HR Detektywi #125, czyli selekcja newsów dla HR: Początek końca pracy zdalnej, ZUS IWA oraz PIT do końca stycznia, dwa współczynniki ekwiwalentu w 2025 roku

News 1: Ważny termin! Złóż ZUS IWA do 31 stycznia

W ramach systemu ubezpieczeń społecznych zostały wyodrębnione cztery rodzaje ubezpieczeń: emerytalne, rentowe chorobowe i wypadkowe. Ciężar opłacania składek ubezpieczeniowych został rozłożony na płatników (podmioty zatrudniające) i ubezpieczonych (zatrudnionych). Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe opłacają obie strony, składkę chorobową wyłącznie ubezpieczony, a składkę wypadkową wyłącznie płatnik. O ile stopy procentowe składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe są stałe i jednakowe dla wszystkich płatników i ubezpieczonych, tak w przypadku składki wypadkowej każdy płatnik może mieć ją ustaloną w innej wysokości. Co więcej, raz ustalona stopa składki wypadkowej nie jest dana płatnikowi na zawsze, może ulegać zmianom w czasie. 

Możliwa wysokość stopy procentowej składki wypadkowej jest zawarta w przedziale 0,67% – 3,33%. 

Jak ustalić składkę wypadkową?

Szczegółowe zasady ustalania stopy procentowej składki wypadkowej zostały opisane w ustawie o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych oraz towarzyszącym jej rozporządzeniu MPiPS w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków. 

Przywołane przepisy dzielą płatników na trzy grupy, dla których przewidziane są różne zasady ustalania wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe:

1. płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 ubezpieczonych średnio w ciągu roku  
2. płatnicy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia co najmniej 10 ubezpieczonych i złożyli do ZUS informacje IWA za co najmniej 3 kolejne lata 
3. płatnicy którzy zgłaszają do ubezpieczenia co najmniej 10 ubezpieczonych, ale jeszcze nie złożyli do ZUS informacji IWA za co najmniej 3 kolejne lata. 

Jaka jest wysokość składki wypadkowej? Od czego zależy składka wypadkowa?

Pierwsza grupa (najmniejsi płatnicy) opłaca składkę w wypadkową w wysokości odpowiadającej połowie maksymalnej wartości, tj. obecnie 1,67% podstawy wymiaru. Płatnicy z pozostałych grup (tj. zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych) są zobowiązani do składania do ZUS corocznej informacji ZUS IWA, na podstawie której, po jej złożeniu za kolejne trzy lata, Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustali stopę składki dla płatnika na nowy rok składkowy. W przypadku składki wypadkowej rok składkowy obejmuje okres od kwietnia danego roku kalendarzowego do marca roku następnego. To oznacza, że jeśli stopa procentowa składki miałaby się zmienić, to stanie się to zawsze od 1 kwietnia danego roku. 

Jakie znaczenie ma PKD w kontekście składki wypadkowej?

W okresie pierwszych trzech lat, w których składane są informacje IWA, stopę procentową składki płatnik ustala samodzielnie. Będzie ona wynosiła tyle, co stopa procentowa określona dla grupy działalności, do której należy dany płatnik. Grupę działalności ustala się na podstawie rodzaju działalności według PKD wskazanej jako działalność wiodąca płatnika w rejestrze REGON. Przyporządkowanie rodzaju działalności do grup ryzyka, a następnie stóp procentowych składek do tychże grup ryzyka zawiera przywołane wcześniej rozporządzenie.   

Przykład: płatnik prowadzi działalność w zakresie usług finansowych, a jego PKD wpisane do REGON to 66.22.Z (działalność agentów i brokerów ubezpieczeniowych). Dla tego rodzaju działalności został określona 2 kategoria ryzyka, a do tej kategorii przypisano stopę składki wypadkowej w wysokości 0,67% podstawy wymiaru. Zgodnie z tą stawką płatnik będzie musiał wyliczać składkę wypadkową za swoich ubezpieczonych.  

