Od 1 lipca prostsze zasady składania wniosków o zasiłki z ubezpieczeń społecznych. Wniosek o zasiłek opiekuńczy złożysz cyfrowo!

Od 1 lipca 2026 r. zaczynają obowiązywać zmiany w ustawie zasiłkowej, które upraszczają sposób składania dokumentów potrzebnych do przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego. W praktyce największe znaczenie będą miały przy obsłudze zasiłku opiekuńczego – szczególnie wtedy, gdy pracownik składa wniosek o opiekę nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. Na znaczeniu zyskają wnioski elektroniczne, skany i wewnętrzne procedury potwierdzania dokumentacji.

Pobierz e-book: Rewolucja w praktyce zatrudnienia: PIP 2026! Co kadry i płace powinny sprawdzić przed kontrolą?

Podstawa prawna zmian

Zmiany wynikają z ustawy z 13 lutego 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw pod pozycją 441, a nowe przepisy zasadniczo zaczynają obowiązywać od 1 lipca 2026 r.

Nowelizacja dotyczy przede wszystkim art. 61b ustawy zasiłkowej, czyli przepisu, który określa, w jaki sposób wszczyna się postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku. Chodzi więc o moment, w którym pracownik składa wniosek oraz dokumenty potrzebne do wypłaty świadczenia.

Na czym polega najważniejsza zmiana?

W wielu firmach dokumentacja zasiłkowa funkcjonuje na papierze. Pracownik drukuje wniosek, wypełnia i podpisuje go odręcznie, przekazuje do kadr; następnie dokument jest obsługiwany przez płatnika składek albo przekazywany do ZUS.

Od 1 lipca 2026 r. wniosek o zasiłek (w tym wniosek o zasiłek opiekuńczy) nie musi krążyć wyłącznie w papierze. Możliwe będzie przekazywanie dokumentów elektronicznie, przy czym sposób postępowania zależy od tego, kto wypłaca zasiłek: pracodawca jako płatnik zasiłków czy ZUS.

Zasiłek opiekuńczy – kiedy pracownik może z niego skorzystać?

Zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego przysługuje osobie, która została zwolniona od wykonywania pracy z powodu konieczności sprawowania opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8:

• jeżeli niespodziewanie zostanie zamknięta placówka opiekuńcza, do której na co dzień uczęszcza dziecko (żłobek, przedszkole), 
• jeżeli zachoruje niania (z którą zawarta została umowa aktywizacyjna) lub dzienny opiekun sprawujący opiekę nad dzieckiem, 
• z powodu porodu lub choroby małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem (jeżeli okoliczności te uniemożliwiają sprawowanie opieki), 
• z powodu pobytu małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem w szpitalu lub innym zakładzie wykonującym stacjonarne usługi lecznicze. 

oraz

• chorym dzieckiem w wieku do ukończenia 14 roku życia, 
• innym chorym członkiem rodziny. 

Za innych członków rodziny zgodnie z ustawą zasiłkową uważa się: małżonka, rodziców, rodzica dziecka, ojczyma, macochę, teściów, dziadków, wnuki, rodzeństwo oraz dzieci powyżej 14 roku życia – jeżeli pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym z ubezpieczonym w okresie sprawowania opieki. 

Limity zasiłku opiekuńczego – o czym trzeba pamiętać?

Co do zasady, pracownik może wykorzystać do 60 dni zasiłku opiekuńczego w roku kalendarzowym, jeżeli opiekuje się zdrowym dzieckiem do 8 lat albo chorym dzieckiem do 14 lat. Limit ten nie zwiększa się wraz z liczbą dzieci. Jeżeli więc pracownik ma dwoje lub troje dzieci, nadal obowiązuje jeden wspólny limit 60 dni.

Inaczej wygląda limit przy opiece nad innym chorym członkiem rodziny albo dzieckiem powyżej 14 lat – w takich przypadkach wynosi on 14 dni w roku kalendarzowym. Odrębny limit 30 dni dotyczy dzieci z niepełnosprawnością.

Ile wynosi zasiłek opiekuńczy?

Zasiłek opiekuńczy wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.

Zostanie wypłacony, jeśli nie ma innej osoby (domownika) mogącej zastąpić ubezpieczonego w opiece nad chorą osobą lub zdrowym dzieckiem i ubezpieczony musi osobiście zająć się taką osobą. Zasada ta nie obowiązuje, jeżeli sprawowanie opieki dotyczy chorego dziecka do 2 roku życia. 

Z-15A czy Z-15B — który formularz wybrać?

Przy zasiłku opiekuńczym podstawowym dokumentem nadal pozostaje wniosek. W zależności od tego, nad kim sprawowana jest opieka, stosuje się inny formularz.

