HR Detektywi #80 Kończy się czas na przegląd danych ZFŚS i zaległe badania lekarskie!

News 1: Branża handlowa gotowa na zmianę grafików. Aż dwie niedziele handlowe w grudniu?

Do sejmowej Komisji Gospodarki i Rozwoju trafił projekt ustawy o zmianie ustawy o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz niektóre inne dni (druk nr 63). Jak zapowiedział podczas konferencji prasowej Marszałek Sejmu, projekt ma być procedowany na posiedzeniu we wtorek, 28 listopada.

W tym roku Wigilia Bożego Narodzenia wypada w niedzielę 24 grudnia. Ma ona zostać objęta zakazem handlu. Projekt przewiduje natomiast aż dwie niedziele handlowe w grudniu – 10 i 17 grudnia, czyli “w dwie kolejne niedziele poprzedzające niedzielę przypadającą na 24 grudnia”.

Ustawa wejdzie w życie po upływie dnia następującego po ogłoszeniu.

Warto zaznaczyć, że pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład (art. 129 § 3 Kp). Ponieważ grudniowe harmonogramy zostały już przekazane do wiadomości pracowników, działy kadrowo-płacowe i osoby nadzorujące czas pracy będą musiały dokonać zmian w grafikach i po raz kolejny, ogłosić je pracownikom. Wiąże się to oczywiście z niedogodnościami w organizowaniu życia rodzinnego osób zatrudnionych w handlu.

News 2: Posiłki i napoje profilaktyczne w okresie zimowym

Okres zimowy jest zdefiniowany w przepisach BHP jako czas od 1 listopada do 31 marca, i jako taki nakłada na pracodawców dodatkowe obowiązki. Jeśli warunki BHP nie spełniają wymagań określonych prawem i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, pracownik może odmówić wykonywania swoich obowiązków, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego. Zachowuje za ten czas prawo do wynagrodzenia. Pracodawcy, za złamanie przepisów BHP, grozi kara grzywny do 30 000 zł.

W okresie zimowym, pracownicy zatrudnieni na otwartej przestrzeni do prac wymagających znacznego wysiłku fizycznego, mają prawo do otrzymywania posiłków profilaktycznych. Kryterium to dotyczy tych, którzy w ciągu zmiany roboczej generują wydatek energetyczny przekraczający 1500 kcal (6280 kJ) dla mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) dla kobiet. W takich przypadkach prawo do posiłków profilaktycznych nie jest uzależnione od panującej na zewnątrz temperatury powietrza. Posiłki profilaktyczne należą się również m.in. osobom pracującym w pomieszczeniach zamkniętych, gdzie ze względów technologicznych temperatura utrzymuje się poniżej 10°C, przy wydatku energetycznym przekraczającym 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet.

Pracodawcy są także zobowiązani do zapewnienia pracownikom napojów profilaktycznych, przy wydatku energetycznym przekraczającym 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet – niezależnie od pory roku. W sytuacji, gdy wydatek energetyczny jest niższy, obowiązek zapewnienia napojów pracownikom na otwartej przestrzeni jest uzależniony od temperatury powietrza. Gorące napoje przysługują zatrudnionym w tych dniach, w których temperatura spada poniżej 10°C, w ciągu całej zmiany roboczej i w ilości zaspokajającej potrzeby danego pracownika.

Jeśli chodzi o temperaturę w pomieszczeniach, co do zasady – jak podaje PIP – pracodawcy powinni zapewnić pracownikom warunki odpowiednie do rodzaju wykonywanych zadań (tj. np. metody pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania), nie niższą jednak niż 14°C. Chyba, że względy technologiczne na to nie pozwalają – np. w przypadku chłodni. W pomieszczeniach, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna i w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może spaść poniżej 18°C. Z kolei w przypadku osób pracujących na otwartej przestrzeni, pracodawcy powinni zapewnić pomieszczenia umożliwiające ogrzanie się lub zmianę odzieży. Temperatura w takim miejscu nie może być niższa niż 16°C. Jeśli jednak, ze względu na rodzaj wykonywanej pracy, nie jest możliwe zapewnienie takiego pomieszczenia, pracownicy powinni mieć dostęp do odpowiednio urządzonego źródła ciepła do ogrzania się, w pobliżu miejsca ich pracy (oczywiście przy zachowaniu wymagań ochrony ppoż.).

Dodatkowo, pracownicy zatrudnieni do prac na otwartej przestrzeni, powinni mieć zapewnioną odzież chroniącą ich przed niską temperaturą, a np. osoby zatrudnione do prac na wysokościach (np. do odśnieżania dachów) – poza innymi standardami związanymi stricte z pracą na wysokościach – powinny być wyposażone w odpowiednie środki ochrony przed upadkiem z wysokości.

