HR-owe Koło Ratunkowe: Wpływ urlopu bezpłatnego na urlop wypoczynkowy

Czy urlop bezpłatny wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca udzielił pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat urlopu bezpłatnego na okres od 1 listopada 2023 roku do końca marca 2024 roku. Przez dwa miesiące 2023 roku pracownik był zawieszony w swoich prawach i obowiązkach. Czy pracodawca powinien pomniejszyć pracownikowi urlop wypoczynkowy za 2023 rok o wspomniane, dwa nieprzepracowane miesiące?  

Przepisy prawa pracy o urlopie wypoczynkowym

Jedną z podstawowych zasad prawa pracy jest prawo pracownika do wypoczynku, zaś jednym z elementów realizacji tego prawa są przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych. Zgodnie z nimi pracownik ma prawo do corocznego płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, za który powinien otrzymać wynagrodzenie takie, jakie otrzymałby gdyby, zamiast być na urlopie, pracował.  

Roczny wymiar urlopu, czyli liczba dni wypoczynku, jest uzależniony od łącznego stażu pracy pracownika. Obecnie takie wymiary są dwa: 20 dni – przy stażu mniejszym niż 10 lat i 26 dni  – jeśli staż jest co najmniej 10-letni. Na staż pracy składają się okresy pracy, ale także, na podstawie przepisów szczególnych, inne okresy, nie będące okresami zatrudnienia. Takimi okresami są np. okresy nauki czy okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych.  

To, jaką liczbą dni urlopu w roku będzie dysponował pracownik, jest też uzależnione od wymiaru czasu pracy i okresu, jaki w ciągu roku przepracował. Urlop wypoczynkowy rządzi się bowiem zasadami proporcjonalności: do wymiaru czasu pracy oraz liczby przepracowanych w roku miesięcy. Jeśli jednak pracownik jest zatrudniony przez cały rok kalendarzowy, przysługuje mu pełny roczny wymiar urlopu. 

Pierwszy rok pracy a prawo do urlopu to zagadnienie przysparzające wielu kłopotów szczególnie początkującym kadrowcom. A to wszystko z uwagi m.in. na rozbieżności interpretacyjne. Sprawdź wykładnie dot. wyliczania urlopu na praktycznych przykładach.

Zasada proporcjonalności w urlopach wypoczynkowych

Kodeks pracy przewiduje także kilka sytuacji, w których wymiar urlopu pracownika może zostać zmniejszony, pomimo pozostawania w zatrudnieniu przez cały rok.

Zasada proporcjonalności jest stosowana także w sytuacji, kiedy pracownik, który powraca do pracy po trwającym co najmniej 1 miesiąc urlopie bezpłatnym, urlopie wychowawczym, pełnieniu służby wojskowej (zasadniczej, terytorialnej, czy ćwiczeniach wojskowych rezerwy), okresie tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności oraz nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. 

Każdy pełny miesiąc takiej nieobecności obniża wymiar urlopu proporcjonalnie o 1/12, o ile pracownik, który nabył prawo do urlopu w danym roku kalendarzowym, przez rozpoczęciem nieobecności nie wykorzystał tego urlopu w wyższym wymiarze. Z brzmienia przepisu wynika, że pomniejszenia urlopu można dokonać tylko w roku, w którym pracownik powraca do pracy po zakończonym np. urlopie bezpłatnym. Oznacza to, że w przypadku będącym tłem naszych rozważań nie będzie możliwe pomniejszenie urlopu pracownika w roku 2023. W tym roku rozpoczął on korzystanie z urlopu bezpłatnego, ale z niego jeszcze tym samym roku nie powrócił. Jego urlop trwa nadal, aż do marca kolejnego roku. W związku z tym pracownikowi za rok 2023 będzie przysługiwał pełny roczny wymiar urlopu (20 lub 26 dni).   

Pomniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego

Pomniejszenie wymiaru urlopu będzie natomiast możliwe w roku 2024, kiedy to pracownik zakończy swój urlop bezpłatny. Jeśli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego od 1 stycznia danego roku (udzielonego od 1 stycznia lub będącego kontynuacją urlopu rozpoczętego w roku poprzednim), to zgodnie z art. 155² k.p. wymiar urlopu wypoczynkowego ustala się proporcjonalnie do okresu wykonywania pracy pozostałego do końca roku kalendarzowego lub okresu zatrudnienia w roku (jeśli przed końcem roku doszłoby do zakończenia zatrudnienia). W naszym przypadku pracownikowi będzie w 2024 roku przysługiwał urlop w wymiarze 9/12 z 20 lub 26 dni (za okres kwiecień-grudzień).

Urlop bezpłatny pomniejsza wymiar urlopu wypoczynkowego

Z jeszcze inną sytuacją mielibyśmy do czynienia, gdyby pracownik skorzystał z urlopu bezpłatnego już po nabyciu prawa do urlopu w danym roku i jeszcze w tym samym roku by go zakończył. Wtedy też nastąpi zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc przebywania na urlopie bezpłatnym. Przyjmijmy że pracownik, który 1 stycznia nabył prawo do urlopu poszedł na urlop bezpłatny w okresie od 1 maja do 31 sierpnia. Jego wymiar urlopu zostanie pomniejszony o 4/12 z należnego mu wymiaru rocznego, czyli wyniesie 14 (przy wymiarze 20 dni) lub 18 dni (przy wymiarze 26 dni). Nie zostałby on jednak zmniejszony gdyby przed 1 maja pracownik skorzystałby z więcej niż 14 lub 18 dni urlopu wypoczynkowego. Nie jest bowiem dozwolone obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego, nawet jeżeli pracodawca wie, że pracownik zamierza później skorzystać z urlopu bezpłatnego.    

W taki sam sposób pracodawca postąpiłby, jeśli pracownik był nieobecny z innych wskazanych w art. 155² kp. przyczyn.    

Czy urlop wychowawczy wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego?

Należy tu jednak zwrócić uwagę na szczególny przypadek, jakim jest urlop wychowawczy. Jeżeli urlop wychowawczy rozpocząłby się w trakcie roku po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego i jeszcze w tym samym roku zakończył, pracodawca nie będzie miał możliwości obniżenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika. Przykład: pracownica złożyła wniosek o udzielenie jej urlopu wychowawczego w okresie od 15 stycznia do 15 grudnia 2024 roku. Pomimo tego, że nie było jej w pracy przez 11 miesięcy, pracownica zachowa prawo do pełnego rocznego urlopu (20 lub 26 dni).   

Czy można udzielić urlopu wypoczynkowego w wymiarze godzinowym w sytuacji, gdy pracownik pracuje na cały etat? Co w sytuacji, gdy pracownikowi pełnoetatowemu pozostało do wykorzystania kilka godzin urlopu zaległego? Sprawdź dostępne rozwiązania!