Trzeba tu wspomnieć o tym, że od 1 stycznia 2025 obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności PKD 2025. Płatnicy którzy rozpoczęli działalność przed 1 stycznia b.r., w okresie 1 stycznia 2025 r. – 31 grudnia 2026 r. stosują wyłącznie klasyfikację PKD 2007. Płatnicy, którzy rozpoczną po 1 stycznia 2025 r. do ustalenia rodzaju przeważającej działalności wg PKD stosują klasyfikację PKD 2007 w oparciu o klucze przejścia (powiązań) pomiędzy PKD 2025 i PKD 2007, stanowiące integralną część klasyfikacji PKD 2025. Zasady te będą konieczne do określenia grupy działalności i tym samym obowiązującej stopy składki wypadkowej.   

Które firmy mają obowiązek złożenia informacji ZUS IWA?

Do przekazania informacji ZUS IWA zobowiązani są płatnicy którzy: 

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składasz informację ZUS IWA i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, 
• w roku, za który składają informację ZUS IWA, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, 
• 31 grudnia roku, za który składają informację ZUS IWA, widnieli w rejestrze REGON. 

W informacji ZIS IWA zawarte są dane dotyczące m. in. rodzaju działalności wg PKD, liczby ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, liczby osób zatrudnionych w warunkach zagrożenie, poszkodowanych w wypadkach przy pracy w tym poszkodowanych w wypadkach ciężkich i śmiertelnych. Na podstawie tych danych ZUS wyliczy, zgodnie z wytycznymi zawartymi z ustawie i rozporządzeniu, wysokość składki wypadkowej. Jak widać to, jak wysokie składki na ubezpieczenie wypadkowe będzie opłacał płatnik, jest w dużej mierze uzależnione od: 

• rodzaju prac wykonywanych przez osoby zatrudnione,  
• warunków ich wykonywania  
• przestrzegania przez pracodawcę oraz pracowników przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy  
• profilaktyki wdrożonej przez pracodawcę w zakresie zapobiegania wypadkom przy pracy. 

Płatnicy muszą złożyć informację do 31 stycznia danego roku za rok poprzedni. Jeżeli płatnik stwierdzi nieprawidłowości w złożonej informacji lub otrzyma zawiadomienie z ZUS o stwierdzeniu takich nieprawidłowości powinien złożyć korektę informacji w ciągu 7 dni od momentu stwierdzenia błędu lub otrzymania zawiadomienia. Kopie złożonych informacji oraz ewentualnych korekt należy przechowywać przez 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS.  

Szczegółowe zasady wypełniania i korygowania ZUS IWA można znaleźć na stronach ZUS.

Źródło: www.zus.pl

News 2: PIT-y do końca stycznia

31 stycznia to także termin ważny dla płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy w trakcie roku pobierali i odprowadzali do US zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od należności wypłacanych podatnikom (m.in. pracownikom i zleceniobiorcom). Do tego dnia muszą oni przekazać do właściwych urzędów skarbowych deklaracje i informacje podatkowe za rok poprzedni. Wśród nich znalazły się: 

• PIT-4R Deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy – wersja 13 
• PIT-8AR Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym – wersja 13 
• PIT-11 Informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy – wersja 29 
• PIT-8C Informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych – wersja 12 

Do kiedy złożyć PIT-11 i PIT-4R za 2024 rok?

Wymienione wyżej dokumenty muszą być złożone do urzędów skarbowych do północy 31 stycznia wyłącznie w formie elektronicznej. Do tego niezbędny będzie podpis kwalifikowany lub, w przypadku płatnika osoby fizycznej, podpis danymi uwierzytelniającymi. Należy zwrócić uwagę na wersję przygotowywanego dokumentu, ponieważ jeżeli nie będzie ona zgodna z aktualnie obowiązująca, nie zostanie przyjęta przez urząd skarbowy.  

Do kiedy pracodawca musi przekazać PIT-11 do pracowników i zleceniobiorców?

W późniejszym terminie tj. do 28 lutego, trzeba będzie przekazać do podatników, w formie papierowej lub elektronicznej, informacje PIT-11 i PIT-8C, a do urzędu skarbowego i podatników informacje o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Rzeczpospolitej  Polskiej miejsca zamieszkania – IFT-1/IFT-1R.  

