HR Detektywi #109: Premia za polecenie pracownika bez podatku, urlop bez służbowego e-maila, sygnaliści znowu z opóźnieniem?

News 1: Czy nagroda za polecenie podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu? Interpretacje oraz wytyczne KIS i ZUS

Wielu pracodawców boryka się z wyzwaniem, jakim jest znalezienie odpowiednich pracowników, zwłaszcza tam, gdzie wymagane są unikalne lub niszowe kompetencje. Coraz częściej zwracają się więc o wsparcie do dotychczasowych pracowników, organizując programy poleceń. W ramach programu pracownicy, ale niejednokrotnie także osoby nie będące pracownikami, mogą zgłaszać kandydatów zainteresowanych podjęciem pracy. Jeżeli polecona osoba pomyślnie przejdzie proces rekrutacji i przepracuje określony w regulaminie programu okres, osoba polecająca otrzymuje nagrodę pieniężną, zwaną często nagrodą lub bonusem za polecenie.

W ostatnim czasie pojawiły się ciekawe interpretacje organów podatkowych i ZUS dotyczące uwzględniania wartości takich nagród w podstawie opodatkowania i wymiaru składek. Zgodnie z nimi podstawowym kryterium, które decyduje o sposobie opodatkowania i oskładkowaniu takiej nagrody jest jej odpowiednie zakwalifikowanie jej do źródeł przychodu.

W myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodami ze stosunku pracy (stosunku służbowego, pracy nakładczej spółdzielczego stosunku pracy) są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. 

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi natomiast przychód w rozumieniu przepisów podatkowych, z włączeniami zawartymi w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zdaniem Dyrektora KIS zawartym w interpretacji indywidualnej, dotyczącej programu poleceń, w którym mogą wziąć udział zarówno pracownicy, jak i inne osoby współpracujące w firmą na innej podstawie niż stosunek pracy, nagroda za polecenie nie stanowi przychodu ze stosunku pracy. Dla pracowników, współpracowników na umowach cywilno-prawnych (zlecenia, dzieło) i innych osób nieprowadzących  działalności gospodarczej będzie to przychód z innych źródeł. Nie stanowi bowiem wynagrodzenia za świadczoną pracę. To oznacza, że na płatniku nie będzie ciążył obowiązek pobrania zaliczek na podatek dochodowy. Będzie natomiast musiał przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informację o wysokości przychodu. W przypadku osób prowadzących działalności gospodarczą będzie to przychód z tej działalności. 

W podobnym tonie wypowiedział się ZUS. Jeżeli zatem dla celów podatkowych nagroda nie zostanie zakwalifikowana do przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek (ze stosunku pracy czy zlecenia), nie będzie również stanowiła podstawy do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne. 

Źródła:
– Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dn. 28 maja 2024 r. 0112-KDIL2-1.4011.252.2024.2.TR  
– Pismo – decyzja ZUS O/Gdańsk z dn. 13 maja 2024r. znak DI/100000/43/314/2024) 

News 2: Urlop to czas bez e-maila i telefonu służbowego, czyli wypoczęty pracownik to efektywny pracownik

Wakacje jeszcze trwają, a pracownicy korzystają z uroków lata. To czas kiedy chętniej niż w innych okresach w roku wykorzystują należne im urlopy wypoczynkowe. Warto zatem przypomnieć na czym polega urlop wypoczynkowy.

Urlop jest niezbywalnym prawem pracownika, który został zagwarantowany w art. 66 Konstytucji jako jeden z elementów realizacji prawa pracowników do wypoczynku. Zgodnie z Kodeksem pracy:

• uprawnienie to odnawia się w każdym roku kalendarzowym (coroczny)
• powinien być wykorzystany jednorazowo w całości (nieprzerwany)
• za jego czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (płatny).

Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części, przy czym przynajmniej jedna z nich powinna obejmować 14 dni kalendarzowych.  

Jest to czas przeznaczony na odpoczynek od codziennych obowiązków związanych z pracą zawodową. Pracownik musi mieć zatem możliwość odcięcia się na ten czas od swojego miejsca pracy. Może się to jednak okazać trudne, ze względu na rozpowszechnienie się nowoczesnych technologii. Powszechnym zjawiskiem, które nasiliło się zwłaszcza od czasu upowszechnienia się pracy zdalnej, jest wyposażanie pracowników w sprzęty służbowe, takie jak telefony komórkowe czy laptopy, mające umożliwić  komunikację pomiędzy nimi a pracodawcami.

Wyposażenie pracownika w urządzenia technologiczne nie uprawnia pracodawcy do tego, aby wymagać od niego pozostawania w ciągłej gotowości do odbierania informacji. Dotyczy to zarówno okresów aktywności zawodowej (co wynika wprost m.in z przepisów o czasie pracy: dobowych i tygodniowych norm czasu pracy i wymaganych odpoczynków, dyżurów pracowniczych, czy przepisów o dniach wolnych od pracy), jak i okresów zwolnień od pracy w tym przede wszystkim urlopu wypoczynkowego.  

