HR Detektywi #104 PIP sprawdza wdrożenie pracy zdalnej i zmienia zlecenia w umowy o pracę, B2B wliczysz do stażu urlopowego, kary za pracę “na czarno”, urlop 55+

News 1: Zmiany w Kodeksie pracy! B2B wliczysz do stażu urlopowego

Staż pracy to jedno z istotnych kryteriów, na postawie których ustalane są uprawnienia pracownicze. Takimi uprawnieniami są przede wszystkim urlop wypoczynkowy, ale także np. prawo do nagrody jubileuszowej czy dodatku stażowego. Tymczasem w obecnie obowiązujących przepisach próżno szukać jasnych i jednolitych zasad, według których ten staż miałby być ustalony.

Samo pojęcie stażu pracy jest pojęciem bardzo ogólnym, bo przecież tę samą pracę można wykonywać na różnych podstawach: w ramach umowy o pracę, umowy cywilno-prawnej (np. zlecenia), czy prowadząc działalność gospodarczą na własny rachunek. Często więc osoby zajmujące się w organizacjach sprawami pracowniczymi mają wątpliwości czy i jakie okresy do tego stażu wliczać.  

W większości przypadków staż ten ustalany jest na podstawie okresów pozostawania w zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy, co w świetle dość powszechnego stosowania na naszym rynku pracy innych form zatrudnienia, zwłaszcza umów zlecenia i działalności gospodarczych (tzw. pracownicy na B2B), prowadzić może do nierównego traktowania w zakresie nabywania uprawnień pracowniczych.

Najprościej będzie pokazać to na przykładzie urlopu wypoczynkowego. Możemy sobie wyobrazić sytuację, kiedy osoba po 20 latach prowadzenia działalności gospodarczej podejmuje pracę „na etacie”, czyli podpisuje umowę o pracę. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracodawca ustalając jej uprawnienia do urlopu wypoczynkowego będzie musiał ją potraktować jak osobę, która nigdy jeszcze nie pracowała i a wymiar jej urlopu wyniesie 20 dni. Okres prowadzenia działalności nie wlicza się do jej stażu – działalność gospodarcza nie jest traktowana jako okres, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze. Dodatkowo, w pierwszym roku pracy taki pracownik będzie nabywał prawo do urlopu na zasadzie tzw. „pierwszej pracy”, czyli z dołu, w wymiarze 1/12 z rocznego limitu po każdym przepracowanym miesiącu. Na 10 dni urlopu ma zatem szanse dopiero po przepracowaniu 6 miesięcy. A przecież wcześniej, przez 20 lat, pracował – tyle, że na swój własny rachunek, być może także zatrudniając pracowników, ponosząc wszystkie ryzyka, jakie się z tym wiążą.

Dostrzegł to rząd i przedstawił właśnie propozycję zmian w Kodeksie pracy. Zmiany zmierzają do tego, aby uprawnienia pracownicze i dostęp do niektórych stanowisk wymagających potwierdzonego doświadczenia nie były różnicowane w zależności od prawnej i organizacyjnej formy, w jakiej dana osoba wcześniej wykonywała pracę.

Projekt zakłada dodanie nowego art. 302¹, który będzie określał szczegółowo zasady ustalania stażu pracy. Do okresu zatrudnienia miałyby się wliczać, poza dotychczasowymi okresami pracy na podstawie stosunku pracy oraz stosunków służbowych, także okresy wykonywania pracy i prowadzenia działalności określone w art. 6 § 1 pkt. 3 (członek rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych), 4 (wykonywanie pracy na podstawie umowy agencyjnej, zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług – zleceniobiorcy), 5 (osoby prowadzące działalność gospodarczą i współpracujące), 5a (osoby współpracujące z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność i korzystającymi z tzw. ulgi na start), 6 (posłowie, także do PE i senatorowie), 8 (osoby skierowane od pracy w czasie odbywania kary pozbawienia wolności), 11 (żołnierze niezawodowi odbywający czynną służbę wojskową), 12 (osoby odbywające służbę zastępczą) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, jeżeli stanowiły tytuł do podlegania tym ubezpieczeniom.  

