HR-owe Koło Ratunkowe: Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Konkretny termin wypłaty wynagrodzenia

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie za pracę jest podstawowym prawem pracownika, zaś wypłata wynagrodzenia jest podstawowym obowiązkiem pracodawcy i istotnym warunkiem umowy o pracę. Wynagrodzenie powinno być wypłacane nie rzadziej niż raz w miesiącu w stałym, z góry ustalonym terminie, niezwłocznie po ustaleniu jego wysokości (Art. 85 § 1 k.p.). Konkretny termin, w którym pracodawca będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia powinien być ustalony i wskazany jednoznacznie w układzie zbiorowym, regulaminie pracy  (Art. 104¹ § 1 pkt 5 k.p.) lub w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia (Art. 29 § 3 k.p.).

Wynagrodzenie, przysługujące za wykonaną pracę, odpowiednio do jej rodzaju, ilości i jakości, może być określone w stałej miesięcznej wysokości, jako miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego lub jako elementy zmienne, np. w postaci stawki godzinowej lub składników zależnych od określonych rezultatów (akord).

Za wynagrodzenie godziwe według Europejskiej Karty Społecznej uznaje się wynagrodzenie ustalone na poziomie około 68% przeciętnego wynagrodzenia krajowego.

Minimalne wynagrodzenie za pracę ważne, nawet gdy stawki pracowników ustalone są w wyższej wysokości

Zgodnie z ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r., poz. 2207) pracownicy etatowi mają ustawowo zagwarantowaną minimalną wysokość wynagrodzenia za pracę. Art. 6 ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi, iż wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia. Wartość ta jest corocznie aktualizowana. Na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 14.09.2021 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2022 r. określono:

• wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2022 r. wyniesie 3010,00 zł brutto,
• minimalna stawka godzinowa w 2022 r. wyniesie 19,70 zł brutto.

Warto wiedzieć, że w 2023 roku pracownicy i pracodawcy mogą spodziewać się dwukrotnej waloryzacji minimalnego wynagrodzenia za pracę – w styczniu i lipcu. Zapowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej ma związek ze wskaźnikiem inflacji. Dziennik Gazeta Prawna podaje, że przyszłoroczne najniższe wynagrodzenie będzie wynosiło prawdopodobnie co najmniej 3 416,30 zł, czyli o 406,30 zł więcej niż obecnie. Przeczytaj więcej w artykule: “Do 15-go czerwca Rada Dialogu Społecznego musi poznać propozycję minimalnego wynagrodzenia na 2023 rok”.

Wspominam o tym na łamach niniejszego artykułu ze względu na to, że – po pierwsze, koszty wynagrodzeń stanowią w ogóle wydatków w firmach jedno z największych i najbardziej strategicznych zobowiązań. Po drugie, minimalne wynagrodzenie (nawet, jeśli miesięczne stawki płac pracowników są zdecydowanie większe i teoretycznie problem ten może danej firmy nie dotyczyć), wpływa na wysokość wielu innych składników wynagrodzeń, które w większej skali mogą znacząco wpływać na wynik finansowy – mowa tutaj np. o:

• odprawie w związku z rozwiązaniem stosunku pracy – wysokość odprawy pieniężnej nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (w 2022 r. – 45 150,00 zł)
• odszkodowaniu dla pracownika, który doznał mobbingu
• odszkodowaniu za naruszenie zasady równego traktowania pracowników
• wynagrodzenie za przestój – należne pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy.

O wpływie wzrostu minimalnego wynagrodzenia na wysokość innych świadczeń w 2022 r. przeczytasz tutaj >

Zwracam też Twoją uwagę na szczególny przypadek, gdy pracownik jest zatrudniony na część etatu, a jego wysokość ustalana jest proporcjonalnie do wielkości etatu danego pracownika. W określonych sytuacjach, gdy pracownik nie uzyska w danym miesiącu płacy minimalnej, przysługuje mu wyrównanie do tej kwoty. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wyrównaniu wynagrodzenia do poziomu minimalnego, przeczytaj ten artykuł > Zaczynając przygodę z polityką wynagrodzeń w firmie musisz znać tego rodzaju niuanse!

