HR-owe Koło Ratunkowe: służbowe sprawy po godzinach na prywatnym smartfonie. Gdzie kończy się wygoda, a zaczyna ryzyko dla pracodawcy?

Jedna z uczestniczek moderowanego przez nas forum dyskusyjnego opisała przypadek z życia firmy – pracodawca założył grupę dyskusyjną na komunikatorze na popularnym portalu społecznościowym. Dodał do niej prywatne konta wszystkich pracowników, nie pytając o zgodę. Na tej grupie, bez względu na porę dnia (i nocy), komunikuje ogłoszenia, przekazuje informacje organizacyjne, wyjaśnia zdarzenia, które miały miejsce w firmie na poszczególnych zmianach lub prosi o pilny kontakt. W przypadku, gdy na swoje zapytanie nie otrzyma odpowiedzi w ciągu kilku godzin, dzwoni przez ten komunikator lub na prywatny numer telefonu pracownika. 

Dla części załogi to już codzienność, dla części źródło frustracji, a dla pracodawcy często nieuświadomione ryzyko prawne i organizacyjne. Specjalista kadr i płac widzi ten problem szerzej: nie chodzi wyłącznie o kulturę komunikacji, ale również o ochronę danych osobowych pracowników i klientów, czas pracy, ewentualne nadgodziny, prawo do odpoczynku i bezpieczeństwo procesów w firmie. 

Dla szerszego kontekstu – taka sytuacja to nie jest wyjątek. Incydentalna odpowiedź na pytanie czy odebranie telefonu w pilnej, wyjątkowej sprawie byłoby zrozumiałe. Jednak, jak potwierdzają badania UCE RESEARCH dla portalu ePsycholodzy, 23,9% pracowników deklaruje, że dostaje od przełożonych wiadomości służbowe po godzinach pracy, a kolejne 13% wskazuje, że takie kontakty zdarzają się przynajmniej w sytuacjach krytycznych. 

RODO nie lubi improwizacji. Prywatny komunikator to ogromne ryzyko

Prywatne kanały komunikacji są wygodne, ale niebezpieczne – firma nie ma pełnej kontroli nad przepływem danych, nie nadzoruje kont użytkowników i nie wie, co stanie się z informacjami, gdy pracownik odejdzie, zgubi telefon albo zrobi zrzut ekranu i przekaże go dalej. Naruszenie danych osobowych może skończyć się koniecznością analizy incydentu, zgłoszeniem do UODO, odpowiedzialnością cywilną, konfliktem z pracownikami i stratą wizerunkową. 

Dla pracodawcy równie groźne bywa ujawnienie danych organizacyjnych, procedur, instrukcji stanowiskowych, treści wewnętrznych ustaleń albo materiałów będących elementem know-how firmy. W praktyce kadrowej i płacowej oznacza to, że jeżeli organizacja dopuszcza komunikację służbową poprzez prywatne kanały, musi mieć bardzo jasno opisaną politykę, podstawy przetwarzania danych i mechanizmy zabezpieczeń. Improwizacja w tym obszarze zwykle kończy się tym, że firma odpowiada za chaos, który sama wytworzyła.

Prywatny telefon do celów służbowych? Nie bez zgody pracownika

W praktyce wielu pracodawców zakłada, że skoro pracownik ma smartfon, to można z niego korzystać „przy okazji” także do spraw służbowych. To zbyt daleko idące uproszczenie. 

Zgoda pracownika powinna być dobrowolna, najlepiej pisemna, i może zostać w każdym czasie wycofana. Co więcej, zasady takiego korzystania powinny być uregulowane w polityce firmy albo regulaminie pracy.

Brak zgód, regulacji i zasad bezpieczeństwa to ryzyko zarzutu naruszenia prywatności pracownika oraz jego prawa do odpoczynku. Z perspektywy dowodowej problem staje się jeszcze większy, gdy pracodawca próbuje egzekwować dyspozycyjność, dostępność albo odpowiedzialność za brak reakcji w prywatnym kanale, którego sam formalnie nigdy nie uregulował.

Czy pracodawca może przetwarzać dane kontaktowe pracownika pozyskane w rekrutacji?

