HR-owe Koło Ratunkowe: Sprostowanie świadectwa pracy

Sprostowanie świadectwa pracy

W praktyce kadrowej może zdarzyć się tak, że wydany pracownikowi dokument wymaga (z różnych przyczyn) sprostowania. Świadectwo pracy jest dokumentem, który powinien zawierać poprawne dane. To szalenie istotne, ze względu na to, że świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia oraz warunki zatrudnienia. Konieczność zmiany treści świadectwa pracy może być konsekwencją błędu ludzkiego. Czy to jedyny powód uzasadniający sprostowanie świadectwa pracy?

Wniosek pracownika o sprostowanie

Przepisy prawa pracy regulują sytuację, w której to pracownik zwraca się do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy. Na mocy art. 97 § 2 (1) Kodeksu pracy pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Potrzeba sprostowania może wynikać z błędu w świadectwie pracy, który został zauważony przez samego zainteresowanego. Natomiast może się zdarzyć, że pracownik nie zgadza się chociażby z podstawą prawną rozwiązania stosunku pracy. W takim przypadku również składa wniosek do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Nie obowiązuje wzór wniosku pracownika. Dla celów dowodowych warto taki dokument sporządzić w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Pracodawca może wyrazić aprobatę co do zmiany treści świadectwa pracy. Może jednak nie uwzględnić wniosku pracownika. 

Komunikacja pracodawcy z pracownikiem

Pracodawca zawiadamia pracownika – w postaci papierowej lub elektronicznej – o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo pracy. 

Jeśli pracodawca nie zawiadomi pracownika o odmowie sprostowania ani nie wyda nowego świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy pracownik (były pracownik) może wnieść do sądu pracy. 

W razie zawiadomienia pracownika o nieuwzględnieniu wniosku przysługuje mu (w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy) prawo wystąpienia z żądaniem o jego sprostowania do sądu pracy. Pracownik może, choć nie ma takiego obowiązku, złożyć wniosek w sprawie żądania sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. Sąd pracy może wydać różne orzeczenia w zależności od tego czego dokładnie dotyczy wniosek.

Rozwiązanie umowy o pracę z winy pracownika

Pracownik może się nie zgodzić z trybem rozwiązania umowy, np. gdy umowa została rozwiązana bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy, w trybie tzw. dyscyplinarki nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

Przykłady naruszenia przepisów o rozwiązywaniu umowy

Naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika polegać może na tym, że:

• pracodawca nie zrealizował wszystkich obowiązków nałożonych przez przepisy o rozwiązywaniu umów o pracę
• nie złożył oświadczenia w formie pisemnej
• oświadczenie nie zawierało wszystkich niezbędnych elementów
• pracodawca nie skonsultował się z organizacją związkową
• wskazana w oświadczeniu przyczyna nie uzasadniała rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym
• nie doszło do zawinionej utraty uprawnień przez pracownika 
• naruszenie obowiązków pracowniczych nie było wg pracownika ciężkim naruszeniem.

Roszczenia pracownicze

Dodatkowo, jeśli pracodawca rozwiąże umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony bez wypowiedzenia to pracownik będzie mógł żądać w ramach postępowania sądowego:

• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach
• odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia

a w przypadku umowy zawartej na czas określony:

• przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Sąd pracy może uznać roszczenie pracownika za zasadne i zasądzić na jego rzecz odszkodowanie nawet wtedy, gdy żądał on w pozwie przywrócenia do pracy, jeżeli:

• upłynął termin, do którego umowa miała trwać
• gdy przywrócenie do pracy jest niewskazane ze względu na krótki okres trwania umowy.

Wydanie nowego świadectwa pracy

Przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy wskazują na dwa tryby wydania świadectwa pracy w sytuacji, gdy pracownik skorzysta z wniosku o jego sprostowanie. Pracodawca jest zobowiązany wydać:

• sprostować świadectwo pracy poprzez wydanie nowego świadectwa pracy albo
• poprzez jego uzupełnienie.

Sprostowanie świadectwa pracy powinno być podpisane przez pracodawcę albo osobę aktualnie upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie.

Nowe świadectwo pracy to nie sprostowanie. Świadectwo należy wystawić jako nowy dokument, z bieżącą datą na aktualnym druku wypełniając wszystkie rubryki zgodnie z postanowieniem sądu.