Nieprzesłanie dokumentów w ustawowym terminie pociąga za sobą odpowiedzialność karno-skarbową. Płatnik  podatku dochodowego od osób fizycznych, który nie wypełnia swojego obowiązku i nie składa w wymaganym terminie właściwemu organowi podatkowemu lub podatnikowi podlega karze grzywny, która może wynieść do 180 stawek dziennych. O grzywnie orzeka sąd lub uprawniony urzędnik skarbowy.  

W przypadku wysłania deklaracji lub informacji po terminie należy do niej dołączyć tzw. czynny żal.  Będzie on skuteczny, jeżeli deklaracja zostanie przesłana do US lub podatnika, a sam czynny żal zostanie złożony zanim urząd skarbowy poweźmie wiedzę o popełnieniu czynu karalnego. Niestety złożenie czynnego żalu nie chroni przez karą, niemniej, jeżeli opóźnienie nie będzie duże, a płatnik sam przyzna się do niedochowania obowiązku i naprawi błąd, może uda mu się tej kary uniknąć. 

News 3: Dwa współczynniki ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2025 roku

Już od 1 lutego 2025 wejdą w życie przepisy, na mocy których przybędzie nam dodatkowy dzień ustawowo wolny od pracy w roku – Wigilia Bożego Narodzenia (24 grudnia). Pojawienie się dodatkowego dnia wolnego będzie miało wpływ na obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a to za sprawą współczynnika używanego do tych obliczeń. 

Kiedy przysługuje pracownikowi ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop?

Przypomnijmy: ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi w razie ustania (rozwiązania bądź wygaśnięcia) stosunku pracy, jeżeli podczas zatrudnienia nie wykorzystał w całości przysługującego mu urlopu.  

W jaki sposób oblicza się współczynnik do ekwiwalentu?

Współczynnik ekwiwalentowi to wartość odzwierciedlająca średnią liczbę dni roboczych w miesiącu w danym roku kalendarzowym. Jest obliczany w następujący sposób: 

[Liczba dni w danym roku kalendarzowym – (liczba niedziel + liczba dni świątecznych + liczba dni wolnych wynikających z pięciodniowej tygodniowej normy czasu pracy)]  : 12 

W przypadku pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy wpółczynnik, (podobnie jak wcześniej urlop wypoczynkowy) przeliczany jest proporcjonalnie do wymiaru czasy pracy. Jak widać liczba dni świątecznych ma znaczenie dla wartości współczynnika ustalonego na dany rok. Zazwyczaj w danym roku kalendarzowym obowiązuje ta sama liczba dni świątecznych. W tym roku mamy jednak do czynienia z sytuacją szczególną, ponieważ dodatkowy dzień wolny pojawia się w trakcie roku.   

Z podobną sytuacją mieliśmy już do czynienia w roku 2018, kiedy to w listopadzie, w związku z 100 rocznicą odzyskania niepodległości przypadającą w niedzielę 11 listopada, niemal z dnia na dzień ustalono dodatkowy dzień wolny na 12 listopada. Pojawiły się wtedy liczne wątpliwości co do obowiązującego na rok 2018 współczynnika. Zgodnie z wydanymi wówczas rekomendacjami zastosowano dwa współczynniki: do 9 listopada wyższy, nieuwzględniający dodatkowego dnia wolnego, a po 9 listopada niższy z uwzględnieniem dodatkowego święta.  

To może oznaczać, że także w tym roku do wypłaty ekwiwalentu będą stosowane dwa współczynniki: jeden obliczony bez uwzględnienie wolnej Wigilii – dla ekwiwalentów, do których prawo powstało w styczniu, a drugi dla pozostałej części roku. 

Ile wynoszą współczynniki do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2025 roku?  

