Bezpieczne udostępnianie zdjęć z wyjazdu integracyjnego. Co HR musi wiedzieć?

Pracodawca zorganizował wyjazd integracyjny dla pracowników. Dział HR zamierza udostępnić zdjęcia z tego wydarzenia poprzez dedykowany link lub zapisując je na dysku sieciowym ogólnie dostępnym dla wszystkich pracowników. Pracodawca zastanawia się czy w związku z obowiązującymi przepisami RODO nie narazi się na zarzut niezgodnego z prawem rozpowszechniania wizerunku pracowników. Czy może udostępnić zdjęcia z wyjazdu wykorzystując dedykowany link lub dysk firmowy. Czy pracodawca powinien uzyskać zgodę pracowników na rozpowszechnianie zdjęć?

Wizerunek pracownika to jego dobro osobiste. 

Wprowadzenie: Dane osobowe a RODO

Zgodnie z definicją RODO “dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (“osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego, jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej”.

Zasady przetwarzania wizerunku pracownika

Co do zasady, przetwarzanie wizerunku pracownika jest dozwolone pod warunkiem, że:

• przetwarzany jest w systemie wewnętrznym firmy, o ile osoby z zewnątrz nie mają niego dostępu oraz
• pracownik wyraził zgodę na takie rozpowszechnianie swojego wizerunku. 

Metoda udostępnienia zdjęć może być dowolna pod warunkiem, że spełnia podstawowe zasady ochrony przed nieuprawnionym dostępem. 

Zgoda pracownika na rozpowszechnianie wizerunku

Zgodnie z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku nie jest wymagane, jeżeli m.in.: osoby stanowią jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Metody bezpiecznego udostępniania zdjęć

Traktując imprezę integracyjną w rozumieniu przepisów wspomnianej ustawy, rozpowszechnianie zrobionych na takiej imprezie zdjęć jedynie na potrzeby dostarczenia ich uczestnikom wyjazdu, nie narusza przepisów dotyczących rozpowszechniania wizerunku. Zamieszczenie zdjęcia pracownika w wewnętrznej sieci firmowej nie jest uznawane za rozpowszechnianie wizerunku zgodnie z tą ustawą. Zatem odrębne zezwolenie pracownika nie jest konieczne.

Pracownik, który uzna, że takie działanie pracodawcy godzi w jego dobro, może zawsze skorzystać z prawa do sprzeciwu z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją takiej osoby.

Rekomendacje Pasjonatów Kadr, Płac i HR na Facebooku

Publikacja zdjęć z wyjazdu integracyjnego (okolicznościowego) pracowników jest dosyć trudnym tematem przetwarzania danych osobowych. Biorąc po uwagę rozpowszechnianie wizerunku, wymaga ono zgody osoby na nim przedstawionej, podpisania klauzuli informacyjnej. Nie mniej jednak zbiorowy, grupowy wizerunek kilku osób, gdzie dana osoba stanowi tylko szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza nie wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku (art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Na samo wykonanie wizerunku nie ma potrzeby wyrażania zgody. Rozpowszechnianie zakłada udostępnianie wizerunku do nieokreślonej grupy osób. W omawianym przypadku publikacja zdjęć dotyczy jednej firmy, czyli publikacja dla zamkniętej, z góry określonej grupy pracowników. Nie mamy tu do czynienia z rozpowszechnianiem wizerunku, zatem nie jest wymagana zgoda na publikację zdjęć od pracownika. W niektórych sytuacjach fotografowanie może naruszyć dobra osobiste osoby fotografowanej, dlatego zdjęcia publikowane poprzez dedykowany link do folderu na firmowej chmurze albo poprzez zapisanie ich na dysku sieciowym, ogólnie dostępnym dla wszystkich pracownikow, powinny zostać uprzednio wyselekcjonowane.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac

FAQ: Rozpowszechnianie wizerunku pracowników a przepisy RODO

1. Czy pracodawca może bez zgody pracownika udostępnić zdjęcia z wyjazdu firmowego?
   Tak, jeśli zdjęcia są udostępniane wewnętrznie i spełniają podstawowe zasady ochrony przed nieuprawnionym dostępem.
2. Kiedy pracownik musi wyrazić zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku?
   Jeśli zdjęcia mają być udostępnione osobom spoza firmy lub w celach promocyjnych, zgoda jest konieczna.
3. Jakie metody udostępniania zdjęć są bezpieczne w kontekście ochrony danych osobowych?
   Bezpieczne metody obejmują dedykowany link lub wewnętrzny dysk firmowy, z ograniczonym dostępem.
4. Czy pracownik może sprzeciwić się udostępnianiu swojego wizerunku?
   Tak, pracownik ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu w każdej chwili.
5. Czy zamieszczenie zdjęcia pracownika w wewnętrznej sieci firmy wymaga pozyskania zgody?
   Udostępnianie zdjęć pracowników w wewnętrznej sieci nie jest rozpowszechnianiem wizerunku. Nie wymaga zatem pozyskania zgody. Jest to zgodne z przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Z tego powodu nie wymaga uzyskania dodatkowych zgód.

Wizerunek to dostrzegalne, fizyczne cechy człowieka, tworzące jego wygląd i pozwalające na identyfikację osoby wśród innych ludzi. Pomijając (póki co) przepisy, dla wielu osób wizerunek jest sferą bardzo osobistą i jego udostępnienie może wzbudzić wiele emocji. Przepisy z tego zakresu są bardzo zawiłe i odwołują się do wielu aktów prawnych. O ile uwiecznienie kogoś na zdjęciu nie wymaga jego zgody o tyle rozpowszechnianie takiej fotografii może już jej wymagać.

Z pomocą w podjęciu decyzji będzie Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r., poz. 2509), a dokładnie art. 81:

1. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.
2. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:

1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych;
2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

Przywołany ust. 2 pkt 2 może budzić wątpliwości czy impreza firmowa jest imprezą publiczną? Tutaj zaś z pomocą przyjdzie ustawa z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych w której znajdziemy definicję imprezy masowej: “Impreza o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub sportowym skierowana do szerokiej publiczności, organizowana zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie imprez masowych.” Impreza masowa – to impreza artystyczno-rozrywkowa lub masowa impreza sportowa, w tym mecz piłki nożnej, z wyjątkiem imprez:

a) organizowanych w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki lub w innych podobnych obiektach,
b)organizowanych w szkołach i placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami,
c)organizowanych w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży,
d)sportowych organizowanych dla sportowców niepełnosprawnych,
e)sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnym i nieodpłatnym, organizowanych na terenie otwartym,
f) zamkniętych organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników

Skoro podpunkt f) wyraźnie wykluczył zamkniętą imprezę firmową z imprez publicznych, można przyjąć, że takowa zgoda będzie niezbędna. Jednak w przykładzie wskazano, że rozpowszechnienie wizerunku nastąpi w „zamkniętym gronie”. Takie stwierdzenie po raz kolejny może budzić wątpliwości czy w takim przypadku zgoda jest na pewno wymagana. Pojęcie publiczności oznacza, iż chodzi o nieokreśloną liczbę potencjalnych odbiorców i zakłada dodatkowo dość znaczną liczbę tych osób. Jeżeli zatem wizerunek pracownika jest rozpowszechniany wewnętrznym nośnikiem, który nie spełnia opisanych wyżej kryteriów rozpowszechnienia (dostęp do tego nośnika ma wyłącznie zamknięty krąg pracowników firmy), to zgoda pracownika nie jest potrzebna.

Aleksanadra Bochenek, Absolwentka Eduwersum®