Okresy pracy w ramach umów zlecenia zawartych z własnym pracodawcą miałaby podlegać wliczeniu zarówno do ogólnego, jak i zakładowego staży pracy. Powyższe okresy miałyby być udowadniane zaświadczeniem z ZUS potwierdzającym podleganie ubezpieczeniom społecznym.  

Projekt trafił do konsultacji społecznych, a planowane wejście w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2026 r., tak aby dać czas pracodawcom na przygotowanie się do zmian i ustalenie stażu pracowników na nowych zasadach. 

News 2: PIP sprawdza, jak pracodawcy radzą sobie z wdrożeniem pracy zdalnej. Nie jest dobrze…

Jak wynika z najnowszego sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy za rok 2023, 61% skontrolowanych pracodawców nie poradziło sobie dobrze z wdrożeniem przepisów o pracy zdalnej. Od kwietnia ubiegłego roku jej zasady zostały szczegółowo uregulowane a nowe przepisy zastąpiły wcześniejsze regulacje dotyczące telepracy. Wśród dotychczas kontrolowanych przez PIP obszarów doszedł zatem ten związany z pracą zdalną.

Naruszenia pojawiały się zarówno w aspektach formalnych (np. treść porozumień i regulaminów pracy zdalnej, brak prawidłowych konsultacji, czy uchybienia w dokumentacji), jak i w zakresie warunków zatrudnienia (np. brak pokrywania kosztów pracy zdalnej). 

Choć skala wydaje się być dość duża, jednak nie są to uchybienia, które w istotny sposób naruszałyby uprawnienia pracownicze czy godziły w bezpieczeństwo pracowników. Nie zatwierdzono także zachowań czy praktyk pracodawców zmierzających do obchodzenia przepisów. Kontrole, jak zapowiadała poprzednia GIP, koncentrowały się na weryfikacji dokumentów i dopełnieniu wymogów formalnych przez pracodawców. Wyniki kontroli mogą być zatem dla pracodawców wskazówką do weryfikacji procedur wykonywania pracy na odległość.  

• Pracodawcy tłumaczyli swoje uchybienia m. in. niejasnością przepisów k.p. dotyczących pracy zdalnej, ich nadmierną szczegółowością i poziomem skomplikowania, krótkim czasem obowiązywania regulacji, wątpliwościami interpretacyjnymi czy brakiem jednolitej wykładni i stanowisk urzędowych. To był okres uczenia się stosowania nowych przepisów i dostosowywania się do ich wymogów. 
• Eksperci ze swojej strony wskazują na duży stopień sformalizowania przepisów, brak elastyczności. Przygotowywanie regulaminów, informacji dla pracowników, zbieranie oświadczeń, kwestie BHP i ochrony danych – nie dziwi ich zatem że najwięcej uchybień stwierdzono właśnie w kwestiach formalnych.
• Pracownicy zgłaszali skargi dotyczące np. nieuwzględnienia wniosku o pracę zdalną, w tym odmowy zgody pracownikowi uprzywilejowanemu, braku ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej, zaniżania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej czy nierównego traktowania pracowników zdalnych. 

Ze sprawozdania PIP wynika także, że większe problemy z pracą zdalną mają mniejsi pracodawcy, w średnich i dużych firmach skala uchybień i zaniedbań była mniejsza. Wynika to wprost z większych możliwości organizacyjnych po ich stronie, np. liczniejsze działy kadr, większe środki, które mogą być przeznaczone np. na wsparcie prawne, czy posiadanie bardziej rozbudowanych systemów wspierających zarządzanie sprawami pracowniczymi.  

News 3: Dotkliwsze kary za zatrudnianie na czarno. Czy nowe sankcje przekonają pracodawców?

