HR Detektywi #124: Wpływ pracy zdalnej na zdrowie, dofinansowania do wynagrodzeń osób z niepełnosprawnością, zmiany w przepisach o temperaturze w miejscu pracy, przejazdy służbowe bez PIT

News 1: Służbowe przejazdy taksówką bez PIT? 

Jak informuje Dziennik Gazeta Prawna wiceminister finansów Jarosław Neneman właśnie wyjaśnił, że jeżeli pracodawca zwraca wydatki za przejazdy taksówkami w celach służbowych, to taki zwrot może być bez podatku.  

Całą sprawa rozpoczęła się od wniosku o interpretację, który skierował do urzędu skarbowego jeden ze szpitali klinicznych. Z opisu sytuacji wynikało, że pracodawca zwraca swoim pracownikom pełne koszty związane z przejazdami służbowymi, w tym również za przejazdy taksówkami. W tym konkretnym przypadku chodziło najczęściej o transport materiału do przeszczepów szpiku. Jak argumentował wnioskodawca, niejednokrotnie skorzystanie z komunikacji publicznej jest niemożliwe lub zbyt czasochłonne, co wiąże się z ryzykiem utraty transportowanego materiału.  

Fiskus stanął jednak na stanowisku, że zwrot kosztów przejazdu czy dojazdu w ramach polecenia służbowego, niezależnie od środka transportu, stanowi przychód ze stosunku pracy, a tym samym podlega opodatkowaniu. Szpital odwołał się od tej interpretacji do WSA w Gdańsku, który ją uchylił. Tę decyzję z kolei zaskarżył do NSA Dyrektor KIS. Naczelny Sąd Administracyjny przychylił się do stanowiska fiskusa, co oznaczało, że wszelkie zwroty za przejazdy taksówkami należy potraktować jako przychód opodatkowany pracowników.  

Wiceminister finansów stanął po stronie podatników, wbrew wcześniejszym stanowiskom urzędu i sądów administracyjnych, co jak zauważa DGP, nieczęsto się zdarza. Należy jednak podkreślić, że nie jest to stanowisko wiążące, i sam minister zastrzegł, że w każdym przypadku należy tego rodzaju zwroty odrębnie przeanalizować pod względem ewentualnych skutków podatkowych.   

Źródło: DGP / Money.pl 

News 2: Zmiany w przepisach dotyczących temperatury w miejscu pracy – są zastrzeżenia do projektu

Ministerstwo pracy przygotowało projekt zmiany rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Jedną ze zmian jest wprowadzenie maksymalnej temperatury w miejscu pracy oraz zapewnienie temperatury odpowiedniej do rodzaju wykonywanej pracy, czyli „tempa metabolizmu”. Aktualnie obowiązujące przepisy określają jedynie temperaturę minimalną w pomieszczeniach pracy. Projektodawcy uzasadniają tymczasem, że praca w wysokiej temperaturze (np. w upale) także jest czynnikiem, który może stanowić duże obciążenie dla osób wykonujących prace w takich warunkach. Omdlenia, odwodnienie, nasilenie schorzeń sercowo-naczyniowych, ale także ogólne gorsze samopoczucie, spadek koncentracji, a tym samym większe ryzyko popełnienia błędu lub wystąpienia wypadku przy pracy – to realne zagrożenia dla zdrowia, a nawet życia pracowników. 

Nowelizacja odpowiada m.in. na zmieniające się uwarunkowania klimatyczne (podwyższenie się temperatur w okresie letnim), ale nowe regulacje dotkną także pracodawców, których pracownicy wykonują prace w wysokich temperaturach w pomieszczeniach zamkniętych. 

Najistotniejsze zmiany to: 

• obowiązek zapewnienia temperatury odpowiedniej do rodzaju pracy nie wyższej niż 28°C (301 K) dla pracy o niskim i umiarkowanym tempie metabolizmu i w pomieszczeniach biurowych, 25°C (298 K) dla pracy o wysokim tempie metabolizmu lub 22°C (295 K) dla pracy o bardzo wysokim tempie metabolizmu, chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają; 
• w razie przekroczenia tych wartości obowiązek zapewnienia odpowiednich rozwiązań technicznych lub/i organizacyjnych zmierzających do obniżenia temperatury do ww. wartości. Rozwiązania organizacyjne pracodawca miałby uzgadniać w porozumieniu ze związkami zawodowymi; 
• jeżeli pomimo zastosowania rozwiązań technicznych temperatura utrzymałaby się na poziomie praca w pomieszczeniu przekroczyłaby 35°C, żadna praca w tym pomieszczeniu nie mogłaby być wykonywana. W przypadku prac na otwartej przestrzeni temperaturą graniczną, powodującą wstrzymanie pracy o wysokim lub bardzo wysokim tempie metabolizmu miałyby być 32°C.

Do projektowanych przepisów pojawiły się zastrzeżenia zarówno ze strony pracodawców, jak i innych resortów. Ci pierwsi wskazują na duży stopień ich skomplikowania, niezrozumiałość, określają je jako nierealne do realizacji i mogące blokować działalność firm (np. przerwy na budowach czy w firmach gdzie wysokich temperatur, przekraczających ustalone limity, nie da się uniknąć). To z kolei pociągnie za sobą pogorszenie się kondycji przedsiębiorstw spowodowane zmniejszeniem przychodów ze względu na przymusowe przestoje.  