News 3: Nowe limity dla dorabiających emerytów i rencistów od grudnia 2023 roku!

Od 1 grudnia 2023 roku wejdą w życie nowe limity dotyczące dodatkowych zarobków dla osób pobierających emerytury i renty, po przekroczeniu których emerytura lub renta może zostać zredukowana, a nawet wstrzymana. Limity te są uzależnione od wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Zgodnie z komunikatem prezes ZUS z 13 listopada br., od grudnia br. osoby pobierające wcześniejszą emeryturę (tj. „świadczenie przedemerytalne”), rentę rodzinną lub rentę z tytułu niezdolności do pracy będą mogły „dorobić” do pobieranego świadczenia maksymalnie 5036,50 zł miesięcznie, zanim ich świadczenie zostanie zmniejszone. Jeśli ich zarobki przekroczą 9353,50 zł miesięcznie, ich świadczenie zostanie zawieszone w całości. Emeryci pobierający emeryturę właściwą mogą „dorabiać” do swojego świadczenia bez ograniczeń.

News 4: Kończy się czas na coroczny przegląd danych gromadzonych w związku z prowadzeniem ZFŚS

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawcy muszą przeprowadzać roczny przegląd danych osobowych pracowników w kontekście działalności ZFŚS. Celem tego przeglądu jest identyfikacja i usunięcie danych, które nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane. W trakcie weryfikacji, należy dokładnie ocenić przydatność danych zarówno dla procesu przyznawania świadczeń, jak i w kontekście dochodzenia roszczeń czy obrony przed zarzutami w przypadku kontroli. Tylko dane, które są uznane za niezbędne do realizacji tych celów, mogą być nadal przechowywane.

Po przeprowadzeniu weryfikacji warto sporządzić protokół, który szczegółowo dokumentuje, jakie informacje zostały usunięte. Taki dokument jest także istotny w przypadku kontroli przez UODO – dowodzi, że pracodawca spełnił nałożony na niego obowiązek. W procesie weryfikacji ważne również ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które mają do nich uprawnienia ze względu na swoje obowiązki. Jeśli pewne dane są potrzebne tylko do dochodzenia roszczeń, nie powinny być dostępne dla wszystkich, a tylko dla wybranych członków komisji socjalnej. W praktyce często pracodawcy wprowadzają segregację dokumentacji – oddzielnie przechowują dane potrzebne do przyznania świadczeń, a oddzielnie te, które są przechowywane z innych powodów, ewentualnie ograniczają dostęp do określonych danych wybranych osobom.

News 5: Tylko do 28 grudnia 2023 r. jest czas na zaległe badania lekarskie i szkolenia BHP!

Od 1 lipca 2023 roku, czyli od dnia zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego, rozpoczął się 180-dniowy bieg terminu na zrealizowanie odłożonych badań lekarskich oraz szkoleń BHP. Ostateczny czas ich przeprowadzenia upływa 28 grudnia 2023 roku. Niezastosowanie się do tych wymogów może skutkować nałożeniem grzywny w przedziale od 1 000 do 30 000 zł, zgodnie z art. 283 § 1 Kodeksu pracy.

Szkolenia BHP powinny być przeprowadzane osobiście (w okresie pandemii dopuszczalne było ich zdalne realizowanie, z wyjątkiem szkoleń dotyczących pracy z czynnikami ryzyka – obecnie nie ma już takiej możliwości).

Jak poinformował Departament Prawa Pracy w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, w odpowiedzi na pytania GIP, jeśli ważność orzeczenia lekarskiego wygasła w trakcie pandemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawca i pracownik mają obowiązek przeprowadzenia badań w ciągu 180 dni od zniesienia tych stanów. Z kolei jeżeli ważność orzeczenia upłynęła po ich zniesieniu (po 30 czerwca 2023 r.), okres 180 dni może być traktowany jako okres przejściowy na wykonanie badań. Niemniej jednak, resort podkreśla, że pracodawcy powinni niezwłocznie kierować pracowników na badania, a pracownicy powinni je realizować bez niepotrzebnych opóźnień.

UWAGA! Obowiązek pracodawcy kierowania pracowników na badania profilaktyczne jest nierozerwalnie powiązany z obowiązkiem pracowników poddania się tym badaniom. Odmowa poddania się profilaktycznym badaniom lekarskim stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. W określonych okolicznościach może być podstawą wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia.

News 6: Nowe stawki minimalnego wynagrodzenia dla młodocianych i wpłat na PFRON od 1 grudnia!