Kandydat do pracy podał prywatny numer telefonu i adres e-mail podczas rekrutacji, które automatycznie stały się później służbowym kanałem kontaktu? To błąd! 

Żeby legalnie używać prywatnych danych kontaktowych pracownika do kontaktu służbowego, pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika na taki cel przetwarzania i ustalić zasady tego kontaktu, najlepiej z wyraźnym rozgraniczeniem godzin pracy i kontaktu po godzinach. Istotne jest także to, że zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a RODO ma być dobrowolna. Jej brak albo cofnięcie nie może powodować negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie może uzasadniać odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy ani jakiejkolwiek represji. 

Czy pracownik musi odpowiadać na wiadomości po godzinach?

W codziennej praktyce to jedno z najczęstszych pytań. Odpowiedź jest dla wielu menedżerów niewygodna: samo wysłanie wiadomości po godzinach nie jest zakazane, ale pracownik nie ma obowiązku pozostawać w kontakcie z pracodawcą poza czasem pracy, chyba że mówimy o legalnie zleconej pracy nadliczbowej albo o dyżurze. Tę logikę bardzo wyraźnie potwierdziła odpowiedź na interpelację poselską nr 31956. Minister Marlena Maląg wskazała:

To praktyczna wskazówka dla HR. Jeżeli przełożony oczekuje płynnych odpowiedzi po godzinach, firma powinna zadać sobie pytanie, czy nie tworzy w ten sposób nieformalnego modelu stałej dyspozycyjności, który nie znajduje oparcia ani w rozkładzie czasu pracy, ani w dyżurze, ani w nadgodzinach.

Wiadomość po godzinach może stanowić nadgodziny. Kiedy wystąpi dyżur?

Kodeks pracy daje tu bardzo czytelne ramy. Art. 128 § 1 Kodeksu pracy stanowi:

Po zakończeniu rozkładowych godzin pracy rozpoczyna się czas wolny. Jeżeli jednak pracodawca oczekuje wykonania konkretnej czynności po godzinach – odpisania na wiadomość, wyjaśnienia, telefonicznego uzgodnienia spraw służbowych, przesłania dokumentu, potwierdzenia grafiku – może się okazać, że mamy już do czynienia z pracą nadliczbową. Zatem, sama wiadomość wysłana po godzinach nie oznacza jeszcze automatycznie nadgodzin. Jeżeli jednak pracownik poza swoim rozkładem czasu pracy faktycznie wykonuje czynności służbowe na polecenie pracodawcy albo przy jego wiedzy i akceptacji, może powstać obowiązek rozliczenia tego czasu jako pracy nadliczbowej.

W odpowiedzi na cytowaną wyżej interpelację Ministerstwo podkreśliło też, że szczególne potrzeby pracodawcy z art. 151 § 1 k.p. mają charakter wyjątkowy, a zlecanie nadgodzin w sposób powtarzalny i stały może zostać uznane za obchodzenie zakazu planowania pracy nadliczbowej. Resort przypomniał również o dyżurze z art. 151⁵ § 1 k.p. oraz o tym, że zarówno nadgodziny, jak i dyżur (z wyjątkiem dyżuru domowego) podlegają rekompensacie.

W praktyce oznacza to, że odpowiedź po godzinach nie zawsze będzie neutralna z punktu widzenia czasu pracy. Jeśli kontakt staje się elementem regularnego wykonywania obowiązków, kadry i płace powinny ocenić, czy nie powstaje obowiązek rozliczenia nadgodzin albo zorganizowania dyżuru w sposób zgodny z prawem. O domowym dyżurze na pracy zdalnej przeczytasz więcej tutaj >

Prawo do odpoczynku to obowiązek pracodawcy

W realiach firm bardzo łatwo zapomnieć, że komunikacja po godzinach dotyka nie tylko samego faktu odpisania na wiadomość, ale całej konstrukcji odpoczynku pracownika. W odpowiedzi na interpelację poselską resort pracy zwraca uwagę, że pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego z art. 132 k.p. i co do zasady 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego z art. 133 k.p. Te okresy mają być przeznaczone na odpoczynek i wolne od wykonywania obowiązków służbowych.

