HR-owe Koło Ratunkowe: Czas pracy pracowników mobilnych

Mam pytanie dotyczące czasu pracy. Firma zatrudnia pracowników zajmujących się serwisem turbin wiatrowych, co wiąże się z tym, że większość czasu przebywają oni poza siedzibą firmy. Nie zawsze przed wyjazdem “w teren” wchodzą do siedziby firmy. Często po prosto jadą na miejsce awarii/serwisu. Czy w związku z tym droga na i z miejsca awarii powinna zostać wliczana do czasu ich pracy? Czy należą się im odbiory godzin za czas przejazdu? W jaki sposób powinna być prowadzona ich ewidencja czasu pracy? 

Czy okres nieświadczenia pracy może zaliczać się do czasu pracy?

Zgodnie z art. 128 kp czasem pracy pracownika jest czas, w którym pozostaje on w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w miejscu przez niego wyznaczonym. Oznacza to, że czasem pracy jest nie tylko ten czas efektywnego świadczenia pracy, ale także okresy jej nieświadczenia, jeżeli pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy we wskazanym przez niego miejscu. Przykładem takiej sytuacji może być np. przestój, czyli okres powstrzymania się od pracy w związku z doznanymi przeszkodami w jej wykonywaniu. 

Pamiętaj! W umowie o pracę wskaż właściwe miejsce wykonywania pracy!

Stąd tak duże znaczenie ma właściwe określenie miejsca wykonywania pracy przez pracownika w jego umowie o pracę. Może to być zarówno stałe miejsce (np. biuro czy placówka handlowa), ale także określony obszar geograficzny (powiat, województwo lub kilka województw), po którym na co dzień porusza się pracownik, aby realizować swoje obowiązki wynikające z umowy.

Właściwe określenie miejsca pracy ma wpływ także na zobowiązania pracodawcy wobec pracownika w przypadku podróży służbowych, tzw. delegacji.

Ustalając miejsce pracy pracownika należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby pracownik miał możliwość wykonania powierzonych mu zadań w ramach obowiązujących go norm czasu pracy i wymiaru czasu pracy. Miejsce wykonywania pracy wpływa również na to jakim systemem czasu pracy będzie objęty pracownik, a tym samym na to, jak będzie ewidencjonowany i rozliczany jego czas pracy. 

Ewidencja czasu pracy. Co powinna zawierać, aby zabezpieczyć obowiązki pracodawcy?

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy w stosunku do każdego pracownika indywidualnie. Podstawowym jej zadaniem jest umożliwienie prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą. Jednak zakres informacji, które powinny być zawarte w ewidencji zależy od tego, w jakim systemie czasu pracy pracuje dany pracownik. W przypadku pracowników stacjonarnych ewidencja jest szczegółowa i powinna zawierać m. in.:

• liczbę godzin pracy ze wskazaniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbę godzin pracy w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych.

Biorąc pod uwagę stałe miejsce wykonywania pracy, pozyskanie takich informacji nie powinno stanowić problemu. Jak ewidencjonować czas pracy przy użyciu nowoczesnych technologii? Przeczytaj więcej!

Jak skutecznie ewidencjonować czas pracy pracowników mobilnych?

Nieco inaczej wygląda to w przypadku pracowników mobilnych, takich jak przedstawiciele handlowi czy serwisanci, którzy jako miejsce wykonywania pracy mają zwykle wskazany obszar geograficzny. Takie osoby, rozproszone w terenie (czasem po całym kraju) często w ogóle nie odwiedzają siedziby pracodawcy, czy jego placówek, albo czynią to bardzo rzadko. Nie jest zatem możliwe szczegółowe  ewidencjonowanie ich godzin pracy. Z tego względu tacy pracownicy obejmowani są zadaniowym systemem czasu pracy, a wtedy nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, a jedynie dni w których praca była świadczona oraz informacji o dniach wolnych od pracy, nieobecnościach, że wskazaniem rodzaju i wymiaru danego zwolnienia od pracy. 