Z początkiem grudnia 2023 roku nastąpią zmiany w zakresie wynagrodzeń młodocianych pracowników oraz wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Wynikają one z ogłoszonego przez GUS średniego poziomu wynagrodzenia w trzecim kwartale br., które osiągnęło poziom 7194,95 zł (tj. wzrosło wobec drugiego kwartału o 189,19 zł).

W związku z powyższym, od 1 grudnia 2023 roku do końca lutego 2024 roku, wynagrodzenie młodocianych pracowników będzie się kształtowało następująco:

• 575,60 zł dla pracownika w pierwszym roku nauki,
• 647,55 zł dla pracownika w drugim roku nauki,
• 719,50 zł dla pracownika w trzecim roku nauki.

Powyższe kwoty stanowią odpowiednio 8%, 9% i 10% średniego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału.

Również od 1 grudnia 2023 roku do 29 lutego 2024 roku, pracodawcy będą zobowiązani do dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON w zmienionej wysokości. Wysokość tych wpłat będzie równa iloczynowi kwoty 2924,75 zł i liczby pracowników, która odpowiada różnicy między zatrudnieniem gwarantującym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6% a faktycznym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w danej firmie.

News 7: Dni Honorowego Krwiodawstwa PCK. Ile zwolnienia od pracy przysługuje honorowym dawcom krwi? 

W dniach 22-26 listopada obchodzone są Dni Honorowego Krwiodawstwa PCK. Bezinteresowny dar krwi to jednocześnie dar życia dla potrzebujących. Dobroczynność wyrażona poprzez honorowe krwiodawstwo jest godna najwyższego uznania i szacunku. Wszystkim Krwiodawcom życzymy dużo zdrowia!

W ramach zachęty do oddawania krwi przypominamy, że honorowym dawcom krwi przysługują na stałe dwa dni zwolnienia za oddanie krwi (w dniu, w którym oddaje krew oraz w dniu następnym), zwrot utraconego zarobku na zasadach wynikających z przepisów prawa pracy, zwrot kosztów przejazdu do jednostki organizacyjnej publicznej służby krwi na zasadach określonych w przepisach w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju; koszt przejazdu ponosi jednostka organizacyjna publicznej służby krwi oraz posiłek regeneracyjny.

News 8: Nowe zasady liczenia limitów zarobkowania dla działalności nierejestrowanej

W 2024 roku planowane są istotne zmiany w kwestii obliczania limitu przychodów dla działalności nierejestrowanej. Zgodnie z proponowanymi przepisami, limit przychodów dla takiej działalności ma być ustalany jako dziewięciokrotność wynagrodzenia minimalnego. Przyjmując, że minimalne wynagrodzenie od lipca 2024 roku wyniesie 4300 zł, roczny limit przychodów z działalności nierejestrowanej osiągnie około 38 700 zł. Kluczową zmianą jest przejście z miesięcznego na roczny sposób liczenia limitu, co pozwoli na wykorzystanie całego limitu w ramach jednego większego zlecenia.

Działalność nierejestrowana to forma zarobkowania osób fizycznych, która nie jest klasyfikowana jako działalność gospodarcza w pełnym tego słowa znaczeniu. Głównie ze względu na brak regularności w działaniach zarobkowych. Można ją prowadzić na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa o dzieło, umowa zlecenie, czy umowa o pomoc przy zbiorach. Nie jest dozwolone prowadzenie jej w ramach spółki cywilnej czy w formie działalności regulowanej (wymagającej specjalnych zezwoleń lub koncesji). Również w przypadku, gdy w ciągu ostatnich 60 miesięcy dana osoba prowadziła działalność gospodarczą (zawieszenie działalności jest traktowane jako jej brak).

Obecnie – w drugiej połowie 2023 roku, aby prowadzić działalność nierejestrowaną, nie można przekroczyć miesięcznego limitu przychodów wynoszącego 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, tj. 2700 zł.

Osoby bezrobotne, które rozważają prowadzenie działalności nierejestrowanej, muszą pamiętać, że nie mogą tego robić na podstawie umów cywilnoprawnych, gdyż mogą stracić status osoby bezrobotnej. W takim przypadku, zwykle wybierają umowę sprzedaży. Obecnie, aby zachować status osoby bezrobotnej, przychód z takiej działalności nie może przekroczyć 50% minimalnego wynagrodzenia, czyli 1800 zł. Przekroczenie tego progu skutkuje utratą nie tylko statusu osoby bezrobotnej, ale i ubezpieczonej.

PIT-11, czyli podatkowe zamknięcie roku 2023!
Dołącz do szkolenia i dowiedz się jak prawidłowo wypełnić i wysłać PIT-11 za pracowników i zleceniobiorców