HR-owe Koło Ratunkowe: Rozliczanie diet przy podróżach służbowych

Jednemu z pracowników pewnej firmy polecono wyjazd w podróż służbową na terenie kraju. Podróż trwała dwa dni. W trakcie wyjazdu pracownikowi zapewniono posiłek w formie obiadokolacji. W jaki sposób rozliczyć dietę za ten dzień?  

Kiedy służbowy wyjazd jest delegacją?

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Aby mówić o podróży służbowej muszą być spełnione trzy przesłanki:

• pracownik musi wykonywać zadanie służbowe 
• zasadnie służbowe musi być wykonywane na polecenie pracodawcy
• wykonywanie zlecenia odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jeśli pracownik udaje się w podróż służbową powinien otrzymać od pracodawcy pisemne polecenie wyjazdu. O tym jakie zapisy powinny znaleźć się w poleceniu przeczytaj więcej tutaj >

Rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej – podstawa prawna rozliczania delegacji

Zasady rozliczania podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Rozporządzenie, jak wskazuje jego tytuł, dedykowane jest w szczególności pracownikom sfery budżetowej, ale stosują je również pracodawcy sektora prywatnego. Minister uregulował w nim kwestię należności przysługujących pracownikom, których pracodawca wysłał w podróż służbową, czyli potocznie mówiąc w delegację. Z tytułu podróży służbowych, zarówno krajowych jak zagranicznych pracownikom przysługują diety oraz zwroty poniesionych kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

1. Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:
   1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
   b) od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę
   a) do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
   b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.
   
   § 7 rozporządzenia Ministra Pracy I Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Zasady rozliczania diet w podróży służbowej, czyli delegacji. Od czego zależy kwota diety?

Dieta ma stanowić pokrycie podwyższonych podczas pobytu poza domem kosztów wyżywienia. Jej aktualna wysokość to 45 zł na dobę podróży. Faktyczna wartość diet będzie jednak uzależniona od dwóch czynników.

Pierwszy z nich to czas trwania podróży. Jeżeli podróż trwa mniej niż dobę, to do 8 godzin diety nie przysługują, od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje połowa diety, a przy podróży powyżej 12 godzin  dietę należy wypłacić w pełnej wysokości. Przy podróży trwającej ponad jedną dobę, to za każdą pełną dobę dieta przysługuje w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin należy wypłacić ½ diety, a ponad 8 godzin pełną dietę.  

Drugim warunkiem jest kwestia zapewnionego pracownikowi podczas podróży bezpłatnego wyżywienia. Kwota diety podlega bowiem pomniejszeniu jeżeli pracownikowi zostaną zapewnione posiłki. W zależności od tego jakie posiłek czy posiłki zostały zapewnione dieta krajowa ulega pomniejszeniu odpowiednio o: 

• 25% za śniadanie, 
• 50% za obiad 
• 25% za kolację. 

Co zrobić jeżeli pracownikowi zapewniono tzw. obiadokolację? Jak rozliczyć dietę, jeśli pracownik korzystał z obiadu w hotelu?

W jaki sposób dokonać pomniejszenia diety? Czy o 50% jak za obiad, czy o 75% za obiad połączony z kolacją? Faktycznie rozporządzenie nie posługuje się pojęciem obiadokolacji, ale tu należałoby określić czym ona de facto jest. Na pewno jest to jeden posiłek, więc nie będziemy łączyć części diet przypadających na dwa posiłki. Zgodnie natomiast z definicją zawartą w słowniku języka polskiego obiadokolacja to obiad spożywany w porze właściwej dla kolacji. Z tego należy więc wyciągnąć wniosek, że przy pomniejszeniu diet należałoby zastosować pomniejszenie za obiad, czyli 50%.  

Dla rozliczenia diet nie ma znaczenia, czy bezpłatne dla pracownika posiłki podczas podróży zostały sfinansowane przez pracodawcę, czy przez inny podmiot, np. kontrahenta, u którego pracownik wykonuje podczas podróży swoje obowiązki służbowe. Rozporządzenie mówi jedynie o ich zapewnieniu, a nie sfinansowaniu przez pracodawcę 

Podobnie rzecz się ma z samym spożyciem posiłku. Przepis odnosi się do zapewnianie posiłku, zatem wydaje się nie mieć znaczenia, czy pracownik faktycznie z niego skorzystał. Taka wątpliwość powstaje często w sytuacji, kiedy pracownik ma zapewnione i opłacone śniadanie w ramach noclegu w hotelu, ale np. przez konieczność bardzo wczesnego wyjazdu nie ma możliwości go spożyć.

Czy od diet za delegacje trzeba opłacić składki ZUS i podatek?

Wartość diet wypłacanych pracownikowi w ramach limitu określonego w rozporządzeniu jest wyłączone z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne, nie stanowi także podstawy opodatkowania. Jeżeli jednak pracodawca zdecydowałby się na wypłacanie diet swoim pracownikom w wysokości wyższej niż tzw. ustawowa, będzie musiał od nadwyżki ponad limit odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.  

Czy zakończenie podróży służbowej w porze nocnej może stanowić usprawiedliwienie nieobecności w pracy? Jakie obowiązki ciążą na pracowniku w związku z nieobecnością w pracy? Czy za ten czas pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia? Przeczytaj artykuł:

Czy podróż służbową zaliczamy do czasu pracy?

Punktem odniesienia jest grafik pracownika. Zasadniczo, do czasu pracy nie zalicza się czasu dojazdu do miejsca wykonywania zadań i powrotu po ich zakończeniu, chyba, że jakaś jego część pokrywa się z rozkładowymi godzinami pracownika. Nie stanowi czasu pracy czas powrotu przypadający na sobotę. Zatem pomimo, iż sobota jest dla pracownika dniem wolnym od pracy, za czas podróży powrotnej nie będzie mu przysługiwała żadna rekompensata. Praktyczny przykład rozpisałam szczegółowo w tym artykule >