HR-owe Koło Ratunkowe: Jak pomniejszać urlop? Zasada proporcjonalności w przykładach

Ile urlopu przysługuje zgodnie z Kodeksem pracy?

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi przysługuje coroczny, płatny, nieprzerwany urlop wypoczynkowy. Jego roczny wymiar jest uzależniony od stażu pracy pracownika (do którego wlicza się także okresy nauki) i dla osoby zatrudnionej w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi: 

• 20 dni (160 godzin), jeżeli staż pracownika to mniej niż 10 lat 

• 26 dni (208 godzin), jeżeli staż pracownika wynosi co najmniej 10 lat.  

Jest to pula roczna, przysługująca na dany rok kalendarzowy, która podlega tzw. zasadom proporcjonalności.

Obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego względem czasu pracy – przykład

Przede wszystkim wymiar urlopu ulega proporcjonalnemu uzgodnieniu do wymiaru czasu pracy. Osoba zatrudniona na niepełnym etacie będzie miała zatem odpowiednio mniej urlopu niż pracownik pełnowymiarowy, np. roczny wymiar urlopu dla pracownika ze stażem powyżej 10 lat zatrudnionego za ¾ etatu wynosi 20 dni/160 godzin, co wynika z następującego wyliczenia: 26 * ¾ = 19,50 => musi zostać zaokrąglone do pełnych dni w górę tj. do 20 dni.

Obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego względem przepracowanych miesięcy – przykład

Druga zasada proporcjonalności odnosi się do okresu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego roku, jego wymiar urlopu obniża się proporcjonalnie do liczby przepracowanych miesięcy, przy czym każdy rozpoczęty miesiąc zaokrągla się do pełnego w górę, np.: pracownik zatrudniony u pracodawcy od 1 stycznia do 15 lipca będzie miał prawo do 7/12 ze swojego rocznego wymiaru, uzgodnionego wcześniej do wymiaru czasy pracy. Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy urlop wyniósłby w tym przypadku 12 dni (przy wymiarze rocznym 20 dni) lub 16 dni (przy wymiarze rocznym 26 dni). 

Jaki wpływ mają urlopy związane z rodzicielstwem na prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego? Przeczytaj!

Obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w razie przedłużających się nieobecności – przykłady

Kolejna zasada proporcjonalności dotyczy zmniejszania wymiaru urlopu podczas zatrudnienia w razie wystąpienia przedłużających się nieobecności. Zatrzymajmy się przy tej zasadzie i spróbujmy odkryć jej tajniki. W tym celu zajrzyjmy najpierw do przepisu art. 155² Kodeksu pracy. Czytamy w nim, że drugą zasadę proporcjonalności stosujemy także wobec pracownika, który powraca do pracy w roku kalendarzowym u swojego aktualnego pracodawcy po trwającej co najmniej miesiąc nieobecności spowodowanej konkretnymi przyczynami. Są nimi:  

• urlop bezpłatny 

• urlop wychowawczy 

• pełnienie zasadniczej służby wojskowej, pełnienie terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, pełnienie służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby, odbywanie ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy albo pełnienie służby zastępczej; 

• okres tymczasowego aresztowania; 

• okres odbywania kary pozbawienia wolności; 

• nieusprawiedliwiona nieobecności w pracy. 

Jest to katalog zamknięty. To oznacza, że żadna inna nieobecność, poza wprost wymienionymi (np. okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą), nie wpłynie na wymiar urlopu.

Pochylmy się zatem nad treścią przepisu. Po pierwsze urlop pomniejszy się w roku kalendarzowym, w którym pracownik wraca do pracy. Urlop nie będzie zatem pomniejszony w roku, w którym ta nieobecność się rozpoczęła, jeżeli obejmuje ona co najmniej dwa lata kalendarzowe. Jeżeli natomiast nieobecność obejmuje pełne lata kalendarzowe, pracownik nie nabędzie za nie prawa do urlopu.

Przykład: Pracownik uprawniony do 26 dni urlopu wystąpił o udzielenie urlopu wychowawczego w okresie 1 lipca 2022 do 31 marca 2024 r. Za rok 2022 będzie mu przysługiwało 26 dni urlopu, w roku 2023 nie nabędzie prawa do urlopu, natomiast urlop należny w roku 2024 ulegnie obniżeniu o 3/12 (3 nieprzepracowane miesiące) i wyniesie 20 dni. 

Wymiar urlopu obniżamy o pełne miesiące nieobecności. Za miesiąc należy tu uważać na pewno pełne miesiące kalendarzowe. W przypadku, kiedy nieobecność trwa nieprzerwanie na przełomie miesięcy zastosujemy zasadę liczenia obowiązującą przy liczeniu terminów w prawie pracy, tj. miesiąc upływa z dniem poprzedzającym datą dzień rozpoczęcia biegu terminu (zgodnie z wyrokiem SN do liczenia terminów w przypadku okresów, od których zależą uprawnienia pracownicze nie stosuje się przepisów kodeksu cywilnego).  

