HR Detektywi #97 Zmiany w Kodeksie pracy, BHP stanowisk pracy, zatrudnienie cudzoziemców, odpis na ZFŚS

News 1: Zmiany w przepisach BHP – termin 17 maja!

17 maja mija termin na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe do zmienionych przepisów rozporządzenia MRiPS z dnia 18 października 2023 r. (Dz. U. 2023, poz. 2367) w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.   

Znowelizowane rozporządzenie określa m.in. minimalne wymagania, jakie powinny spełniać meble biurowe, z których korzystają pracownicy (w tym osoby na stażach) – rodzaj biurek, stołów oraz krzeseł.  Pojawiła się także definicja stanowiska pracy. Należy przez nią rozumieć przestrzeń pracy wraz z jego wyposażeniem (w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszką, innymi urządzeniami peryferyjnymi, oprogramowaniem), meblami biurowymi (biurko, stół krzesło).   

W rozporządzeniu wskazano, że jego przepisy nie znajdują zastosowania do systemów przenośnych, które nie są przeznaczone do używania na danym stanowisku pracy przez mniej niż połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dotyczy to m. in. pracy przy laptopach. 

W myśl nowych regulacji każde stanowisko pracy, na którym praca odbywa się przez co najmniej połowę dobowego czasu pracy (również z systemami przenośnymi) powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy, podstawkę pod ekran (monitor lub laptop), dodatkową klawiaturę oraz myszkę.  

Kolejna zmiana dotyczy obowiązku zapewnienia pracownikom pracującym przy monitorach ekranowych szkieł korekcyjnych. Poprzednie rozporządzenie pochodziło z czasów, kiedy soczewki kontaktowe nie były jeszcze w tak powszechnym użytku (1996 rok). Dlatego przepisy posługiwały się pojęciem szkieł korekcyjnych co wskazywał na tradycyjne szkła okularowe.

Nowe przepisy zobowiązują pracodawców do zapewnienia pracownik, posiadającym odpowiednie wskazania lekarskie, nie tylko tradycyjnych szkieł, ale także soczewek kontaktowych. Nie zostały jednak doprecyzowane zasady ustalania wysokości dofinansowania przez pracodawcę kosztów zakupu sprzętu korygującego wzrok ani częstotliwości z jaką pracodawca miałby te koszty ponosić.     

Rozporządzenie weszło w życie 17 listopada ubiegłego roku, jednak ministerstwo, mając świadomość kosztów wiążą się z wyposażaniem stanowisk pracy dało pracodawcom czas 6 miesięcy, czyli do 17 maja b.r. na dostosowanie już istniejących stanowisk pracy do nowych wymogów. Nowe stanowiska, tworzone po dniu wejścia w życie przepisów należało wyposaży od razu zgodnie z nowymi zasadami.  

News 2: Projekt ustawy o dostępie cudzoziemców do rynku pracy  

Na stronach Kancelarii Rady Ministrów pojawił się projekt ustawy o dostępie cudzoziemców do rynku pracy. W obliczu coraz większego udziału obywateli innych państw w rynku pracy w Polsce, ma ona kompleksowo uregulować zagadnienia dostępu do rynku pracy dla cudzoziemców w odrębnym akcie prawnym. Dotychczasowe rozwiązania, wynikające z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, niestety nie zaspokajałby potrzeb rynku, a jednocześnie generowały liczne problemy, takie jak np. nadużywanie przepisów i procedur uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi w celu wjazdu cudzoziemców na terytorium Polski i zatrudnianie ich w szarej strefie w Polsce lub w innych państwach obszaru Schengen, czy tworzenie nadmiernej biurokracji w urzędach wydających dokumenty legalizacyjne. 

Projekt ustawy ma na celu uszczelnienie procedur dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom, ograniczenie nadużyć, pełną elektronizację postępowań, zmniejszenie zaległości w załatwieniu spraw przez właściwe urzędy oraz integrację cudzoziemców. 