Wątpliwości ma m.in. resort obrony. Jeden z wiceministrów wyraża obawy co do wpływu nowych wymogów na wykonywania zadań służbowych przez funkcjonariuszy np. straży granicznej, służby wartowniczej czy portowej, a także ograniczenie możliwości prowadzenia specjalistycznych szkoleń. Swoją cegiełkę dokłada PIP wskazując na brak obowiązku posiadania przez pracodawców urządzeń do mierzenia temperatury w pomieszczeniach pracy i konieczność jego nałożenia dla zapewnienia prawidłowej realizacji wymogów i możliwości ich egzekwowania.   

Także KPRM sugeruje uproszczenie przepisów i opacie ich na bardziej zrozumiałych kryteriach, które ułatwiły zastosowanie się do nowych wymogów (np. zastąpienie „tempa metabolizmu” wydatkiem energetycznym przy pracy fizycznej, który już teraz jest przez pracodawców stosowany i zmierzony). Czekamy zatem na reakcję resortu pracy na zgłaszane wątpliwości, w tym także co do terminu jaki został wyznaczony dla pracodawców na dostosowanie się do nowych przepisów oraz aktualizację dokumentacji oceny ryzyka zawodowego – w projekcie określono go na 1 czerwca 2025 r.  

Źródło: Prawo.pl, DGP   

News 3: Nowe kwoty dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnością 

Zgodnie z podpisaną przez Prezydenta pod koniec ubiegłego roku nowelizacją ustawy  o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych od 1 stycznia wzrastają miesięczne kwoty dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych i wynoszą: 

1. 2760 zł (dotychczas 2400 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności; 
2. 1550 zł (dotychczas 1350 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności; 
3. 575 zł (dotychczas 500 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności. 

W przypadku osób niepełnosprawnych, którym orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych zmieniły się także kwoty zwiększenia dofinansowania i wynoszą: 

1. 1380 zł (dotychczas 1200 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego stopnia niepełnosprawności; 
2. 1035 zł (dotychczas 900 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności; 
3. 690 zł (dotychczas 600 zł) – w przypadku osób niepełnosprawnych zaliczonych do lekkiego stopnia niepełnosprawności. 

Zmienione kwoty będą miały zastosowanie po raz pierwszy do wynagrodzeń za okres od 1 lipca 2024 r.  Pracodawcy, którzy otrzymali wcześniej dofinansowania na starych zasadach  będą mogli złożyć do PFRON korekty wniosków w wypłaty miesięcznych dofinansowań wraz z informacjami o wynagrodzeniach, stopniach i rodzaju niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem nowych wartości.  

News 4: Jak praca zdalna wpływa na nasze zdrowie?

Praca zdalna, wprowadzona jako „wyjście awaryjne” w czasie pandemii COVID-19, na dobre zagościła w naszych przepisach, zastępując dotychczasowe rozwiązanie tzw. telepracę. Teraz polscy naukowcy  z Zakładu Środowiskowych i Zawodowych Zagrożeń Zdrowia z Instytutu Medycyny Pracy im. prof. J. Nofera w Łodzi pochylili się nad wpływem takiego sposobu wykonywania pracy na dobrostan pracowników.  

Jak się okazuje, pomimo, że pod względem organizacyjnym jest bardzo dobrze postrzegana przez pracowników, a wręcz często pożądana, wcale nie jest obojętna dla naszego zdrowia. Z badań wynika bowiem, że praca zdalna i hybrydowa, która zmieniła rytm pracy, a tym samym całej doby, częściej niż praca stacjonarna powoduje różnego rodzaju zaburzenia stanu psychofizycznego pracowników pracujących z domu.  

Zaburzeniami, które wzbudziły szczególne zainteresowanie badaczy są te związane ze snem i rytmem dobowym. Wśród przebadanych osób (pracownicy i studenci łódzkich uczelni) te pracujące zdalnie i hybrydowo częściej sygnalizowały późniejszą porę zasypiania, problemy z zaśnięciem, wybudzanie w nocy i zbyt wczesne budzenie rano. Naukowcy wiążą to m.in. ze zwiększoną ekspozycją na światło niebieskie płynące z ekranów komputerów i telefonów, które, utrzymując nasz mózg w stanie pobudzenia, w porze wieczornej może zaburzać wydzielanie melatoniny, czyli hormonu odpowiadającego za prawidłowe funkcjonowanie tzw. „zegara biologicznego”. W tym kontekście najmniej korzystną formą pracy okazał się praca hybrydowa.  

Inna grupa problemów to te dotyczące dolegliwości fizycznych, m.in. ze strony układu mięśniowo-szkieletowego, oczu oraz ogólnego gorszego samopoczucia czy bólu głowy, związane z niewłaściwą organizacją stanowiska pracy w domu (niezgodną z zasadami ergonomii) czy brakiem ruchu.  

Autorzy badania zwracają uwagę, że choć inne niż stacjonarne modele pracy zyskały w ostatnim czasie na popularności to kluczowa jest świadomość na temat możliwych skutków dla naszego zdrowia. Zadaniem pracodawców oferujących pracę zdalną i hybrydową  jest zatem praca nad uświadamianiem pracownikom potencjalnych zagrożeń, konieczności właściwej organizacji stanowiska pracy, a także samej pracy w czasie. Może pora na aktualizację oceny ryzyka zawodowego?   

Źródło: Nauka w Polsce / PAP