HR-owe Koło Ratunkowe: Kontrola PIP w zakresie zatrudniania pracowników cz. 1

Do zadań Państwowej Inspekcji Pracy należy nadzór i kontrola przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa pracy. W związku z tym, że przepisy ustawy Kodeks pracy nakładają na pracodawcę wiele obowiązków w stosunku do zatrudnionych pracowników, w tym zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na terenie zakładu pracy, warto wiedzieć, które obszary są szczególnie istotne dla Państwowej Inspekcji Pracy.  

Inspektorzy pracy sprawują również kontrolę legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców oraz przestrzegania wielu obowiązków z tym związanych.

Inspektorzy działają na mocy art. ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy. 

Kontrola zakładu pracy

Każdy zakład pracy, niezależnie od liczby zatrudnionych, jest objęty nadzorem i może być objęty kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy. 

Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy – w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalności zatrudnienia – podlegają wszyscy pracodawcy i przedsiębiorcy niebędący pracodawcami, na rzecz których świadczona jest praca przez osoby fizyczne, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia pracy. Jeśli pracodawca zatrudnia osoby na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło także powinien być przygotowany na wizytę inspektora pracy.

W sytuacji, gdy dojdzie do kontroli zakładu pracy odbywa się to w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w podległych mu jednostkach lub miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, inspektor PIP może dokonać sprawdzenia następujących obszarów:

• przepisów wewnątrzzakładowych i akt osobowych pracowników,
• prawidłowości nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy,
• zgodnego z przepisami wynagradzania za pracę,
• czasu pracy i urlopów,
• uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, 
• zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych,
• działalności socjalnej pracodawcy,
• przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
• legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.

Poznaj różnice w definicjach winy umyślnej i nieumyślnej pracownika. Przykłady z życia wzięte oraz ustawowe konsekwencje!

Przepisy wewnątrzzakładowe i akta osobowe pracowników

Kodeks pracy nie jest jedynym źródłem prawa pracy. Również inne ustawy i wydane na ich podstawie akty wykonawcze określają obowiązki pracodawców i pracowników. Oprócz tego, źródłem prawa pracy może stać się również układ zbiorowy pracy.  Przepisami wewnątrzzakładowymi funkcjonującymi w większości przedsiębiorstw są regulaminy: pracy i wynagradzania.

W razie kontroli, szczegółowe regulacje wynikające z przepisów wewnątrzzakładowych mogą stać się obiektem zainteresowania inspektora pracy. Inspektor pracy może zażądać przedstawienia oświadczeń pracowników o zapoznaniu się np. z regulaminem. Tym samym, przedmiotem kontroli staną się akta osobowe pracowników, m.in. z tego względu tak ważne jest rzetelne i systematyczne prowadzenie dokumentacji pracowniczej.

Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej zostały szczegółowo określone przepisami prawa. W związku z tym należy zwrócić uwagę na:

• podział akt osobowych na części,
• wykaz znajdujących się w niej chronologicznie ułożonych i ponumerowanych kopii lub odpisów wymaganych dokumentów,
• przechowywaną dokumentację z punktu widzenia ochrony danych osobowych i zachowania zasady minimalizacji wynikającej z przepisów RODO,
• zasadności przechowywania konkretnej dokumentacji w poszczególnych częściach akt.

Prawidłowość nawiązywania i rozwiązywania stosunków pracy

Kontroli podlega to, jaki rodzaj umowy został zawarty z pracownikiem i czy umowa zawiera wszystkie wymagane przepisami prawa elementy. Szczególnym zainteresowaniem inspekcji pracy są umowy pozakodeksowe, np. umowa zlecenia czy umowa o dzieło. Umowy takie podlegają kontroli w celu sprawdzenia czy łączący strony stosunek prawny, wbrew nazwie zawartej umowy, nie nosi znamion stosunku pracy. Jeśli inspektor uzna, że zleceniobiorca lub wykonawca będący osobą fizyczną jest obowiązany wykonywać pracę osobiście, przebywa w zakładzie pracy (lub innym miejscu) w określonych godzinach, podpisuje listę obecności, na bieżąco wykonuje czynności określone przez zleceniodawcę lub zamawiającego to inspektor pracy (również sąd) uzna, że umowa cywilna ma charakter pozorny, a w rzeczywistości doszło do nawiązania stosunku pracy.

Czy używanie firmowego sprzętu do celów prywatnych jest prawnie dozwolone? Czy pracownik ponosi z tego tytułu konsekwencje na gruncie podatkowym?

Wynagrodzenie za pracę

Inspektorzy pracy sprawdzają, czy pracodawca prawidłowo ustala wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia i czy w prawidłowy sposób ustalono wysokość wynagrodzenia zarówno w kwocie brutto jak i w kwocie netto.

Konieczne jest zapewnienie pracownikom wynagrodzenia za pracę przynajmniej w wysokości minimalnego wynagrodzenia. 

Bardzo ważna jest terminowość wypłacania poszczególnych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Wynagrodzenie ma być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, co do zasady z dołu w ustalonym przez pracodawcę terminie. 

Wysokość należnego pracownikowi za dany miesiąc wynagrodzenia z wyszczególnieniem wszystkich jego składników umieszcza się na liście płac i tylko ona stanowi dokument, że pieniądze zostały wypłacone. Inspekcja pracy sprawdza poprawność ewidencjonowania czasu pracy z tego względu, że na jej podstawie ustalana powinna prawidłowa wysokość wynagrodzenia pracownika.

Czas pracy

Za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, pracownikowi oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje stosowny dodatek. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, pracodawca udziela pracownikowi czas wolny. Jeśli nie jest to możliwe, pracownik nabywa prawo do dodatku. 

Pracownikowi przysługuje również wynagrodzenie za czas nieprzepracowany, czyli za czas urlopu, choroby, przestoju, korzystania z płatnych zwolnień od pracy. Ma też prawo do: świadczeń związanych z rozwiązaniem z nim umowy o pracę, czyli ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, odpraw emerytalnej lub rentowej, odprawy pośmiertnej, odszkodowania z tytułu skrócenia przez pracodawcę okresu wypowiedzenia w przypadku upadłości lub likwidacji oraz odprawy w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn niezależnych od pracownika (zwolnienia grupowe). 

Zmniejszenie wysokości wynagrodzenia jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych przypadkach. Pracodawca, który na stałe zmienia pracownikowi warunki wynagradzania musi zawrzeć z nim pisemne porozumienie zmieniające warunki umowy. Jeżeli pracownik nie zgadza się na propozycję pracodawcy, to jedyną formą dokonania zmiany warunków umowy jest wypowiedzenie zmieniające.

Z wynagrodzenia pracownika można również dokonywać szereg potrąceń; niektórych tylko za zgodą pracownika. 

Wszystkie kwestie związane z uprawnieniem do wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą, a także jej niewykonywaniem, mogą stać się przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji pracy.

Naruszenia przepisów prawa pracy

Zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy w razie stwierdzenia w toku kontroli naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia inspektor pracy:

• wydaje decyzje;
• kieruje wystąpienia i wydaje polecenia;
• wnosi powództwa oraz wstępuje do postępowania w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;
• podejmuje inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów.

Przedmiotem decyzji może być m.in.:

• nakazanie usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
• nakazanie wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników, 
• nakazanie wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, gdy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi,
• nakazanie pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi.