Przychodzi HR do Zarządu: Nadgodziny, które zjadają zysk. Jak uporządkować grafiki na produkcji?

Gdy problem z kosztami zaczyna się w grafiku

W średniej wielkości firmie produkcyjnej z Dolnego Śląska, zatrudniającej około 220 osób, szefowa HR zauważyła niepokojący sygnał: nie były to skargi pracowników na przepracowanie, lecz konkretne liczby.

Od pół roku koszty wynagrodzeń jednego działu produkcji systematycznie rosły, choć liczba zamówień i obsada pozostawały na niezmienionym poziomie. Różnicę robiły nadgodziny, które z wyjątku zmieniły się w stałą pozycję każdego miesiąca.

Pracownicy nie protestowali – dodatki realnie wpływały na wysokość ich wypłaty. Problem w tym, że ta sama praca kosztowała firmę coraz więcej, a zespół pracował na granicy zmęczenia.

Problem ten zauważony został również na szczeblu operacyjnym. Dyrektor Operacyjny także dostrzegł zwiększone koszty. Szefowa HR zyskała więc wpływowego sojusznika. Pierwsza jej hipoteza była ostrożna: to nie nagły wzrost pracy, lecz sposób, w jaki ta praca jest planowana.

Nadgodziny nie powinny być stałym elementem organizacji pracy

Zjawisko nie jest marginalne. Według Eurostatu Polacy od lat należą do najbardziej zapracowanych narodów Unii – pracujemy średnio ponad 40 godzin tygodniowo, czyli więcej niż wynosi unijna średnia.

Problem dotyczy też samego rozliczania pracy: w badaniu Pracuj.pl „Prawa pracownika pod lupą” (2025) nieprawidłowe naliczanie nadgodzin znalazło się wśród najczęściej wskazywanych nieprawidłowości w miejscu pracy.

Co istotne, orzecznictwo podkreśla, że „szczególne potrzeby” to sytuacje nadzwyczajne, a nie skutek złego planowania. A każda godzina pracy nadliczbowej kosztuje firmę półtora do dwóch razy więcej niż ta sama godzina dobrze zaplanowana.

„Milcząca zgoda” też może kosztować

Co więcej, nadgodzin nie da się potraktować jako darmowego bufora. Z danych ADP wynika, że ponad jedna czwarta Polaków przepracowuje bezpłatnie od 6 do 10 godzin tygodniowo, a spora ich część pozostaje nieformalna i nierejestrowana.

Płynie z tego prosta konkluzja: każda dodatkowa godzina, także ta „przemilczana”, „dorozumiana”, prędzej czy później staje się kosztem albo roszczeniem.

Wartościowanie stanowisk, budowa matrycy stanowisk
i taryfikatorów wynagrodzeń

Projektujemy matryce stanowisk i taryfikatory wynagrodzeń oparte o wartościowanie stanowisk pracy i rzeczywiste dane rynkowe – w pełnej zgodności z Dyrektywą UE 2023/970

Umów rozmowę z doradcą

Audyt pokazał, że problemem nie był nadmiar pracy

Szefowa HR nie poprzestała na intuicji, ponieważ podobne sytuacje zdarzały się w firmie już wcześniej, w porozumieniu z Dyrektorem operacyjnym i zarządem, zleciła krótki audyt czasu pracy działu, przeprowadzony wspólnie z niezależnym, zewnętrznym konsultantem. Przejrzano:

• grafiki z ostatniego półrocza,
• ewidencję czasu pracy,
• RCP,
• wypłacone dodatki
• i skorelowano to z rozkładem zamówień oraz absencjami.

Obraz okazał się jednoznaczny. Nadgodziny nie wynikały z realnego, trwałego wzrostu zapotrzebowania, lecz z planowania „na oko”.

Obsada bywała niedoszacowana w godzinach szczytu, a powstałe zaległości zespół musiał nadrabiać po zmianie. Grafiki układano w arkuszach xls, bez analizy danych o ruchu i dostępności ludzi.

Dodatkowo część nadgodzin powstała wskutek złamania doby pracowniczej czy zbyt krótki odpoczynek. Wspólny mianownik był jeden: za mało danych, za dużo intuicji w planowaniu.

Docenienie w pracy. Jak menedżer powinien doceniać pracowników, by miejsce pracy było rozwojowe, a wyniki firmy satysfakcjonujące

Dwa kierunki działania: kompetencje kierowników i technologia

Taka diagnoza wyznaczyła kierunek działań. Zdecydowano się działać dwutorowo. W pierwszym kroku przeszkolono kierowników z budowania grafików i zasad czasu pracy. Zamiast planować reaktywnie, nauczyli się układać obsadę wokół rzeczywistego zapotrzebowania i dostępności pracowników, świadomie zarządzać okresem rozliczeniowym, pilnować odpoczynków dobowych i tygodniowych oraz (co nie było do tej pory takie oczywiste) publikować grafik z odpowiednim wyprzedzeniem.

W drugim kroku zdecydowano o konieczności wdrożenia narzędzia do zarządzania czasem pracy. Zdecydowano się na platformę Empliset, która efektywnie wsparła nowe nawyki kierowników w codziennej praktyce.

Automatyczny generator grafików, rozliczanie czasu pracy i nadgodzin oraz uwzględnianie preferencji pracowników odciążyły kierowników. Dodatkowo system ostrzega o naruszeniach przepisów już na etapie planowania, zanim grafik trafia do realizacji.

Dzięki temu większość „przypadkowych” nadgodzin udało się wyeliminować, zanim w ogóle powstały.

Jak Empliset ograniczył przypadkowe nadgodziny?

Efekty były widoczne już po kwartale. Liczba nadgodzin w dziale spadła o około 60 procent, a koszty wynagrodzeń wróciły do przewidywalnego poziomu, bez redukcji etatów i obniżania stawek. Grafiki ukazywały się na czas, każdy pracownik miał wgląd do zaplanowanego dla niego grafiku.

Zespół przyjął to z ulgą, zniknęła nerwowość „dorabiania” w ostatniej chwili, a planowanie życia prywatnego stało się łatwiejsze. Wdrożenie zredukowało także część ryzyka prawnego związanego z naruszeniami norm czasu pracy.

Wniosek dla zarządu był jednoznaczny: permanentne nadgodziny rzadko są objawem nadmiaru pracy, a częściej są najdroższym sposobem na załatanie słabego grafiku.

Uświadomienie ryzyka i pogłębienie kompetencji kierowników w zakresie planowania czasu pracy i oparcie się na danych, są w stanie obniżyć koszty szybciej i taniej niż niejedna reorganizacja.