RODO i kontrola w sieci: Czy pracodawca może monitorować aktywność pracownika w mediach społecznościowych?

Jakie są granice kontroli pracowników w mediach społecznościowych?

Pracodawca zatrudniając pracownika, na podstawie przepisów prawa pracy ma możliwość przetwarzania jego danych osobowych. Kodeks pracy nie definiuje danych osobowych. W tym zakresie należy posiłkować się przepisami RODO.

Portale społecznościowe stały się na tyle powszechne, że można domniemywać, że większość pracowników firmy będzie posiadała choćby jedno konto, na którymś z nich. Czy w związku z tym, że profile na portalach społecznościowych są publiczne, pracodawcy mogą przetwarzać zawarte tam dane dla własnych celów? Co do zasady, kontrola pracowników w mediach społecznościowych nie jest generalnie dozwolona. Przetwarzanie danych osoby, co do zasady, wymaga podstawy prawnej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych pracownika może być prawnie uzasadniony interes pracodawcy. Istnienie uzasadnionego interesu będzie zależało od celu, w jakim pracodawca faktycznie analizuje np. wpisy pracowników na portalach społecznościowych. 

Pracodawca chcący działać zgodnie z prawem powinien:

• uregulować kwestie monitorowania aktywności pracowników na portalach społecznościowych przepisami wewnątrzzakładowymi, np. w wewnętrznej polityce dbania o dobry wizerunek marki lub w regulaminie pracy,
• upewnić się, że pracownicy zostali skutecznie poinformowani o tym, że pracodawca będzie weryfikował informacje umieszczane przez nich przy użyciu portali społecznościowych.

Obowiązki pracodawcy względem kontroli aktywności online pracowników – co warto wiedzieć?

W przepisach dotyczących polityki dbania o wizerunek marki, warto poinformować pracowników o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, jak również zastosować się do obowiązków informacyjnych poprzedzających wprowadzenie tej formy kontroli pracowników, zgodnie z przepisami art. 22(2) § 6-10 Kodeksu pracy. Do obowiązków informacyjnych pracodawcy należy zatem:

• poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,
• przekazanie każdemu nowemu pracownikowi, przed dopuszczeniem go do pracy, informacji o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Jakie są granice kontroli pracowników w mediach społecznościowych?

Pracodawca musi pamiętać również o zasadach przetwarzania danych osobowych w związku z RODO. Przede wszystkim musi pamiętać o zasadzie proporcjonalności zastosowanych środków i nie powinien, co do zasady, śledzić aktywności pracowników w sytuacji, gdy mogłaby zostać zachwiana równowaga między prawnie chronionymi interesami pracodawcy a prywatnością pracowników. Monitorowanie każdej aktywności online pracowników może być bowiem nieproporcjonalnym działaniem i naruszeniem prawa do prywatności korespondencji.

Jaką aktywność pracownika w mediach społecznościowych może monitorować pracodawca?

Przykładami prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy mogą być sytuacje:

• weryfikowanie postów i komentarzy dotyczących marki pracodawcy,
• kontroli aktywności pracownika podczas zwolnienia lekarskiego.

Nie ma wątpliwości, że działanie pracownika, nawet po godzinach pracy, może naruszać dobro zakładu pracy, w tym niszczyć renomę firmy i odstraszać potencjalnych klientów czy pracowników. W skrajnych przypadkach może to powodować nawet roszczenia nie tyle ze strony pracodawcy, a ze strony innych pracowników, jeśli umieszczane informacje w sieci wpływają na ich poczucie well-beingu w miejscu pracy.

FAQ – pytania i odpowiedzi o kontrolę w sieci

1. Czy pracodawca ma prawo śledzić moją aktywność na portalach społecznościowych? Tak, ale istnieją pewne granice i zasady, których musi przestrzegać. Przetwarzanie danych osobowych pracowników wymaga podstawy prawnej.

2. Czy pracodawca może bez mojej zgody korzystać z mojego wizerunku na swoich stronach lub w reklamach? Wizerunek pracownika to jego dobro osobiste. Pracodawca powinien uzyskać zgodę pracownika na takie działania.

3. Czy moje aktywności na portalach społecznościowych mogą mieć wpływ na moje zatrudnienie? W skrajnych przypadkach, tak. Nieodpowiednie zachowanie online może wpłynąć na renomę firmy oraz relacje między pracownikami.

4. Czy pracodawca może monitorować aktywność pracowników podczas zwolnienia lekarskiego? Tak, jeśli istnieje uzasadniony interes pracodawcy, na przykład weryfikacja właściwego wykorzystania zwolnienia lekarskiego.

5. Jak mogę chronić swoją prywatność w mediach społecznościowych? Warto być świadomym swoich ustawień prywatności i pamiętać, że to, co publikujemy online, może mieć konsekwencje w życiu zawodowym.

6. Czy pracodawca musi mnie poinformować o monitorowaniu aktywności pracowników w mediach społecznościowych? Tak, pracodawca powinien poinformować pracowników o monitorowaniu zgodnie z przepisami prawa pracy i RODO.

7. Czy mogę sprzeciwić się monitorowaniu mojej aktywności online przez pracodawcę? Tak, jeśli uważasz, że monitorowanie narusza Twoje prawa, możesz skorzystać z prawa do sprzeciwu.

8. Czy pracodawca może korzystać z moich zdjęć z wyjazdu firmowego bez mojej zgody? Pracodawca powinien uzyskać Twoją zgodę na wykorzystanie Twojego wizerunku, zwłaszcza jeśli zdjęcia są publicznie dostępne.