Orzeczenie sądu może być wydane w związku z rozwiązaniem przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Jeśli pracodawca rozwiązał umowę z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy. W treści nowo wydanego dokumentu wpisuje informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.

W razie zawarcia ugody skutkującej koniecznością wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia zawarcia lub zatwierdzenia ugody przez sąd.

Uzupełnienie świadectwa pracy

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o:

• przywróceniu pracownika do pracy lub 
• przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub 
• przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa rozwiązania bez wypowiedzenia.

pracodawca ma obowiązek uzupełnienia treści wydanego mu uprzednio świadectwa pracy z dodatkową informacją o orzeczeniu. Obowiązek ten jest ściśle powiązany z żądaniem pracownika, który powinien przedłożyć do pracodawcy świadectwo pracy, a ten w ciągu 7 dni ma obowiązek uzupełnienia tego dokumentu. Uzupełnienie świadectwa pracy odbywa się poprzez odręczne dopisanie informacji o wydanym orzeczeniu sądu wraz z jego oznaczeniem oraz datą uzupełnienia pisma.

Wydanie świadectwa pracy z opóźnieniem

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w terminie określonym przepisami Kodeksu pracy nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi na znany mu adres zamieszkania pracownika za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób. Ustawodawca nie sprecyzował co oznacza “doręczenie w inny sposób” zatem przesłanie świadectwa pracy e-mailem może być uznane za skuteczne jednak z nie zachowaniem formy pisemnej dokumentu. Najbezpieczniej przesłać świadectwo pocztą czy kurierem, np. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

W przypadkach, w których pracodawca jest obowiązany do wydania nowego świadectwa pracy, usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Dokonuje tego najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy.

Wydanie świadectwa pracy w przypadku powództwa o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy

W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie. 

W przypadkach wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy pracodawca, najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, usuwa z akt osobowych pracownika i niszczy poprzednio wydane świadectwo pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

Uzupełnienie świadectwa pracy w przypadku orzeczenia odszkodowania za nieuzasadnione rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia

Pracownik ma prawo rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadkach określonych w art. 55 Kodeksy pracy. W razie nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 1(1), tj. gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, pracodawcy przysługuje roszczenie o odszkodowanie. O odszkodowaniu orzeka sąd pracy.

W razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o odszkodowaniu na rzecz pracodawcy z tytułu nieuzasadnionego rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia pracownik w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie przedkłada pracodawcy wydane mu świadectwo pracy w celu uzupełnienia treści tego świadectwa o informację o wydanym orzeczeniu sądu pracy.

W razie, gdy pracownik nie przedłoży do pracodawcy wydanego mu świadectwa pracy, pracodawca wzywa pracownika do przedłożenia świadectwa pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania w celu zamieszczenia takiej informacji w świadectwie pracy. Pracodawca uzupełnia świadectwo pracy i wydaje je pracownikowi w ciągu 7 dni od przedłożenia go przez pracownika. 

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie nowego lub uzupełnionego świadectwa pracy pracownikowi w terminie 7 dni nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo doręcza je w inny sposób.

Sprostowanie z inicjatywy pracodawcy

Wydaje się, że pracodawca który zauważył błąd w treści świadectwa pracy, ma możliwość a wręcz obowiązek sprostowania świadectwa pracy z własnej inicjatywy. 

Wskazuje na to pośrednio wyrok Sądu Najwyższego z 24 marca 1975 r. I PR 28/75, w którym uznał, że pracownik, któremu wydano świadectwo z podaniem w nim niezgodnej z rzeczywistością i mogącej utrudnić mu otrzymanie nowego zatrudnienia informacji o sposobie rozwiązania stosunku pracy, powinien żądać bezzwłocznie, aby pracodawca sprostował nieprawdziwą relację. Jeżeli pracownik nie przejawił w tym względzie wymaganej aktywności, a nieprawdziwa wzmianka okazała się wynikiem błędu po stronie pracodawcy, który go natychmiast sprostował, sporządzające właściwe świadectwo pracy, pracownikowi pozostającemu bez pracy w związku z wadliwym świadectwem pracy nie przysługuje odszkodowanie z tego tytułu za czas nieuzasadnionego opóźnienia w zgłoszeniu w zgłoszeniu żądania sprostowania świadectwa pracy. Można zatem rozważać również sprostowanie świadectwa pracy pracownika przez pracodawcę bez wyraźnego wniosku pracownika.