Oznacza to, że pracodawca nie może wymagać od pracownika odczytywania na bieżąco poczty ani odbierania telefonów, jeżeli nie dzieje się to w godzinach wyznaczonych jako godziny pracy, zgodnie z ustalonym dla niego przez pracodawcę harmonogramem (grafikiem) czasu pracy. Brak reakcji pracownika na dzwoniący telefon służbowy, na którym wyświetla się numer jego szefa czy nieodczytanie wysłanej po godzinach wiadomości mailowej, nawet jeśli została odznaczona jako pilny, nie może prowadzić do prób wyciągania wobec pracownika konsekwencji za naruszenia obowiązków pracowniczych. Wyjątkiem jest tu sytuacja, kiedy pracownik został zobowiązany do pełnienia dyżuru, czyli pozostawania w gotowości poza normalnymi godzinami pracy. Trzeba jednak pamiętać, że dyżur nie może być ciągły, a Kodeks pracy nakłada na pracodawcę ograniczenia w jego wyznaczaniu. 

Podobne zasady odnoszą się do czasu, kiedy pracownik przebywa na urlopie. Wyjeżdżając na wypoczynek ma pełne prawo pozostawić wszelkie urządzenia służbowe w domu i nie jest zobowiązany do pozostawania w stałym kontakcie z pracodawcą. Określa się to często jako możliwość pozostawania „offline”.

Próby nawiązywania kontaktu ze strony pracodawcy poza godzinami pracy, które wymuszałyby na pracowniku podjęcie działań związanych z pracą, mogą zostać uznane za pracę w godzinach nadliczbowych, a ta wymaga od pracodawcy odpowiedniej rekompensaty (w formie czasu wolnego lub wynagrodzenia wraz z dodatkami).

Jeżeli do takich działań dochodzi w trakcie urlopu, pracownik ma prawo zażądać uznania urlopu za anulowany (odwołany) i domagać się jego udzielenia w innym terminie, a także, jeśli poniósł jakieś koszty związane z przerwanym wypoczynkiem, zwrotu tych kosztów. Jeżeli działanie pracodawcy nosiłoby znamiona uporczywości istnieje także ryzyko zakwalifikowania ich jako mobbingu, a ten stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Pamiętajmy, że pracownik wypoczęty to pracownik bardziej efektywny i chętnie angażujący się w wykonywaną pracę. Warto więc uszanować jego prawo do odpoczynku, a na pewno będzie to z korzyścią dla obu stron. 

News 3: Sygnaliści – przepisy uchwalone, ale z wdrożeniem nie tak prosto. Od kiedy wdrażać?

Na wdrożenie unijnej dyrektywy dotyczącej ochrony sygnalistów czekaliśmy 3 lata. Przepisy, po licznych perturbacjach, zostały ostatecznie uchwalone i mają wejść w życie 25 września b.r. Okazuje się jednak, że ich wdrożenie wcale nie będzie takie proste, a jednym z obszarów które wzbudzają liczne wątpliwości jest termin, jaki mają firmy na wprowadzenie procedur zgłaszania naruszeń prawa. Sytuacji nie poprawia chaos informacyjny w tej sprawie. 

Przypomnijmy: procedury dotyczące sygnalistów muszą wdrożyć organizacje – podmioty prawne – zatrudniające na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku kalendarzowego co najmniej 50 osób. Mówiąc o zatrudnieniu mówimy nie tylko o pracownikach, ale także innych osobach wykonujących prace zarobkową na rzecz takiego podmiotu.

Jak zauważają eksperci, problematyczny jest termin wdrożenia procedur związanych ze zgłaszaniem naruszeń. Przepisy wchodzą w życie 25 września. Pojawiają się zatem pytania na jaki dzień należy ustalić liczbę zatrudnionych na potrzeby realizacji obowiązków wynikających z ustawy: 1 lipca 2024 (przepisy, choć już ogłoszone w Dz. U. wtedy jeszcze nie obowiązywały), 25 września 2024 (dzień faktycznego wejścia przepisów w życie) czy dopiero 1 stycznia 2025. Oliwy do ognia dolało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z jego ostatnim stanowiskiem firmy mogą wprowadzić procedury od 1 stycznia 2025 r. po ustaleniu odpowiedniej liczby zatrudnionych. Wcześniejsze informacje wskazywały na 25 września, czyli po upływie vacatio legis. Część ekspertów nie zgadza się z tym stanowiskiem. Prawnicy zgłaszają też inny problem: czy jeśli przyjmiemy, że tym terminem jest 1 stycznia (wynikający z ustawy) to tego dnia procedury mają być już wdrożone (ogłoszone), czy dopiero ma się rozpocząć proces ich tworzenia? Jak wskazują, zabrakło tu przepisów przejściowych, które w jasny sposób wyznaczyłyby zasady postępowania w pierwszym okresie funkcjonowania nowych regulacji.  

Brak jednoznacznej wykładni co terminu wdrożenia procedur pociąga za sobą kolejne pytania, a mianowicie o to, czy w okresie od 25 września do 1 stycznia (termin rekomendowany przez MRPiPS), będą w ogóle sygnaliści? Skoro bowiem sygnalistą jest osoba zgłaszająca naruszenie zgodnie z procedurą, to jeśli nie ma procedury to nie ma sygnalisty! Tu jednak także opinie są podzielone, a sprawa jest o tyle ważna, że status sygnalisty, wiąże się nierozerwalnie z kwestiami ochrony, której podlegają takie osoby.  

Źródło: Prawo.pl