Przykład: Pracownik został tymczasowo aresztowany od 13 marca do 23 maja. Nieobecność trwała zatem 2 miesiące i 11 dni, więc urlop pracownika zostanie pomniejszony o 2/12. 

Jeżeli nieobecności w pracy obejmują części miesięcy kalendarzowych wtedy, zgodnie z art. 155² §2 k.p., za miesiąc uważa się łącznie 30 dni. Pojedyncze nieobecności krótsze niż miesiąc nie zmieniają wymiaru urlopu. Zgodnie jednak z przeważającym poglądem, który znalazł potwierdzenie w stanowisku PIP, okresy nieobecności obniżających wymiar urlopu podlegają sumowaniu, niezależnie od przyczyny nieobecności. W takich przypadkach każde 30 dni nieobecności obniża wymiar urlopu pracownika o 1/12. 

Przykład: Pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego w okresie 7-25 marca 2024 r., a następnie w okresie 8-22 maja 2024 r. W sumie liczba dni nieobecności wyniosła 34, czyli jego urlop zostanie obniżony o 1/12.  

Z brzmienia przepisu wynika, że warunkiem obniżenia wymiaru urlopu jest powrót pracownika do pracy po zakończonej nieobecności. Jeżeli dojdzie do rozwiązania umowy w trakcie jej trwania nie będzie podstaw do zmniejszenia wymiaru urlopu wypoczynkowego, chyba że nieobecność trwa co najmniej od 1 stycznia danego roku kalendarzowego i pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu na dany rok. 

Przykład: Pracownik wystąpił o udzielenie urlopu bezpłatnego od dnia 12 lutego 2024 r. do 31 maja 2024 r. Z dniem 30 kwietnia 2024 r. nastąpiło jednak rozwiązanie stosunku pracy za porozumienie stron na wniosek pracownika. W tej sytuacji pracownikowi będzie się należał urlop w proporcjonalnym wymiarze za 4 miesiące roku kalendarzowego, bez obniżania o czas urlopu bezpłatnego. 

Przykład: Pracownikowi udzielono urlopu bezpłatnego od 1 grudnia 2023 r. do 29 lutego 2024 r. W dniem 29 lutego doszło do rozwiązania umowy o pracę. W tym przypadku, ponieważ pracownik przebywając w dniu 1 stycznia na urlopie bezpłatnym, nie nabył prawa do urlopu za rok 2024 r. pracodawca nie będzie miał żadnych zobowiązań wobec pracownika z tego tytułu.   

Wypowiedzenie umowy o pracę po powrocie pracownika z urlopu macierzyńskiego. Sprawdź przepisy!

Urlop wychowawczy. Wyjątek od zasady proporcjonalności – przykład

Na koniec rzecz, o której nie można nie wspomnieć, a mianowicie nieco odmienne zasady jakimi rządzi się urlop wychowawczy. Nie dotyczy go bowiem zasada pomniejszania wymiaru urlopu wypoczynkowego, jeżeli urlop wychowawczy rozpocznie się i zakończy jeszcze w tym samym roku kalendarzowym.  

Przykład: Pracownicy udzielono urlopu wychowawczego w okresie od 15 stycznia do 30 listopada 2024 r.  Pracownicy, pomimo kilkumiesięcznej nieobecności, będzie przysługiwał w 2024 r. pełny wymiar urlopu (20 lub 26 dni)  

Jeżeli jednak pracownik lub pracownica przebywa na urlopie wychowawczym w dniu 1 stycznia danego roku, to nie nabywa prawa do urlopu i jeśli jeszcze w tym samym roku zakończy urlop wychowawczy i powróci do pracy jego/jej urlop wypoczynkowy będzie ustalony w wymiarze proporcjonalnym, obniżonym o liczbę pełnych miesięcy nieobecności. 

Przykład: Pracownik korzystał z urlopu wychowawczego od 1 listopada 2023 r. do 30 czerwca 2024 r. Po powrocie do pracy w 2024 r., od 1 lipca, będzie mu przysługiwał urlop wypoczynkowy w wymiarze 6/12  

Wymiar urlopu ulega obniżeniu, o ile pracownik nie wykorzysta go wcześniej w wyższym wymiarze. Jeżeli tak się stanie pracodawca nie będzie miał żadnych roszczeń do pracownika z tytułu wykorzystania urlopu w większym wymiarze.  

Przykład: Pracownik mający prawo do urlopu w wymiarze 26 dni wykorzystał 20 dni urlopu do maja danego roku. Od 1 sierpnia do 30 listopada korzystał z urlopu bezpłatnego. Urlop powinien zostać obniżony o 4/12 i wynosiłby 18 dni (26/12 * 8 = 17,33 => 18 dni). Ponieważ jednak pracownik wykorzystał wcześniej 20 dni, żadne dodatkowe obniżenie nie nastąpi. Nie jest także dozwolone pomniejszanie urlopu w roku następnym. 

---