Koszt składek ZUS finansowanych przez płatnika

Poza kosztem wynagrodzenia brutto pracownika, określonym w umowie, pracodawca ponosi jeszcze koszt składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika składek. Są to:

Składka na ubezpieczenie emerytalne	9,76%
Składa na ubezpieczenie rentowe	6,5%
Składka na ubezpieczenie wypadkowe	Od 0,67% do 3,33%
Składka na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy	2,45%
Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	0,1%

Przykład wyliczenia kosztu pracodawcy

Pracodawca opłaca składkę wypadkową w wysokości 1,67%. Miesięczna stawka wynagrodzenia brutto pracownika wynosi 4250 zł.

Składka emerytalna	4250 * 9,76% = 414,80 zł
Składa rentowa	4250 * 6,5% = 276,25 zł
Składka wypadkowa	4250 * 1,67% = 70,98 zł
Razem składki społeczne	762,03 zł
FP i FS	4250 * 2,45% = 104,13 zł
FGŚP	4250 * 0,1% = 4,25 zł
Łączny koszt ZUS pracodawcy	870,41 zł

Całkowity koszt wynagrodzenia pracownika, jaki musi ponieść pracodawca: 4250 (brutto pracownika) + 870,41 (składki pracodawcy) = 5120,41 zł

Benefity finansowane przez pracodawcę oraz składniki wynagrodzeń przysługujące za okresy niewykonywania pracy

Wszelkie należności wynikające ze stosunku pracy (w tym wspomniane wyżej wynagrodzenie zasadnicze), finansowane ze środków pracodawcy, takie jak wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w nocy, premie, prowizje, odprawy i odszkodowania, czy świadczenia urlopowe również stanowią koszt pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że przysługujące pracownikom składniki wynagrodzeń za okresy niewykonywania pracy, wynikające z odrębnych przepisów, również zaliczamy do kosztów pracodawcy. Będą to m.in.:

• wynagrodzenie za urlop (20 lub 26 dni, zależnie od stażu pracy pracownika),
• wynagrodzenie za chorobę (14 lub 33 dni w roku, zależnie od wieku pracownika)
• zwolnienie na poszukiwanie pracy (2 lub 3 dni, zależnie od okresu wypowiedzenia pracownika)
• zwolnienia na opiekę nad dzieckiem (art. 188 KP) przysługujące pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat (w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego).

Warto wiedzieć, że pracodawca może, w drodze wewnętrznych uregulowań, zwiększyć procent świadczeń i przyznać wszystkim prawo do 100% wynagrodzenia chorobowego, bez względu na przyczynę niezdolności do pracy.

Decyzja pracodawcy o tym, że finansuje pracownikom dodatkowe świadczenia w postaci indywidualnych benefitów (np. popularnych pakietów medycznych lub sportowych) również stanowić będą koszt pracodawcy uwzględniany na listach płac, a to z uwagi na to, że udostępnienie pracownikom świadczeń rzeczowych stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy podlegający obowiązkowi odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, a także konieczność opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Przykład wyliczenia kosztu pracodawcy z dodatkowymi składnikami wynagrodzeń

Pracodawca opłaca składkę wypadkową w wysokości 0,67%. Miesięczna stawka wynagrodzenia brutto pracownika wynosi 4250 zł. Pracownik otrzymał od pracodawcy kartę sportową, której wartość wynosi 110 zł, a także wynagrodzenie za nadgodziny w kwocie 634,08 zł.

Wynagrodzenie zasadnicze	4250 zł
Karta sportowa	110 zł
Wynagrodzenie za nadgodziny	634 zł
Łączne wynagrodzenie brutto	4994 zł
Podstawa wymiaru składek ZUS	4994 zł
Składka emerytalna	4994 * 9,76% = 487,41 zł
Składa rentowa	4994 * 6,5% = 324,61 zł
Składka wypadkowa	4994 * 0,67% = 33,46 zł
Razem składki społeczne	845,48 zł
FP i FS	4994 * 2,45% = 122,35 zł
FGŚP	4994 * 0,1% = 4,99 zł
Łączny koszt ZUS pracodawcy	972,82 zł

Całkowity koszt wynagrodzenia pracownika, jaki musi ponieść pracodawca: 4994 (brutto pracownika) + 972,82 (składki pracodawcy) = 5966,82 zł