Stay calm & zarządzaj pracą zdalnie, czyli 10 porad dla liderów zespołów

Na rynku jest już szereg firm, które pracę w systemie home office (praca z domu) mają dawno wdrożoną, natomiast przeważnie w skali 2-4 dni w miesiącu. Również z zabezpieczeniem opcji poproszenia pracownika w nagłym przypadku o szybki przyjazd do firmy i z zapewnieniem rozłożenia sił zespołu na osoby pracujące z domu i z biura.

W obliczu pandemii organizacje stanęły niejako pod przymusem nagłego wysłania często całych zespołów do pracy z domu. Często nie mając wdrożonych zasad wykonywania i rozliczania efektów takiej pracy. Jako że sytuacja jest bardzo dynamiczna czas na opracowywanie procedur/ zasad jest również mocno limitowany.

Co warto wziąć pod uwagę zarządzając zespołem pracującym w domu?

1. Upewnij się, że zespół ma narzędzia do realizacji zadań – istotny jest dostęp do dokumentów, folderów, aplikacji, czy też systemów. Jeżeli nie macie w firmie zdalnych dostępów, jasno skomunikuj pracownikom, jak mają zapewnić sobie dane, czy też dokumenty do pracy. Pamiętaj, że zabieranie ze sobą wydruków, czy też nagrywanie danych na pendrivy grozi wyciekiem informacji z firmy. Sprawdź czy Twoi pracownicy posiadają laptopy, telefony kmórkowe, dostęp do Internetu – brzmi banalnie, ale bez tego ciężko pracować z domu.
2. Korzystaj z technologii – jeżeli tylko polityka bezpieczeństwa firmy na to pozwala korzystajcie z aplikacji do wideorozmów, konferencji (Skype, Facetime itp.), chatów (Messenger, Whatsup itp.), apek do skanowania itp. Oczywiście, wszystko z zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
3. Przekaż oczekiwania – jasno zdefiniuj i skomunikuj swoje oczekiwania dotyczące np. godzin pracy, sposobu komunikacji, utrzymywania relacji z partnerami biznesowymi. Ustal i rozdziel zadania, biorąc pod uwagę, które z nich mogą być zrealizowane z domu. Działy personalne poświęcają dużo czasu na wdrażanie celów SMART (cele określone, mierzalne, osiągalne, nastawione na rezultat, w ramach czasowych). Praca z domu jest świetną okazją, aby z tej metody skorzystać. Im mniej niedomówień tym wynik pracy jest pewniejszy.
4. Rozlicz z rezultatów – umów się z pracownikami na sposób rozliczania wyników ich pracy. Częstotliwość i poziom szczegółowości zależy zarówno od stanowiska, jak i poziomu samodzielności i kompetencji pracownika. Inaczej będziemy rozliczać osobę początkującą, pierwszy raz pracującą z domu, inaczej eksperta, który regularnie pracuje w systemie home office. Jako że sytuacja jest wyjątkowa, jasno skomunikuj do zespołu swoje oczekiwania związane z ich dostępnością i raportowaniem. Zachęcam do zapoznania się z metodologią przywództwa sytuacyjnego (Blanchard) – świetnie wspiera zarządzania pracownikami na różnych etapach dojrzałości zawodowej.
5. Okazuj zaufanie – praca w systemie home office wymaga zaufania. Zaufanie jest także fundamentem budowania zaangażowania w pracownikach, a tym samym tworzenia dobrej kultury organizacyjnej. Nie wchodź w tryb mikrozarządzania, telefonując co chwilę do pracowników, czy też oczekując co godzinę podsumowań. Jasno sprecyzuj zasady raportowania, bądź przy tym wyrozumiały – niektórzy będą stawiać dopiero pierwsze kroki w systemie pracy z domu. Pamiętajmy, że dzieci i partnerzy naszych pracowników najprawdopodobniej także przebywają w domach, co jest już wyzwaniem samym w sobie . W tym przypadku ważna jest równowaga pomiędzy zaufaniem, a jasnymi oczekiwaniami. Taka postawa lidera nakreśli granice dla zespołu, co z kolei zapewni bezpieczeństwo.
6. Bądź w stałym kontakcie – praca z domu nie oznacza końca spotkań działowych, czy też 1:1, które możesz prowadzić teraz przez videokonferencje lub po prostu telefonicznie. Bądź dostępny zarówno e-mailowo, jak i telefonicznie dla swoich pracowników. Dasz tym dobry przykład, a także sprawnie zarządzisz pracą działu. Rozmowy telefoniczne, czy też videokonferencje nie tylko wzmocnią relacje, ale także pozytywnie wpłyną na morale. W tych trudnych czasach bądźmy ze sobą na tyle na ile się da.
7. Zadbaj o bezpieczeństwo danych – uczul pracowników, aby korzystali z bezpiecznego połączenia internetowego, pilnowali wydruków, nośników, czy też korzystali z zaszyfrowanych połączeń, haseł do plików itp.
8. Pamiętaj o przepływie informacji – dziel się informacjami, co zapewni bezpieczeństwo Twojemu zespołowi. Zadbaj, aby mieli dostęp do informacji, znali podjęte przez Ciebie lub Twoich przełożonych decyzje. Warto pomyśleć o wspólnych folderach, aby wszystkie bieżące dokumenty i informacje były w jednym miejscu. Wysyłanie wszystkiego e-mailem jest sporym utrudnieniem w pracy operacyjnej.
9. Połóż szczególny nacisk na motywację – każdy z nas reaguje inaczej na obecną sytuację, część z nas podchodzi do tematu spokojnie, część jest bardzo nerwowa, inne osoby reagują nawet paniką. Uspokajaj, dbaj o dobre morale, nie siej paniki, ani emocjonalnych niepotwierdzonych informacji. Jako lider powinieneś zachować spokój.
10. Sprawdź z działem personalnym prawny aspekt pracy z domu w Twojej firmie – temat zarządzany w firmach najczęściej centralnie, warto jednak pamiętać, że praca z domu często wymaga podpisania z pracownikiem porozumienia do umowy o pracę, ew. innych wymaganych w firmie dokumentów (polityka bezpieczeństwa danych itp.).

Praca z domu jest bardzo ciekawym udogodnieniem dla naszych pracowników, jest także alternatywą dla firm, aby zapewniły ciągłość biznesową swoich organizacji w obecnych czasach.

Nie zostawiajmy naszych pracowników „samych sobie” w domu, aby realizowali zadania „jak do tej pory”. Sytuacja jest specyficzna i wymaga od nas liderów uważności, planowania i spokoju. Osobiście bardzo szanuję pracodawców, którzy zaproponowali swoim pracownikom (oczywiście, w ramach możliwości – są zadania, które zdalnie nie mogą być wykonywane) opcje pracy z domu. Świadczy to nie tylko o biznesowym myśleniu, ale także o trosce o pracowników, czy też klientów.

Zachęcam do lektury 8 zasad pracy zdalnej.

Materiał powstał przy współpracy z Małgorzatą Górską – doświadczoną menedżerką z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu procesami HR w dużych renomowanych firmach m.in. w Nike, Actavis, Iron Mountain i Gedeon Richter. Małgorzata wdrażała w części z tych firm system pracy z domu, a dziś dzieli się z nami swoimi doświadczeniami.

#przywództwo, #leadership, #odpowiedzialność, #lider, #szacunek, #zaufanie, #praca z domu, #homeoffice, #bezpieczeństwodanych