Czy można zmienić okres rozliczeniowy bez zmiany regulaminu?

Pani Moniko, kłopoty, kłopoty i ciągle tylko “potrzebuję tego na wczoraj”! U nas w firmie, zgodnie z regulaminem pracy, pracowników obowiązuje 1 miesięczny okres rozliczeniowy. I wszystko pięknie, ale prezes zażyczył sobie, aby zmienić obowiązujący OR na 3-miesięczny, bez dokonywania zmian w regulaminie pracy. Chodzi oczywiście o nadgodziny… Sprawi nam to również dodatkowy kłopot – zastanawiamy się, kiedy i w jaki sposób, w takiej sytuacji, powinnyśmy wyznaczyć dzień wolny za święto, które wypadnie w sobotę 11 listopada?
Napisała do mnie Ania, specjalistka ds. płac z okolic Krakowa, branża spożywcza.

Zmiana okresu rozliczeniowego

Pracodawca może dokonać zmiany okresu rozliczeniowego w każdym czasie. Dokonując zmiany obowiązującego pracowników okresu rozliczeniowego pracodawca jest zobowiązany przestrzegać przepisów prawa. Zmiana okresu rozliczeniowego wymaga zmiany aktu wewnątrzzakładowego, w którym został uregulowany.

Zmiana okresu rozliczeniowego wymaga takiego samego trybu jak jego uchwalenie.

Z tego względu, w przypadku gdy w zakładzie pracy okres rozliczeniowy ustalony został w regulaminie pracy lub obwieszczeniu pracodawcy jego zmiana jest możliwa dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Święto przypadające w sobotę

Natomiast zgodnie z artykułem 130 § 2 ustawy Kodeks pracy, każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. 

Skoro święto przypada w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (np. w wolną sobotę), mamy do czynienia z sytuacją, w której mimo obniżenia nominału czasu pracy zarówno z tytułu święta, jak i 5-dniowego tygodnia pracy, pracownik jest zwolniony z obowiązku świadczenia pracy tylko w jednym dniu. Stąd potocznie mówi się o tym, że pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikom do końca okresu rozliczeniowego dodatkowego dnia wolnego od pracy.

Dokładny termin dnia wolnego udzielonego pracownikom w zamian za święto przypadające w dniu wolnym wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy pracodawca wyznacza samodzielnie lub w uzgodnieniu z pracownikami. W praktyce, odgórne ustanowienie terminu, w którym pracownicy mają odebrać dzień wolny z tytułu święta przypadającego w dniu wolnym pracy (poza niedzielą), np. 11 listopada 2023 następuje poprzez ogłoszenie w ramach zarządzenia lub obwieszczenia lub w inny sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o terminie udzielanego dnia wolnego z tytułu święta przypadającego w tzw. wolną sobotę najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony rozkład czasu pracy.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

Zgodnie z Kodeksem pracy , kwestie związane z czasem pracy (systemy czasu pracy, okresy rozliczeniowe, rozkład czasu pracy zakładu pracy) u danego pracodawcy powinny być uregulowane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo jeżeli pracodawca nie jest ani objęty układem ani też nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy – powinno to zostać wskazane w wydawanym przez niego obwieszczeniu. Trzeba też pamiętać o dwóch kwestiach , po pierwsze o tym że wprowadzane przez pracodawcę zmiany w zakresie organizacji czasu pracy nie wchodzą w życie z dnia na dzień. Zmiana regulaminu pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, i po drugie zmiany te nie mogą następować w trakcie trwającego okresu rozliczeniowego, ale zawsze po jego zakończeniu i rozliczeniu.Jeśli chodzi o dzień wolny za 11 listopada to pracodawca powinien wyznaczyć go w przyjętym u siebie okresie rozliczeniowym. Przepisy prawa pracy nie regulują sposobu ustalania terminu odbioru dnia wolnego udzielonego w zamian za święto przypadające w sobotę. Najważniejsze żeby dzień ten był wyznaczony w danym okresie rozliczeniowym, w przeciwnym razie dojdzie do przekroczenia przeciętnej średniotygodniowej normy czasu pracy, za trzeba wypłacić pracownikowi dodatek.

Kinga Kruschel, Specjslistka ds. kadr i płac [LinkedIn]