Usprawiedliwienie nieobecności po podróży służbowej

Czy zakończenie podróży służbowej w porze nocnej może stanowić usprawiedliwienie nieobecności w pracy?

Ustalenie przyczyny nieobecności, a następnie jej usprawiedliwienie, ma duże znaczenie dla relacji pracodawca – pracownik. To, czy dana nieobecność będzie potraktowana jako usprawiedliwiona czy nie, w tym drugim przypadku może być podstawą do wyciągania konsekwencji wobec pracownika, z dyscyplinarnym rozwiązaniem umowy włącznie. Przyczyna nieobecności będzie natomiast wpływać na to, czy za jej czas pracownik otrzyma wynagrodzenie, a jeśli tak, to w jaki sposób zostanie ono wyliczone.  

Jakie zdarzenia i okoliczności usprawiedliwiają nieobecność w pracy?

Zasady udzielania i usprawiedliwiania nieobecności pracowników w najczęściej spotykanych sytuacjach określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.   

Jakie obowiązki ciążą na pracowniku w związku z nieobecnością w pracy?

Przede wszystkim przepisy nakładają na pracownika obowiązek informowanie pracodawcy o nieobecnościach. Jeżeli jest ona z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia, pracodawca powinien być uprzednio poinformowany o jej przyczynie i przewidywanym czasie jej trwania. Pozwoli mu to odpowiednio wcześniej zorganizować pracę podczas absencji pracownika. Jeżeli zdarzyłoby się, że niemożność stawienia się do pracy zaskoczyła samego pracownika, ma on obowiązek niezwłocznego poinformowania pracodawcy o jej przyczynie i przewidywanym czasie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. Sposoby przekazywania takich informacji pracodawca powinien określić w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy, obwieszczenie) oraz dodatkowo w informacji dodatkowej o warunkach zatrudnienia wydawanej na podstawie art. 29 § 3 k.p. 

Elektroniczne zwolnienia lekarskie nie zwalniają z obowiązku informowania pracodawcy o nieobecności w pracy spowodowanej chorobą własną lub członka rodziny

Podkreślić należy, że w przypadku zwolnienia lekarskiego, pomimo tego, że obecnie obieg zaświadczeń o czasowej niezdolności do pracy odbywa się w formie elektronicznej (e-ZLA), a informacje o ich wystawieniu pojawiają się na koncie PUE ZUS pracodawcy niemalże w czasie rzeczywistym, pracownik nadal ma obowiązek powiadomienia pracodawcy o otrzymanym zwolnieniu, na wcześniej opisanych zasadach. 

Co zrobić, gdy pracownik nie zdąży odebrać nadgodzin w okresie rozliczeniowym? Przeczytaj! >

Jak usprawiedliwić nieobecność w pracy?

W zależności od przyczyny nieobecności różne będą dowody ją usprawiedliwiające. Mogą to być poświadczenia organów czy instytucji zewnętrznych, takie jak zwolnienie lekarskie, decyzje inspekcji sanitarnej czy imienne wezwanie do stawiennictwa (np. sądy, prokuratura, organy administracji). Są jednak okoliczności, w których rozporządzenie wskazuje oświadczenie pracownika jako podstawę usprawiedliwiania jego nieobecności.  

Czy podróż służbowa w godzinach nocnych jest usprawiedliwieniem nieobecności w pracy?

Taką sytuacją jest odbywanie podróży służbowej w godzinach nocnych tak, że od zakończenia podróży do momentu rozpoczęcia pracy zgodnie z harmonogramem pracownika nie upłynęło 8 godzin, a podróż odbywała się w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny (np. podróż samochodem czy pociągiem bez zapewnionego miejsca do spania, tzw. kuszetki lub w wagonie sypialnym).

Intencją przepisu jest zapewnienie pracownikowi co najmniej 8 godzin odpoczynku nocnego. Nie należy go jednak utożsamiać z 11-godzinnym odpoczynkiem dobowym. 