Pozostańmy jeszcze przy sprawozdaniu PIP. Inspekcja stwierdza w nim, że pomimo obwiązujących od jakiegoś czasu zaostrzonych przepisów dotyczących sankcji za zatrudnianie na czarno, wciąż mamy do czynienia z utrzymującą się wysoką liczbą osób wykonujących pracę bez umów. Dlatego Inspekcja proponuje zwiększenie katalogu sankcji, które mogłyby być nakładane na nieuczciwych pracodawców. Chodzi przede wszystkim o to, aby kary były dotkliwe dla pracodawcy.  

Wśród propozycji znajdujemy m.in. zwrot wszelkich otrzymywanych od państwa funduszy, dotacji, ulg podatkowych, uniemożliwienie dostępu do składania ofert przy zamówieniach publicznych, brak możliwości występowania o stażystów czy wieloletni zakaz zatrudniania cudzoziemców. Kary te są postrzegane przez inspektorów jako bardziej dotkliwe niż kary pieniężne, skutkują bowiem pogorszeniem się sytuacji przedsiębiorcy na rynku. W konsekwencji pośrednio mają także wymiar finansowy. PIP powołuje się na podobne rozwiązania, które skutecznie funkcjonują w innych krajach UE.  

Modyfikacji miałby także ulec system kar finansowych. Aktualnie maksymalna grzywna jaką można otrzymać za zatrudnianie na czarno to 30 tysięcy złotych. PIP postuluje, aby kwota była wyższa i uzależniona od liczby nielegalnie zatrudnionych osób.  

Zastrzeżenia do propozycji zgłaszają organizacje pracodawców, które choć uznają praktyki zatrudniania na czarno za niedopuszczalne, obawiają się, czy proponowane sankcje będą adekwatne do naruszeń i czy nie będą nadużywane. Oczekują także, że ewentualne zmiany zostaną z nimi skonsultowane.  

Inne propozycje PIP to wprowadzenie obowiązku zgłoszenia do ZUS każdej pracującej osoby przed dopuszczeniem jej do pracy, obowiązek zawierania umów cywilno-prawnych w formie pisemnej, z określeniem warunków wykonywania pracy także przed rozpoczęciem pracy, udzielenia PIP dostępu do baz danych ZUS, aby można było weryfikować zgłoszenia w trakcie kontroli.  

Poproszony o opinię resort pracy odpowiada, że niektóre zmiany wychodzące naprzeciw tym postulatom są przewidziane w przygotowywane projekt ustawy o dostępie cudzoziemców do rynku pracy. Dotyczą one jednak tylko zatrudniania emigrantów. Resort pracuje jednocześnie nad przygotowaniem reformy PIP jako instytucji i nowej ustawy, która uczyni PIP bardziej skuteczną. Nie możemy więc wykluczyć, że proponowane rozwiązania będą brane pod uwagę podczas dyskusji nad kształtem nowej regulacji.   

News 4: Dodatkowy urlop dla pracowników 55+ 

Wśród licznych propozycji zmian w prawie pracy, jakie trafiają do Ministerstwa Pracy pojawił się pomysł przyznania pracownikom powyżej 55 roku życia dodatkowego urlopu. Autorzy pomysłu uzasadniają potrzebę dodatkowych dni wolnych faktem, że takie osoby, które z racji wieku borykają się z różnymi dolegliwościami, niewpływającymi jednak na ich zdolność do pracy, niejednokrotnie muszą korzystać z urlopów wypoczynkowych, aby móc skorzystać z pomocy medycznej – odbyć wizytę u lekarza, czy wykonać niezbędne badania. Tym samym ich urlop traci swój wypoczynkowy charakter. Przyznanie dodatkowych dni urlopu – pomysłodawcy mówią tu o 5 dniach – mogłyby zrównać możliwość skorzystania przez tych pracowników z ich młodszymi kolegami, którzy zazwyczaj nie muszą jeszcze „meldować się” systematycznie u lekarzy.   