Część proponowanych uregulowań, zwłaszcza tych dotyczących  dostępu cudzoziemców do polskiego rynku pracy, czy programów integracyjnych, będzie oparta na dotychczasowych przepisach ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ale będą uszczelniać te, które już funkcjonują i stanowią pole do nadużyć oraz przeciwdziałać negatywnym zjawiskom na rynku pracy, takim jak wypychanie Polaków z rynku pracy i zaniżanie standardów na rynku pracy. Zostaną doprecyzowane i uzupełnione przesłanki udzielania zezwoleń na pracę oraz przesłanki przyjęcia (wpisu do ewidencji) oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. W ustawie  przewiduje się m.in. : 

• wprowadzenie obligatoryjnych przesłanek odmowy udzielenia zezwolenia na pracę, gdy przedsiębiorstwo pracodawcy zostało założone lub działa głównie w celu ułatwiania wjazdu obywatelom państw trzecich; 
• wprowadzenie dodatkowych warunków udzielenia zezwolenia na pracę na wniosek podmiotów nowopowstałych lub korzystających z biur wirtualnych; 
• ograniczenie możliwości udostępniania pracowników pod pozorem tzw. outsourcingu pracowniczego; 
• zastąpienie obowiązującej, nieefektywnej procedury tzw. testu rynku pracy (sprawdzanie czy na miejsce pracy, które ma zająć cudzoziemiec, jest możliwość zatrudnienia osoby bezrobotnej zarejestrowanej w urzędzie pracy) procedurą szybszą i efektywniejszą, stosowaną w odpowiednich przypadkach; 
• wprowadzenie jaśniejszych przepisów mających z jednej strony zapewnić niezbędną elastyczność zezwoleń na pracę i oświadczeń w zakresie warunków zatrudnienia i wynagrodzenia, a z drugiej – ochronę praw zatrudnionych cudzoziemców; 
• wprowadzenie przepisów zaostrzających sankcje za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców i przekazywanie nieprawdziwych danych dotyczących zatrudnienia cudzoziemców (wymiar kary grzywny będzie proporcjonalny do liczby nielegalnie zatrudnionych); 
• procedury administracyjne stosowane w związku z zatrudnianiem cudzoziemców, obejmujące złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub złożenie oświadczenia, gromadzenie dowodów w sprawie, wydanie lub uchylenie decyzji, postępowanie odwoławcze, będą prowadzone drogą elektroniczną, 
• wprowadzenie przepisów pozwalających przeprowadzać skuteczne kontrole Straży Granicznej i Państwowej Inspekcji Pracy; 
• wprowadzenie przepisów zobowiązujących pracodawców do informowania pracowników cudzoziemskich o prawach im przysługujących w związku wykonywaną pracą czy możliwością zrzeszania się w związkach zawodowych; 

Do projektu wprowadzone zostaną także przepisy dotyczące programów integracyjnych dla cudzoziemców m.in. pomoc w nauce języka polskiego. Planowany termin przyjęcia projektu przez rząd to 3 kwartał 2024 r.  

News 3: Zmiany w czasie pracy! Resort pracy podjął wyzwanie!

W jednym z ostatnich wydań naszego HR Detektywa pisaliśmy o wynikach badań przeprowadzonych wśród pracodawców, a dotyczących skrócenia czasu pracy. Sprawdź wyniki tutaj > Teraz dowiadujemy się, że resort pracy potwierdza zamiar wprowadzenia nowych regulacji dotyczących czasu pracy jeszcze w tej kadencji rządu.

Rozważane są dwa warianty. Jeden zakłada wprowadzenie czterodniowego tygodnia pracy, drugi – obniżenie o godzinę obecnej normy czasu pracy przy pozostawieniu pięciodniowego tygodnia pracy. Do kodeksu pracy miałby być wprowadzony jeden z nich. Możliwe jest także połączenie dwóch opcji: 35-godzin w tygodniu rozłożone na 4 dni pracy. To wiązałoby się jednak z wydłużeniem dniówek roboczych – aby wypracować 35 godzin w 4-dniowym tygodniu pracy pracownik musiałby pracować dziennie więcej niż 8 godzin (taka dobowa norma czasu pracy obowiązuje obecnie). 

Ale to nie jedyne zmiany, które mogą nastąpić w obszarze czasu pracy. Od dawna bowiem pojawiają się postulaty o zwiększenie elastyczności przepisów, tak aby pracodawcom łatwiej było je  dostosować do warunków, w jakich prowadzą działalność i realnych potrzeb. Jak na razie resort pracy rozpoczął etap analiz, mających pokazać czy i jak zmiana przepisów skracająca czas pracy wpłynie na efektywność  pracy.  