Mylnym wydaje się także przyjęcie założenia, że pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji cały dzień wolny od pracy. Rozporządzenie wskazuje jedynie na konieczność zachowania 8-godzinnej przerwy pomiędzy zakończeniem podróży, a rozpoczęciem pracy W okolicznościach opisanych w pytaniu pracownik, który zakończył podróż służbową o godz. 3:00 nad ranem powinien zatem przyjść do pracy nie wcześniej niż o godzinie 11:00. Nie oznacza to, że pracodawca nie może udzielić pracownikowi całego dnia wolnego, jest to jednak jego decyzja, będąca rozwiązaniem korzystniejszym dla pracownika, niż przepis o charakterze powszechnym.   

Pracownik chciałby odebrać nadgodziny w kolejnym okresie rozliczeniowym? Na jakich zasadach można dokonać przeniesienia nadgodzin? Sprawdź! >

Oświadczenie pracownika o okolicznościach odbywania podróży służbowej usprawiedliwi nieobecność w pracy

Dowodem usprawiedliwiającym późniejsze stawiennictwo w pracy lub nieobecność w danym dniu jest, w myśl rozporządzenia, oświadczenie pracownika o okolicznościach odbywania podróży służbowej, a zwłaszcza o godzinie jej zakończenia, zawierające potwierdzenie, że nie miał możliwości skorzystania z odpoczynku nocnego. 

Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zatrudniony powinien złożyć pracodawcy oświadczenie potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Ten obowiązek powstaje jedynie w sytuacji, w której warunki podróży uniemożliwiły wypoczynek nocny, a okres pomiędzy zakończeniem podróży i planowanym rozpoczęciem pracy jest krótszy niż 8 godzin. Nie mniej jednak ten temat jest niejednokrotnie przyczyną sporów, gdyż mamy dwa odmienne stanowiska w kwestii liczenia momentu rozpoczęcia odpoczynku dobowego, a wprost z przepisów to nie wynika. Wg pierwszego stanowiska pracownik rozpoczyna odpoczynek od momentu zakończenia podróży służbowej, natomiast wg odmiennego stanowiska odpoczynek rozpoczyna się wraz z zaprzestaniem wykonywania obowiązków pracowniczych. Jednak bezpieczniejszym stanowiskiem, za którym należałoby się opowiedzieć jest pierwsze stanowisko, które pozwala na zachowanie dobowego odpoczynku, a co za tym idzie efektywniejszej pracy pracownika.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac

Wynagrodzenie za dodatkowy czas wolny z tytułu przedłużonej podróży służbowej

Ostatnią kwestią, którą warto poruszyć jest to, czy za nieprzepracowany w takich okolicznościach czas pracownikowi należy się wynagrodzenie. Takie prawo nie wynika wprost z żadnego przepisu. Rozporządzenie dotyczące udzielania zwolnień od pracy literalnie wymienia te z nich, za które trzeba pracownikowi zapłacić. Nie ma jednak wśród nich zwolnienia związanego z podróżą służbową i późniejszym rozpoczęciem pracy. Niemniej jednak, pracownik wyjeżdżając w podróż służbową realizuje polecenie pracodawcy i nie powinien doznać żadnej szkody z tego powodu, w tym także poprzez pozbawienie go prawa do wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny. Dlatego, choć niewypłacenie wynagrodzenia w takich okolicznościach byłoby zgodne z przepisami, wydaje się ono być nieuzasadnione.  

Czas, który pracownik spędza w podróży nie jest czasem odpoczynku. Pracownik ma więc prawo do minimum 11-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku dobowego oraz do 35-godzinnego nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 czerwca 2005 r. – II PK 265/04 – orzekł, że „jeśli czas spędzony w drodze z delegacji narusza ustaloną w Kodeksie Pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, wówczas pracownikowi należą się dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie”. Ustawodawca zawarł w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy w paragrafie 3 pkt 5, że dowodem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy po podróży służbowej, która narusza kodeksowe zasady odpoczynku jest „oświadczenia pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny”. Wymieniony akt prawny nie określa zasad korzystania z czasu wolnego w razie niezagwarantowania pracownikowi odpoczynku nocnego. Kwestie te pracodawca reguluje w przepisach wewnątrzzakładowych, np. określając czy za wspomniany czas wolny pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia oraz jak takie zwolnienie jest udzielane (tzn. czy pracownik może nie przyjść do pracy przez cały dzień, czy jedynie tylko o tyle godzin później, żeby zachować kodeksowy odpoczynek).

Anna Letkowska, Specjalistka ds. kadr i płac