Na razie ten pomysł nie zyskał aprobaty resortu pracy, a jednym z argumentów jest potencjalnie dyskryminujący charakter takiego rozwiązania. Dyskryminowani mieliby być w tym przypadku ci młodsi pracownicy. Aktualnie resort pracuje nad innymi zagadnieniami, m.in. nad zmianami w zakresie czasu pracy (skrócenie tygodnia roboczego lub obniżenie tygodniowej liczby godzin). Trwają analizy efektywności wykorzystywania czasu pracy, stosowania poszczególnych systemów czasu pracy i ich wpływ na efektywność pracy. Nie wydaje się więc, aby pracownicy 55+ mogli spodziewać się dodatkowego urlopu.  

News 5: Inspektor pracy, w drodze decyzji, zamieni umowę zlecenie i B2B w umowy o pracę

Wraz ze zmianą Głównego Inspektora Pracy wraca temat kontroli zatrudnienia na podstawie umów cywilno-prawnych i uprawnień inspektora pracy w razie stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie.  

Kodeks pracy w art. 22 definiuje warunki, które świadczą o istnieniu stosunku pracy. Zgodnie z nimi mówimy o umowie o pracę, jeżeli pracownik wykonuje pracę określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę, pod jego kierownictwem i za wynagrodzeniem. W dalszej części przepisu czytamy, że jeżeli te warunki zostaną spełnione będzie to stosunek pracy niezależnie od tego jak nazwana została umowa oraz że nie jest dopuszczalne zastępowanie umów o pracę umowami cywilno-prawnymi przy zachowaniu powyższych warunków wykonywania pracy. 

Tymczasem od wielu lat polski rynek pracy boryka się z problemem nadmiernej liczby umów cywilno-prawnych, umów zlecenia i B2B, które de facto wypełniają definicję stosunku pracy. Przez takie praktyki zyskały one nawet niechlubne miano umów śmieciowych, a to dlatego, że pozbawiają osoby wykonujące pracę szeregu uprawnień, jakie gwarantuje pracownikom Kodeks Pracy.

W obecnym stanie prawnym inspektor pracy stwierdzając nieprawidłowości w zakresie zawierania umów może wezwać pracodawcę do zmiany umowy cywilno-prawnej w umowę o pracę lub skierować do sądu wniosek o ustalenie istnienia stosunku pracy. 

Już w 2021 roku przygotowany został projekt zmian w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, który zakładał nadanie inspektorom pracy uprawnień do przekształcania drogą decyzji administracyjnej umów cywilno-prawnych (umów o dzieło, zlecenia, czy B2B) w umowy o pracę, jeżeli stan faktyczny wskazuje na istnienie tej ostatniej.

Wówczas prace zostały wstrzymane, jednak wraz z pojawieniem się nowego Głównego Inspektora Pracy temat powrócił. W Sejmie trwają prace nad projektem nowej ustawy o PIP. W myśl jego założeń uprawnienia inspekcji miałby zostać rozszerzone o możliwość zmiany każdej umowy cywilnoprawnej, w tym także umów B2B (Business to Business – jednoosobowa działalność gospodarcza) na umowę o pracę poprzez decyzję administracyjną, bez czekania na orzeczenie sądu, jeśli podczas kontroli zostanie stwierdzone, że taka umowa jest faktycznie umową o pracę w sensie prawnym. Inicjatywa kontroli będzie wychodziła od urzędu, a podstawowymi kryteriami podlegającymi ocenie będą podporządkowanie pracownika względem pracodawcy, wskazanie miejsca i czasu wykonywania pracy, a także to, czy praca jest wykonywana w sposób ciągły i powtarzalny. Według nowego GIP Marcina Staneckiego wprowadzenie do ustawy zmian, których celem jest zwiększenie ochrony pracowników przed nadużyciami, jest już przesądzone.