Gdzie zamontować elektroniczny rejestrator czasu pracy?

Zdecydowaliśmy się na zainstalowanie w firmie elektronicznych rejestratorów czasu pracy. Wiemy, że to słuszna decyzja, która pomoże nam w optymalizacji pracy. Mamy jednak wątpliwości co do samego miejsca, w którym powinno się umieścić rejestratory. Co mówią o tym przepisy? Czy rejestratory umieścić przy wejściu na teren zakładu pracy, czyli przy głównej bramie czy raczej bliżej samego miejsca wykonywania pracy, czyli przy wejściu na produkcję lub do biura? Która opcja będzie bezpieczna i nie przyczepi się do niej PIP?
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], specjalistka ds. personalnych ze Szczecina.

Decyzja pracodawcy kluczowa

W pierwszej kolejności należałoby ustalić czy istnieją jakiekolwiek przepisy regulujące kwestie montażowe różnych urządzeń w miejscu pracy, co ściśle wiąże się z tematyką bezpieczeństwa i higieny pracy. Okazuje się, że przepisy prawa pracy nie określają zasad instalowania urządzeń do rejestracji czasu pracy. Wprowadzenie takiego narzędzia do ewidencjonowania czasu pracy, w tym miejsce jego zainstalowania pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Ze względów praktycznych, zasadnym rozwiązaniem jest umieszczenie elektronicznych rejestratorów czasu pracy przy wejściu do budynku lub w pobliżu stanowisk pracy.

W pierwszym przypadku rejestrowanie czasu pracy zacznie się bezpośrednio po wejściu na teren zakład pracy, a w drugim do czasu pracy nie będzie wliczany czas poświęcony na przygotowanie się do pracy (a więc np. na przebranie), tylko faktyczne wykonywanie czynności służbowych. Tym samym, zainstalowanie urządzenia rejestrującego bezpośrednio przy stanowisku pracy, będzie, przynajmniej w teorii, korzystniejsze dla pracodawcy.

Sprawdź dodatkowe przepisy!

Warto zwrócić uwagę na przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie. Rozporządzenie ustala warunki techniczne, jakim powinny odpowiadać budynki i związane z nimi urządzenia, ich usytuowanie na działce budowlanej oraz zagospodarowanie działek przeznaczonych pod zabudowę, zapewniające spełnienie wymagań art. 5 i 6 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy

Zgodnie z § 6 rozporządzenia z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dziennik Ustaw z 2018 r., poz. 2369), pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi m.in. ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, np. godziny pracy od 8:00-16:00, 8 godzin; dzięki temu możliwe jest ustalenie, czy nie doszło do złamania doby pracowniczej oraz czy zostały zachowane odpowiednie odpoczynki dobowe i tygodniowe;
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, czyli informacje czy dyżur był pełniony w zakładzie pracy, czy poza zakładem pracy;
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, np. dni na poszukiwanie pracy
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, tj. niezdolności do pracy stwierdzonej orzeczeniem lekarskim, urlopem wypoczynkowym, itd.;
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czyli poza zaznaczaniem nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, tzw. „NN”, pracodawca musi wykazać wymiar tej nieobecności;
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, czyli oznaczeniem dnia wolnego z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dniach wolnych udzielonych w zamian za pracę w niedzielę, święto lub dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dnia wolnego harmonogramowego.

Monitoring czasu pracy pracowników

Pracodawcy, chcąc monitorować czas pracy pracowników i mieć możliwość stałej weryfikacji, czy pracownicy są do ich dyspozycji w uzgodniony w umowach o pracę sposób, sięgają po coraz to nowe narzędzia i rozwiązania służące ewidencji czasu pracy. Pracownicy zaś są, na mocy wewnątrzzakładowych regulacji, zobowiązani do tego, by ewidencjonować czas spędzany na realizacji obowiązków pracowniczych we właściwy sposób. Ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkiem mającym swoje źródło w przepisach prawa (§ 6 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej), natomiast sama czynność pracownika polegająca na odnotowaniu jego obecności w pracy, bez względu czy będzie to papierowa lista obecności, karta pozwalająca na wejście do biura czy inne rozwiązanie, którego celem jest kontrola procesu pracy, nie stanowią ewidencji czasu pracy.

Wymienione czynności i rozwiązania (np. ewidencja wejść i wyjść czy odnotowanie w systemach jedynie obecności pracownika w miejscu pracy) są jedynie elementem o charakterze pomocniczo-technicznym. Stanowią część przyjętej organizacji pracy i procedur kontrolnych (zarządczych).

Dane biometryczne zabronione przez RODO

Rozważając użycie nowoczesnych technologii pamiętaj, że wykorzystywanie danych biometrycznych dla celów ewidencji czasu pracy jest zabronione na mocy przepisów RODO. Odcisk palca, zdjęcie tęczówki oka, układu żył na ręce czy nawet biometria kształtu ucha – to elementy charakterystyczne, umożliwiające identyfikację poszczególnych osób, choć brzmią zachęcająco, stanowią jednak wykroczenie i zagrożone są wysokimi karami.

Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest wprowadzenie dla wszystkich zatrudnionych pracowników ewidencji czasu pracy korzystając z funkcjonalności narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Rekomendacje Społeczności Profesjonalistów Kadr, Płac i HR na Facebooku

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy: “Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.” Rejestratory czasu pracy powinny zostać umieszczone bliżej faktycznego miejsca wykonywania pracy, np. przy wejściu na produkcję/do biura. Przemawia za tym art. 5 ust. 1 lit. c i f RODO (Rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – zasada minimalizacji danych oraz zasada integralności i poufności danych. Przetwarzane dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do niezbędnych celów, w którym są przetwarzane. Pracodawca powinien wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania. Zasada integralności i poufności danych wymaga zapewnienia ochrony danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Z punktu widzenia przepisów tak ważny jest montaż urządzeń do rejestracji czasu pracy w pobliżu miejsca wykonywania pracy, ponieważ powinny one stanowić gwarancję realizacji celu wskazanego przez pracodawcę jakim jest elektroniczna ewidencja czasu pracy.

Dorota Juja, Specjalistka ds. personalnych w Lidl Polska