Niewątpliwie wprowadzenie nowych regulacji będzie wzbudzało wiele emocji. Z jednej strony u pracodawców, którzy jak wcześniej informowaliśmy, są mocno podzieleni w tej sprawie, jak i u pracowników, którzy z kolei czekają na te zmiany, a w większości optują za wariantem skrócenia tygodnia pracy do 4 dni. Ważnym aspektem jest też kwestia wynagrodzenia: czy miałoby zostać na tym samym poziomie przy zmniejszonej liczbie godzin pracy? Czy może powinno ulec zmniejszeniu? Tu także z pewnością pojawią się rozbieżności w opiniach.  

Nie można także zapominać o tym, że w wielu sektorach takie rozwiązania nie będą korzystne. Dotyczy to np. branż gdzie  wymagana jest obecność pracowników. Jako przykład można podać stanowiska związane z obsługą klienta. Skrócenie czasu pracy pracowników z jednoczesnym pozostawieniem niezmienionego czasu dostępu klientów do firmy  będzie wymuszało zatrudnienie dodatkowego personelu. I tu pojawia się kolejny problem – sytuacja demograficzna i kurczące się dostępne zasoby pracowników. „Uzupełnianie” zatrudnienia w niektórych branżach może się zatem okazać bardzo trudne. Mogłaby to być jednak szansa dla osób, które, np. ze względu na sytuację życiową nie mogą pracować na pełny etat i chciałby  podjąć zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin.  

Jesteśmy ciekawi w którą stronę pójdą zmiany, będziemy więc śledzić ich losy i na bieżąco informować o kolejnych krokach rządzących w tej sprawie. 

News 4: Czas na zasilenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 

Ostatni dzień maja to ważna data dla pracodawców, którzy zdecydowali się na utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 31 maj przypada bowiem termin na zasilenie konta ZFŚS pierwszą transzą odpisu dokonanego na bieżący rok. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalny, zgodnie z ustawą o ZFŚS, tworzą co do zasady pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy będący jednostkami budżetowymi i samorządowymi zakładami budżetowymi są zobowiązani do tworzenia funduszu bez względu na stan zatrudnienia.  

Fundusz jest tworzony z corocznego odpisu naliczanego na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Wysokość odpisu na jednego zatrudnionego jest uzależniona od przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeśli jest wyższe. Odpis stanowi 37,5% tej kwoty. Wyjątkami są odpisy na pracowników młodocianych (5% w pierwszym, 6% w drugim, a 7% w trzecim roku nauki) oraz na pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. W ich przypadku odpisy wynoszą 50% przeciętnego wynagrodzenia. Dodatkowo odpisy mogą być zwiększone na pracowników posiadających orzeczenie o co najmniej umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. O zasadach dokonywania odpisów decydują zapisy regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.  

W 2024 r. odpis na ZFŚS jest wyliczany w oparciu o przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2023 r które wynosi 6 445,71 zł. Pracodawca, który jest administratorem Funduszu, powinien otworzyć odrębny rachunek bankowy, na który są przekazywane środki Funduszu.  

W terminie do 31 maja danego roku kalendarzowego powinien przekazać na rachunek 75% kwoty rocznego odpisu. Pozostałe 25% podlegają wpłacie do końca września. Ponieważ ze względu na rotację wyliczony na początku roku stan średniego zatrudnienia może ulec zmianie, wielu pracodawców będzie musiało dokonać ponownego obliczenia rocznego odpisu na koniec grudnia w oparciu o faktyczne dane o zatrudnieniu  i wtedy dokonać ewentualnej korekty.  Jeśli okaże się, że wpłacone w ciągu roku środki są mniejsze niż ostateczne kwota odpisu, konieczne będzie dodatkowe zasilenie konta funduszu. Jeśli odpis się zmniejszy możliwe jest wyksięgowanie nadwyżki a rachunku funduszu lub pozostawienie jej na koncie na poczet odpisu w kolejnym roku kalendarzowym.