• Współczynnik dla stycznia wyniesie 20,83 zgodnie z wyliczeniem: 
  [365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12  
• Współczynnik obowiązujący od 1 lutego wyniesie 20,75 zgodnie z wyliczeniem: 
  [365 dni roku – (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12  

Co ważne przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się zawsze tylko jeden współczynnik, niezależnie od tego czy  ekwiwalent dotyczy tylko urlopu bieżącego czy także urlopów zaległych z poprzednich lat.  

Przykład: pracownik rozwiązał umowę z dniem 28 lutego rozwiązał umowę o pracę i w tym dniu nabył prawo do ekwiwalentu za 15 dni urlopu, z czego 5 dni to proporcjonalny urlop bieżący, a pozostałe 10 dni to urlop zaległy z roku poprzedniego. Ekwiwalent za cały niewykorzystany urlop zostanie wyliczony z zastosowaniem współczynnika 20,75 obowiązującego w dniu nabycia prawa do ekwiwalentu. 

News 4: Czy praca zdalna ma przyszłość? 

W poprzednim wydaniu Detektywa pisaliśmy o badaniach dotyczących wpływu pracy zdalnej na stan zdrowia i ogólny dobrostan pracowników. Okazało się, że wbrew pozorom, sposób świadczenia pracy (stacjonarnie /zdalnie) może mieć wpływ na wystąpienie lub nasilenie niektórych dolegliwości, np. zaburzenia snu czy rytmu dobowego. 

Jak firmy próbują ściągnąć pracowników do biur?

Dziś czytamy, że pewien znany amerykański bank planuje sprowadzanie swoich pracowników na stałe z powrotem do biur, czyli powrót do pracy w 100% stacjonarnej. Dotychczas instytucja stosowała model hybrydowy. Początkowo, w 2023 roku, ograniczenia pracy zdalnej i obowiązek pracy 5 dni w tygodniu w biurze wprowadzono dla dyrektorów zarządzających. Obecnie wymóg ten został rozszerzony na ok. 60% z ponad 300 tys. pracowników zatrudnionych przez bank na całym świecie. Zdaniem zarządu zmiany wpłyną pozytywnie na efektywność pracy. Jednocześnie firma buduje nowoczesny biurowiec, w którym mają się pojawić dodatkowe atrakcje dla pracowników takie jak sale do ćwiczeń, przestrzenie do jazdy na rowerze czy medytacji. 

Praca zdalna kryterium dyskwalifikującym przy awansach

Co ciekawe bank ten nie jest jedynym pracodawcą amerykańskim, który wprowadza ograniczenia pracy zdalnej. Podobne działania podjęła także firma IBM, która wymaga od menedżerów obecności w biurze lub innej lokalizacji bliskiej dla klienta co najmniej trzy dni w tygodniu, pod rygorem utraty pracy. W innej, znanej firmie technologicznej najpierw poinformowano pracowników, że osoby pracujące zdalnie nie będą objęte awansami, a następnie zasygnalizowano wprost plany powrotu całości załogi do biur.  

Takich przykładów jest więcej, co ciekawe dotyczą dużych, znanych globalnych organizacji. Czy możemy się spodziewać podobnych zjawisk także w Polsce? Ciekawe, co o tym myślisz…?

Źródło: fxmag.pl  

News 5: Webinar i e-book „Jak wystawić PIT-11”. Zapisz się!

Styczeń daje się we znaki specjalistom kadrowo-płacowym. Wygenerowanie informacji PIT-11 i wysyłka do US to nie wszystko. Aby spać spokojnie i ograniczyć do zera ryzyko pomyłek, PIT-y warto sprawdzić z kartotekami wynagrodzeń, a następnie zaliczki z PIT-11 “zbilansować” z deklaracją roczną PIT-4R. Skomplikowane? Na pewno wymagające czasu i uważności. Poświęć czas, aby potem nie mieć problemów. Zapisz się, aby uzyskać dostęp do LIVE oraz prezentacji ze szkolenia o wystawianiu PIT-11. Sprawdź z nami PIT-11 i PIT-4R! Upewnij się, czy robisz to dobrze. Skorzystaj ze wskazówek eksperta. Podczas webinaru, połączonego z sesją Q&A, odpowiadamy na pytania uczestników i omawiamy poprawność całego procesu.