HR-owe Koło Ratunkowe: Czy pracę z zagranicy wlicza się do stażu urlopowego?

Pani Moniko, mam coraz więcej takich przypadków i nie wiem co robić. Po kilku latach pracy w Polsce ludzie wyjeżdżają do krajów UE po lepsze zarobki, a potem wracają do pracy w Polsce. Czy staż pracy w krajach UE bierzemy do wyliczenia stażu urlopu wypoczynkowego? Nie ma tam świadectw pracy. Pracownicy przynoszą tylko zaświadczenia o zatrudnieniu… Czy może bazujemy tylko na dotychczasowym przebiegu zatrudnienia w Polsce potwierdzonym świadectwami pracy?
Napisała do mnie Ania. Już wyjaśniam!

Uprawnienia pracownicze zależne od zatrudnienia u zagranicznego pracodawcy

Na mocy art. 86 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,  udokumentowane okresy zatrudnienia, przebyte za granicą u pracodawcy zagranicznego, są zaliczane do okresów pracy w Rzeczypospolitej Polskiej w zakresie uprawnień pracowniczych. Do takich uprawnień pracowniczych zaliczamy między innymi prawo do urlopu wypoczynkowego. 

Zaliczeniu do okresu pracy w Polsce podlegają wszystkie okresy zatrudnienia za granicą u pracodawcy zagranicznego, niezależnie od kraju, w którym miały miejsce oraz bez względu na obywatelstwo pracownika. 

Obowiązki pracownika w zakresie dokumentowania stażu pracy za granicą

Pracownicy mają obowiązek udokumentowania stażu pracy za granicą. Przepisy prawa pracy nie wymieniają jednak, jakie dokumenty powinien przedstawić pracownik starający się o uznanie stażu pracy u pracodawcy zagranicznego. W tym miejscu należy przytoczyć stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z którym pracownik może udokumentować zagraniczne okresy zatrudnienia wszelkimi dokumentami, które potwierdzają fakt zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego, przedstawiając np. umowę o pracę, zaświadczenie wystawione przez pracodawcę, odcinki wypłat. Pracodawca na podstawie przedstawionego dokumentu musi być w stanie stwierdzić, iż pracownik pozostawał w zatrudnieniu oraz przez jaki konkretnie czas był zatrudniony u pracodawcy zagranicznego.

Czy pracodawca może potwierdzić oryginalność dokumentów?

Przepisy nie regulują sposobu weryfikacji dokumentów, na podstawie których ustala się staż pracy. Pracodawca może zobowiązać pracownika do przedstawienia przetłumaczonych dokumentów, jeżeli ma wątpliwości co do ich treści.

Na podstawie art. 7 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim, na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy, używa się języka polskiego.

Dokumenty od zagranicznych pracodawców w aktach osobowych pracownika

Pracodawca w aktach osobowych może przechowywać wersję oryginalną dokumentu. Obowiązujące przepisy nie regulują wprost, iż dokument ma być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Należy zaznaczyć, że jedynie tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego ma moc prawną. To w interesie pracownika leży wykazanie przed pracodawcą swojego zagranicznego stażu pracy. Pracodawca polski nie jest zobowiązany do tłumaczenia omawianej dokumentacji.

Konsekwencje niedostarczenia do pracodawcy świadectw pracy i dyplomów

Jeśli pracownik nie przekaże pracodawcy, np. świadectwa pracy z poprzedniego miejsca pracy obejmującego okres pracy w roku kalendarzowym, w którym ubiega się o zatrudnienie, to w przypadku niezdolności do pracy przypadającej w pierwszym miesiącu pracy może narazić się na brak wypłaty wynagrodzenia chorobowego, jeśli nie udokumentuje 10-letniego stażu pracy.  

Należy pamiętać, że pracownik powinien przedłożyć przyszłemu pracodawcy świadectwo pracy (lub dokumenty) potwierdzające okresy zatrudnienia uzyskane w trakcie roku kalendarzowego, w którym podejmuje zatrudnienie u nowego pracodawcy. Nie ma obowiązku przedkładania pracodawcy świadectw pracy z innych lat.  

W praktyce okazuje się, że pracownicy nie przedkładają pracodawcy świadectw pracy z różnych przyczyn. Najczęstszym powodem jest chęć zatajenia dyscyplinarnego zwolnienia pracownika lub długotrwałej niezdolności do pracy, która miała miejsce w trakcie zatrudnienia. Nie wywiązanie się z tego obowiązku może (ale nie musi) skutkować negatywnymi konsekwencjami w zakresie przysługiwania pracownikowi uprawnień związanych z wykonywaniem pracy, w tym wymiaru urlopu wypoczynkowego. 

Pracodawca może oprzeć swoją decyzję o przyznaniu pracownikowi urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze jedynie na podstawie danych wskazanych w kwestionariuszu osobowym i na kopiach dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i nauki. Może również uzależnić swoją decyzję od dostarczenia oryginałów wskazanych dokumentów.

Co powinni zrobić pracownicy, którzy wracają do pracy w Polsce z zagranicy i chcą otrzymać urlop?

1. Udokumentuj swój staż pracy: Zebranie wszystkich dokumentów potwierdzających zatrudnienie za granicą – umów o pracę, zaświadczeń od pracodawcy, odcinków wypłat.
2. Przedstaw dokumenty pracodawcy: Dokumenty muszą zawierać informacje, na podstawie których pracodawca będzie mógł stwierdzić okres zatrudnienia i tożsamość pracodawcy zagranicznego.
3. Przetłumacz niezbędne dokumenty: Jeśli dokumenty są w języku obcym, warto zainwestować w ich tłumaczenie. Chociaż tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego nie jest wymagane, ma ono moc prawną i zwiększa wiarygodność przedstawionych dokumentów. To w interesie pracownika leży udokumentowanie zagranicznego stażu pracy. Pracodawca nie jest zobowiązany do tłumaczenia dokumentacji.
4. Konsultacja z działem HR: W razie wątpliwości warto skonsultować się z działem kadr w firmie, aby dowiedzieć się, jakie są wewnętrzne procedury i wymagania dotyczące zaliczenia zagranicznego stażu pracy do uprawnień pracowniczych w Polsce.