Zadaniowy czas pracy – rozwiązanie idealne dla pracowników mobilnych

Istotą zadaniowego czasu pracy jest to, że czas pracy jest określony wymiarem zadań, które jednak powinny być ustalone w sposób umożliwiający ich realizacji w ramach norm i wymiaru czasu pracy obowiązujących danego pracownika. Co istotne, przepisy art. 140 Kodeksu pracy wskazują kiedy można taki system zastosować (tylko w przypadku, kiedy jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją), a także, że wymiar zadań powinien być ustalony w porozumieniu z pracownikiem. W praktyce to on najlepiej wie, co i w jakim zakresie jest w stanie zrobić na „swoim” terenie, w ramach przypisanych norm przy zachowaniu zwykłej staranności i sumienności. Po ustaleniu wymiaru zadań to po stronie pracownika jest takie zorganizowanie swojej pracy, aby je właściwie, w pełnym zakresie, wykonać. Czy wiesz jak prawidłowo korzystać z zadaniowego systemu czasu pracy w przypadku pracy zdalnej? Sprawdź odpowiedź eksperta!

Czy czas dojazdu na miejsce świadczenia pracy wlicza się do czasu pracy?

Tu dochodzimy do pytania, które postawiliśmy na początku: czy czas dojazdu na miejsce świadczenia pracy, np. awarii, którą pracownik ma usunąć, należy wliczyć do czasu pracy czy nie? Nie znajdziemy na nie odpowiedzi wprost w Kodeksie pracy, ale z pomocą przychodzi nam orzecznictwo, które wydaje się być w tej kwestii zdecydowane.

…czasem pracy (art. 128 §1 k.p.) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (…) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych.

Wyrok SN z dnie 6 maja 2014 r II PK 219/13, niepubl.

Zdaniem sądu nie ma przy tym znaczenia jakim środkiem transportu porusza się pracownik oraz czym się zajmuje w trakcie przejazdu (np. prowadzi samochód czy odpoczywa). Podobnie wypowiedział się SN w innym wyroku dotyczącym przedstawicieli handlowych:

…czas pracy w rozumieniu art. 128 k.p. rozpoczyna się od wyjazdu z miejsca zamieszkania pracownika przedstawiciela handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania. Czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego.

Wyrok SN z dn. 3 grudnia 2008 r. I PK 107/08, OSNP 2010, nr 11-12, poz. 133  

Warto też wspomnieć tutaj o kierowcach, wobec których sąd orzekł, że czas prowadzenia pojazdu jest ich czasem pracy od momentu wyjazdu z miejsca stałego postoju (wyrok SN z dn. 19 lutego 2007 r. I PK).

Kiedy wynagrodzenie za nadgodziny można zastąpić ryczałtem

Tak jak pracowników stacjonarnemu, tak i mobilnemu zatrudnionemu w systemie zadaniowym, mogą się zdarzyć sytuacje, w których, pomimo prawidłowo ustalonych zadań, dojdzie do przekroczenia norm czasu pracy (czyli do pracy nadliczbowej) czy pracy w porze nocnej. Ponieważ zewidencjonowanie i dokładne rozliczenia takich godzin jest utrudnione, w przypadku pracowników wykonujących na stałe pracę poza zakładem pracy, Kodeks pracy pozwala na zastąpienie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe wraz z dodatkami, czy pracę w nocy, miesięcznym ryczałtem. Powinien od odpowiadać szacowanemu wymiarowi godzin, które pracownik może przepracować w godzinach nadliczbowych lub porze nocnej. W razie zaniżenia wartości ryczałtu, pracownik ma prawo dochodzenia wypłaty różnicy pomiędzy kwotą ryczałtu, w wynagrodzeniem jakie otrzymałby gdyby jego godziny, nadliczbowe czy nocne, zostały rozliczone jednostkowo.