Z perspektywy specjalisty kadr i płac ten obszar bywa niedoceniany. To właśnie tu kumuluje się ryzyko: menedżerowie przyzwyczajają się do wysyłania wiadomości wieczorami, pracownicy odpisują żeby mieć święty spokój, nikt tego nie rozlicza, a organizacja powoli buduje sobie praktykę, która może naruszać odpoczynek i generować roszczenia. To szczególnie niebezpieczne tam, gdzie pojawia się jeszcze prywatny sprzęt, prywatne komunikatory i brak wyraźnych zasad dostępności.

Co powinien zrobić specjalista kadr i płac, żeby ograniczyć ryzyko?

• Po pierwsze, trzeba nazwać problem. Jeżeli w firmie prywatne komunikatory stały się nieformalnym obiegiem informacji służbowych, a skala wykracza poza przypadkowość, potrzebne są jasne zasady: jakie kanały wolno wykorzystywać, do jakich spraw, w jakich godzinach i na jakiej podstawie prawnej. 
• Drugi krok to uporządkowanie zgód – na korzystanie z prywatnych urządzeń, na przetwarzanie prywatnych danych kontaktowych do celów służbowych, na zakres i warunki takiego kontaktu. 
• Trzeci krok to szkolenie menedżerów, bo większość naruszeń nie wynika ze złej woli, tylko z nieuświadomionego nawyku dopinania spraw po godzinach.
  

Kadry i płace powinny też współpracować z IT, bezpieczeństwem informacji i compliance. Jeżeli firma chce korzystać z komunikacji elektronicznej, powinna mieć narzędzia, nad którymi panuje organizacyjnie i technicznie. Trzeba także monitorować, czy po godzinach nie powstaje praktyka regularnego zlecania pracy, której nikt nie ewidencjonuje. W razie potrzeby warto rekomendować zarządowi zmianę polityk, regulaminu pracy, standardów dostępności i zasad rozliczania dyżurów oraz nadgodzin.

Co może zrobić pracownik, który słyszy: „masz odbierać po godzinach”?

Najbezpieczniejszą drogą nie jest natychmiastowy konflikt, ale spokojne uporządkowanie sytuacji. Pracownik może poprosić o jasne zasady kontaktu po godzinach, dopytać, czy ma pełnić dyżur, czy jest to polecenie pracy nadliczbowej, i zwrócić uwagę na potrzebę zachowania kodeksowego prawa do odpoczynku. Jeżeli używa prywatnego telefonu albo komunikatora, może zapytać, na jakiej podstawie prawnej firma korzysta z jego prywatnych danych i czy istnieje formalna zgoda na taki model pracy. Jeżeli nie chce wyrażać zgody albo chce ją cofnąć, nie powinno to rodzić negatywnych konsekwencji.

W praktyce najbardziej racjonalna jest edukacja i wyważony dialog. Wiele firm nie działa nieprawidłowo z premedytacją – po prostu przez lata przyzwyczaiło się do modelu, który wydawał się wygodny. Rolą specjalisty kadr i płac jest w takiej sytuacji nie tylko wskazać ryzyka, ale przełożyć go na język zrozumiały dla pracodawcy: RODO, czas pracy, roszczenia o nadgodziny, naruszenie odpoczynku, odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych i chaos dowodowy w razie sporu.

Wygoda nie może kosztować więcej niż bezpieczeństwo

Prywatny komunikator, prywatny telefon i wiadomości po godzinach to w wielu firmach nie jednorazowy incydent, lecz standardowy model działania. Im dłużej funkcjonuje bez refleksji, tym łatwiej przechodzi do normalności. Problem w tym, że taka normalność bywa kosztowna: dla prywatności pracownika, dla bezpieczeństwa danych, dla prawa do odpoczynku i dla samego pracodawcy. 

W tym obszarze naprawdę nie chodzi o to, czy ktoś odpisał na wiadomość. Chodzi o to, czy firma panuje nad własnymi procesami, zanim one zaczną panować nad nią.