowe udziela się bezpłatnego urlopu na czas trwania takiego szkolenia.

Więcej o ustawie o obronie Ojczyzny informowałam na blogu już w marcu. Zapraszam do lektury tego opracowania.

News 6 – Wyrok NSA w sprawie standardów kontroli ZUS

Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie, które obliguje ZUS do przestrzegania przepisów ustawy Prawo Przedsiębiorców w zakresie procedury zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli oraz dokumentu, jakim jest upoważnienie do jej przeprowadzenia. NSA uznał, że termin “zakres przedmiotowy kontroli” zawiera w sobie m.in. określenie okresu objętego kontrolą. Jest to równoznaczne ze stwierdzeniem, że w zawiadomieniu oraz w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli ZUS musi wskazać, jaki obszar oraz jaki okres podlegał będzie czynnościom kontrolnym. Konieczne jest również wskazanie w dokumentach konkretnej daty, wyznaczającej zakończenie przeprowadzenia kontroli.

NSA wypowiedział się również w sprawie obliczania 24 dni roboczych, podczas których organ ma prawo przeprowadzać kontrole:

• czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać 24 dni roboczych
• czas trwania kontroli obejmuje zarówno kontrolę przeprowadzoną w siedzibie przedsiębiorcy lub miejscu wykonywania działalności, jak również czynności dokonywane w miejscu przechowywania dokumentacji oraz w siedzibie organu kontroli – nie tylko dni robocze, w których kontrola odbywa się w siedzibie przedsiębiorcy.

News 7 – Stanowisko MRiPS w sprawie stosowania norm czasu pracy wobec pracowników niepełnosprawnych

Resort rodziny wystosował stanowisko w sprawie zastosowania art. 16 ustawy o rehabilitacji wobec pracowników niepełnosprawnych. W stanowisku Ministerstwa czytamy, iż (…) uzyskanie przez osobę niepełnosprawną zaświadczenia, o którym mowa w art. 16 ustawy o rehabilitacji (…) wyłącza, co do zasady, w całości przepisy art. 15 tej ustawy (…)”.

Przypomnijmy, iż art. 15 ustawy o rehabilitacji, w myśl którego czas pracy pracownika niepełnosprawnego nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo, a w przypadku znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo, nie ma zastosowania do osób niepełnosprawnych zatrudnionych przy pilnowaniu oraz gdy, na wniosek osoby zatrudnionej, lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników lub w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą wyrazi na to zgodę (art. 16 ustawy o rehabilitacji). Osoby niepełnosprawne nie mogą również świadczyć pracy w porze nocnej oraz w nadgodzinach, bez względu na rodzaj stopnia niepełnosprawności.

Zdaniem resortu zgoda wyrażona w zaświadczeniu wydanym na podstawie art. 16 uor musi być tożsama z wnioskiem pracownika, tj. odpowiadać przedmiotowo na zakres i intencję wyrażoną przez pracownika. W praktyce oznaczać to będzie sytuację, gdy pracownik – na swój wniosek potwierdzony opinią lekarza, zatrudniony będzie np. w równoważnym systemie czasu pracy i nie będzie mógł świadczyć pracy w nadgodzinach, gdyż jego wniosek, a co za tym idzie, zgoda lekarza, nie przewiduje uchylenia takiego warunku.

“(…) Obowiązujące przepisy nie określają wzoru ani treści zaświadczenia wydawanego na podstawie art. 16 ustawy o rehabilitacji (…). O treści tego zaświadczenia decyduje więc lekarz medycyny pracy, a w przypadku jego braku lekarz sprawujący opiekę nad daną osobą. Należy uznać takie zaświadczenie za wiążące, zgodnie z jego treścią (…) jeśli pracownik niepełnosprawny pracuje przy pilnowaniu lub gdy na jego wniosek lekarz w całości wyłączy stosowanie w stosunku do niego art. 15 ustawy o rehabilitacji (…), to pracownik ten, w zakresie czasu pracy, traktowany jest jak pracownik pełnosprawny.”.

News 8 – Zatarta kara może wpływać na decyzje pracodawcy

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 kwietnia 2022 r. (sygn. akt I PSKP 19/21) nie pozostawia złudzeń – kary dyscyplinarne wymierzone pracownikowi, nawet, jeśli uległy zatarciu z uwagi na upływ czasu, mogą mieć w dalszym ciągu wpływ na decyzje pracodawcy przy kwalifikowaniu pracowników do pozostawienia w pracy w związku z reorganizacją pracy lub zwolnieniami grupowymi.

Przedmiotowa sprawa dotyczyła urzędnika KAS, zaś Sąd Najwyższy uznał w ogłoszonym wyroku, że wygaśnięcie stosunku pracy w związku z niezaproponowaniem pracownikowi zatrudnienia w reformowanej jednostce administracji publicznej nie jest wygaśnięciem stosunku pracy w ścisłym znaczeniu, lecz wynika z decyzji i intencji pracodawcy, który ma prawo decydować o zatrudnieniu. Oznacza to, że pod względem prawnym mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy o pracę w ramach zwolnień grupowych lub z innych przyczyn niedotyczących pracowników. Stąd też Sąd Najwyższy słusznie wywnioskował, że pracodawca może wyciągnąć daleko idące wnioski, iż pracownik karany wcześniej dyscyplinarnie czy porządkowo, może zostać na etapie kwalifikacji negatywnie zweryfikowany pod kątem dalszego zatrudnienia, a to ze względu na przesłanki, które leżały u podstaw wymierzenia zastosowanej kary.

News 9 – Zwolnienie z obowiązku noszenia maseczek nie zwalnia pracodawcy z wymogu zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy

Nakaz zakrywania ust i nosa w miejscach ogólnodostępnych przestał obowiązywać 28 marca br. – jak wiemy, został on zastąpiony rekomendacją. Jednocześnie nie zwolniono pracodawców ze stosowania kodeksowych regulacji związanych z zapewnieniem w miejscu pracy bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawcy, w trosce o zdrowie zatrudnionych i ciągłość prowadzenia biznesu mają pełne prawo do egzekwowania wśród swoich pracowników stosowania środków ochrony indywidualnej. Co więcej, pracodawcy wciąż mają obowiązek oceny ryzyka względem specyfiki pracy, sytuacji epidemiologicznej i poziomu zagrożenia w swoim przedsiębiorstwie.

Rekomenduje się, aby pracodawcy, u których stosowanie obowiązku noszenia maseczek jest uzasadnione, w formie pisemnej lub elektronicznej polecili pracownikom (lub wyselekcjonowanym względem wymogów bezpieczeństwa grupom pracowników) stosowanie środków ochrony. Polecenie służbowe, które przyjmie oficjalną formę, będzie mogło być nie tylko egzekwowane, ale w uzasadnionych sytuacjach niewykonywania obowiązków służbowych, będzie mogło stanowić również podstawę do wymierzenia kary porządkowej, w postaci nagany, upomnienia lub kary pieniężnej, a w najbardziej rażących przypadkach również do zwolnienia dyscyplinarnego.