Czy wysokość świadczeń z ZFŚS może zależeć od stażu pracy w firmie?

Czy można uzależnić wysokość świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych od stażu pracy w firmie?

Napisała do mnie Czytelniczka mojego bloga z pytaniem:
“Tworzymy regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Czy możemy w nim zawrzeć zapis, że wysokość finansowanych z niego świadczeń kierowanych do osób uprawnionych będzie uzależniona od stażu pracy w naszej firmie. Czy możemy tak zrobić?“
Już odpowiadam!

Które firmy muszą utworzyć ZFŚS?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który służy finansowaniu potrzeb socjalnych pracowników,  tworzą pracodawcy zatrudniający 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Pracodawcy z tzw. sfery budżetowej mają obowiązek tworzenia funduszu niezależnie od stanu zatrudnienia. Jest on zasilany z odpisów, które pracodawca przekazuje na specjalnie wyodrębniony rachunek bankowy. Od tego momentu pracodawca staje się zarządcą funduszu. Nie może jednak dysponować nim w sposób dowolny.  

Co zawiera regulamin ZFŚS?

Ogólne zasady gospodarowania funduszem oraz krąg osób, które mogą być uprawnione do otrzymywania świadczeń określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast szczegółowe regulacje co do warunków i sposobu wykorzystania środków pracodawca zawiera w regulaminie ZFŚS. Regulamin ten jest źródłem zakładowego prawa pracy i jako takie nie może, pod rygorem nieważności, zawierać zapisów mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy o charakterze powszechnie obowiązującym.  

Kto może korzystać z ZFŚS?

W regulaminie pracodawca wybiera z ustawowego katalogu osoby, które będą beneficjentami świadczeń. Są nimi przede wszystkim pracownicy i członkowie ich rodzin, ale  także emeryci i renciści – byli pracownicy, członkowie rodzin zmarłych pracowników, czy inne osoby którym pracodawca nada takie uprawnienia oraz rodzaje świadczeń, które będą z funduszu finansowane.  

Oświadczenie pracownika o preferencyjnym opodatkowaniu z małżonkiem. Kiedy składać? Przeczytaj!

Na co można przeznaczyć środki z ZFŚS?

Środki z funduszu mogą być przeznaczone m.in. na zapomogi losowe, paczki świąteczne dla osób uprawnionych, finansowanie działalności kulturalnej i sportowej, dofinansowania do wypoczynku pracowników i ich dzieci. Z funduszu mogą być także sfinansowane potrzeby mieszkaniowe np. poprzez udzielanie pożyczek na zakup czy remont mieszkania. 

Jakie kryteria różnicowania świadczeń z ZFŚS można przyjąć?

Zgodnie z ustawą wysokość świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej  osoby uprawnionej. Dopuszczalne jest zatem ich różnicowanie np. ze względu na wysokość dochodu na członka rodziny, liczbę dzieci, status osoby samotnie wychowującej dziecko czy posiadanie przez osobę uprawnioną lub jej członka rodziny orzeczenia o niepełnosprawności. Wśród kryteriów decydujących nie znalazło się natomiast żadne, które odnosiłoby się do jej stażu pracy, czy rodzaju zawartej umowy (np. czas określony czy nieokreślony). Wydaje się zatem, że wprowadzenie takiego kryterium do regulaminu mogłoby budzić duże wątpliwości. Uzależnienie wysokości świadczeń od rodzaju umowy mogłoby także zostać uznane za przejaw dyskryminacji.   

Od czego zależy wysokość odprawy pośmiertnej? Kto jest uprawniony do jej otrzymania? Czy po rozwodzie były małżonek ma prawo do wypłaty? Sprawdź!

Orzecznictwo i rekomendacje praktyków kadr i płac dot. Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Nie jest możliwe, aby wszystkim pracownikom pracodawca przyznawał świadczenia o takiej samej wartości i wysokości, dlatego istotne jest każdorazowe indywidualne rozpatrywanie sytuacji socjalno-bytowej pracownika oraz jego rodziny. Pracodawca nie może pomijać kryterium socjalnego oraz uzależniać przyznanie świadczeń pracownikom od zakładowego stażu pracy, rodzaju zawartej z pracownikiem umowy o pracę czy też od wymiaru etatu. Potwierdza to Wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 28 marca 2017 r., sygn. akt III AUa 874/16:
“Swoboda regulacji w regulaminie zasad przyznawania indywidualnych świadczeń jest ograniczona ustanowioną przez ustawodawcę w art. 8 ust. 1 ogólną zasadą, że przyznawanie tych świadczeń ma być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Tym samym regulamin powinien respektować i doprecyzować, jako lex specialis, zawartą w art. 8 ust. 1 ww. ustawy zasadę podziału świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na rzecz pracowników, w oparciu o analizę ich sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej”.

Ponadto kwestia zasad przyznawania świadczeń z funduszu socjalno-bytowego została określona w wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 20 lipca 2021 roku (sygn. akt III AUa 896/19):
“Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu, pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu. Powyższa ustawa wyklucza tworzenie zasad podziału funduszu w sprzeczności z art. 8 ust. 1 – jest to przepis bezwzględnie obowiązujący. W związku z powyższym zasadne jest stwierdzenie, że z funduszu mogą być finansowane tylko te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją pojęcia „działalność socjalna”, zawartą w art. 2 pkt 1 ww. ustawy.” oraz w wyroku Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 18 maja 2017 r., sygn. akt III AUa 565/16: “Zgodnie z treścią wskazanego art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Podkreślenia wymaga, że ustawa nie nakazuje pracodawcy formułowania określonych kryteriów, nie formułuje też procedury dysponowania środkami funduszu, pozostawiając te kwestie dobrowolnej decyzji pracodawcy. Stawia jedynie wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz wymóg określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu. Ustawa o ZFŚS wyklucza tworzenie zasad podziału funduszu w sprzeczności z art. 8 ust. 1 – jest to przepis bezwzględnie obowiązujący. (…)”.

Warto wspomnieć również, iż warunkiem wyłączenia z obciążenia składek ZUS jest zawarcie prawa do korzystania ze świadczeń ZFŚS w regulaminie u danego pracodawcy oraz spełnienie w nim określonych przesłanek i warunków. W przeciwnym razie mogą zostać wyciągnięte sankcje z tytułu niedopłaty składek. Mówi o tym Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r., sygn. akt III AUa 1313/12: “Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności socjalnej, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Wykluczone jest zatem finansowanie świadczeń przyznanych pracownikom w związku z ich zatrudnieniem w określonej firmie, takich jak polisy ubezpieczeniowe, zakwaterowanie, dowóz do pracy, wyżywienie czy wreszcie składki na ubezpieczenie społeczne”.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac