Sprostowanie świadectwa pracy

Zgłosiła się do nas małżonka naszego byłego, zmarłego pracownika. Złożyła wniosek o wydanie sprostowania do świadectwa pracy. Po pierwsze, nie mam pewności jak powinnam dokonać tego sprostowania, a po drugie. Czy mogę wydać żonie zmarłego pracownika, po wielu latach, taki dokument? Proszę o pomoc!
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], młodsza kadrowa z łódzkiej firmy z branży IT.

Nie istnieje żadna przeszkoda, aby świadectwo pracy skorygować i wydać małżonkowi oraz innej osobie, która spełniała warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Świadectwo pracy sporządza się nie tylko w dniu, w którym rozwiązuje się stosunek pracy. Pracodawca sporządza świadectwo pracy w dniu wygaśnięcia stosunku pracy. 

Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks pracy, umowa o pracę wygasa m.in. wskutek śmierci pracownika.

Na wniosek, złożony w formie papierowej lub elektronicznej, pracodawca w ciągu 7 dni od chwili złożenia wniosku wydaje świadectwo pracy małżonkowi oraz innej osobie spełniającej warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. 

Natomiast świadectwo pracy prostowane po latach powinno zostać sporządzone zgodnie z obowiązującym wzorem oraz aktualną datą jego sporządzenia na podstawie posiadanych przez pracodawcę dokumentów kadrowych. Sprostowanie świadectwa pracy należy wystawić jako nowy dokument z bieżącą datą. Zalecane jest sporządzenie notatki służbowej z jakiego powodu wydano nowe świadectwo pracy i dołączenie do przechowywanej w aktach kopii sprostowanego świadectwa pracy.

Sprostowanie świadectwa pracy powinno być podpisane przez pracodawcę lub osobę aktualnie upoważnioną do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśniła jednak, że jeżeli po upływie 14 dni od dnia wydania świadectwa pracy, pracownik zauważy nieprawidłowości w treści świadectwa pracy, ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. W ciągu 7 dni od otrzymania wniosku pracownika pracodawca musi wydać mu nowe świadectwo pracy lub zawiadomić o negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku (w formie papierowej lub elektronicznej). W przypadku sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy – pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy z bieżącą datą i na aktualnie obowiązującym wzorze (bez wykazywania w treści, iż jest to korekta bądź sprostowanie). Działając na zasadzie analogii z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy należy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy. Jednocześnie w takim przypadku, do nowego świadectwa pracy, pracodawca powinien dołączyć pismo przewodnie, w którym wskaże przyczyny ponownego wydania świadectwa pracy oraz wskaże na czym polega dokonana zmiana w tym dokumencie w stosunku do treści pierwotnego świadectwa pracy.

Dorota Juja, Specjalista ds. personalnych [LinkedIn]

Zgodnie z art. 97 § 2¹ KP pracownik może zwrócić się w terminie 14 dni od daty otrzymania świadectwa pracy do pracodawcy z pisemnym wnioskiem o sprostowanie. Mimo tego przepisu pracownik może, pomimo upływu wskazanego terminu, ubiegać się o takie sprostowanie. W takiej sytuacji pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy. W przypadku śmierci pracownika uprawniona osoba, tzn. członek rodziny czy spadkobierca może ubiegać się o wydanie świadectwa pracy (również jego sprostowania w ciągu 7 dni) po zmarłym pracowniku. Jest to dopuszczalne na mocy przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania). W opisanej w pytaniu sytuacji, pomimo upływu czasu, można uwzględnić wniosek żony i wydać sprostowanie świadectwa pracy.

Kinga Kruschel, Specjslistka ds. kadr i płac [LinkedIn]

Sprostowanie świadectwa pracy polega na wydaniu nowego, poprawnie przygotowanego dokumentu. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy, pracodawca usuwa z akt osobowych i niszczy błędnie wydane świadectwo, a wpina do akt osobowych nowe. Jeżeli świadectwo posiada uchybienia, błędy, uprawniony członek rodziny zmarłego albo inny jego spadkobierca w myśl art. 97 § 2¹ k.p. mogą wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Pracodawca będzie miał 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie nowego świadectwa lub zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Należy zauważyć, że przekroczenie terminu (wskazanego w/w art k.p.) na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa, nie cofa prawa do jego złożenia. Oznacza to, że nawet po latach mamy prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy.

Magdalena Wawrzyniak, Asystent spółki

Pytania od Czytelników bloga:

Pytanie: Jeśli w okresie przejściowym na początku pandemii świadectwa pracy były podpisywane podpisem kwalifikowanym i wydawane w formie papierowej, rozumiem, że nie zachowują ani formy papierowej, ani elektronicznej i należy je skorygować? Czy powinny zostać obie wersje podpisane przez osobę uprawnioną podpisem odręcznym czy powinny zostać wystawione na nowo z bieżącą data?

Odpowiedź: Podpisanie dokumentu za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego oraz przesłanie go drogą elektroniczną jest równoznaczne z dostarczeniem dokumentu w wersji papierowej. Nie ma zatem konieczności korygowania świadectwa pracy.

Pytanie: Jak postąpić, jeśli pracodawca już zmarł i były pracownik zgłasza się po duplikat świadectwa do dziecka tego pracodawcy?

Odpowiedź: Członek rodziny byłego pracownika ma możliwość uzyskania kopii świadectwa pracy od podmiotu, który przejął obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej. – Może być to np. archiwum państwowe. Natomiast wniosek o wydanie kopii może zostać złożony przez osobę upoważnioną przez byłego pracownika albo po śmierci pracownika przez członka rodziny lub spadkobiercę.