Formularz Z-15A składa się wtedy, gdy pracownik ubiega się o zasiłek opiekuńczy z powodu sprawowania opieki nad dzieckiem. Formularz Z-15B stosuje się przy opiece nad innym niż dziecko chorym członkiem rodziny.

Jakie dokumenty mogą być potrzebne oprócz wniosku?

Dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłku to: 

• zaświadczenie e-ZLA, w przypadku sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym członkiem rodziny; 
• oświadczenie ubezpieczonego, w przypadku zamknięcia placówki opiekuńczej lub choroby niani; 
• zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku, w przypadku porodu, choroby, pobytu w szpitalu małżonka lub drugiego rodzica dziecka; 
• wniosek o wypłatę zasiłku opiekuńczego na druku ZUS Z-15A (opieka nad dzieckiem) lub Z-15B (opieka nad innym chorym członkiem rodziny), 
• w przypadku sprawowania opieki nad dziećmi z niepełnosprawnością dokumenty potwierdzające tę niepełnosprawność (orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub orzeczenie o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami konieczności stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji oraz konieczności współudziału na co dzień opiekuna dziecka w procesie jego leczenia, rehabilitacji i edukacji). 

Kto wypłaca zasiłek: pracodawca czy ZUS?

Nie każdy pracodawca wypłaca zasiłki samodzielnie. Zasadniczo zasiłki ustalają i wypłacają płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli płatnik składek nie przekracza tego progu, zasiłki wypłaca ZUS. Czytaj więcej i sprawdź przykłady tutaj >

Jak po zmianach pracownik może złożyć wniosek do pracodawcy?

Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca jako płatnik zasiłków, pracownik składa wniosek do pracodawcy. Po zmianach dokument może być złożony nie tylko papierowo, ale również elektronicznie, o ile pracodawca przewidzi taką ścieżkę w swojej organizacji. Może to być na przykład system kadrowo-płacowy, firmowy obieg dokumentów, platforma pracownicza albo inny ustalony kanał komunikacji.

Najważniejsze jest to, aby firma nie pozostawiła tej kwestii przypadkowi. Jeżeli pracownicy będą wysyłać wnioski różnymi kanałami – do przełożonego, na prywatny adres kadrowej, przez komunikator albo jako zdjęcie z telefonu – łatwo o chaos, opóźnienia i problemy z ustaleniem daty wpływu dokumentu.

Dlatego warto jasno określić, w jaki sposób pracownik ma przekazywać wnioski zasiłkowe od 1 lipca. Najlepiej zrobić to w procedurze kadrowej, instrukcji obiegu dokumentów albo komunikacie wewnętrznym.

Jak złożyć wniosek, gdy zasiłek wypłaca ZUS?

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, to wniosek składa do ZUS osoba ubezpieczona w:

• formie dokumentu elektronicznego na PUE/ eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych (wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo  podpisem udostępnionym przez ZUS).
• postaci papierowej (jak dotychczas w zwykłej formie pisemnej z własnoręcznym podpisem),

W praktyce często będzie wyglądało to tak, że pracownik przekaże wniosek do pracodawcy, a pracodawca (jeżeli nie jest płatnikiem zasiłków) przekaże dokumentację dalej do ZUS wraz z wymaganym zaświadczeniem płatnika składek.

Co, jeśli pracownik złoży wniosek do pracodawcy, który nie wypłaca zasiłków?

To częsta sytuacja, szczególnie w mniejszych firmach. Pracownik naturalnie kieruje dokumenty do swojego pracodawcy, nawet jeśli formalnie zasiłek wypłaci ZUS.

W takim przypadku płatnik składek, jeżeli otrzymał dokumenty, powinien je obsłużyć zgodnie z przepisami i przekazać do ZUS. Po zmianach możliwe jest przekazanie dokumentów papierowo albo jako załączników do dokumentu elektronicznego. Co istotne, jeżeli dokumenty zostały przekazane elektronicznie, nie trzeba automatycznie dublować ich w papierze, chyba że pojawi się potrzeba okazania oryginału.

Skany dokumentów – ułatwienie, ale nie pełna dowolność

Nowe przepisy ułatwiają posługiwanie się kopiami dokumentów, w tym kopiami elektronicznymi. W praktyce może to oznaczać skan albo czytelne odwzorowanie dokumentu przekazane elektronicznie. To duże ułatwienie, zwłaszcza w firmach pracujących hybrydowo lub zdalnie.

Nie oznacza to jednak, że każdy załącznik przesłany w dowolnej jakości powinien być automatycznie zaakceptowany. Kadry powinny zwrócić uwagę na czytelność dokumentu, kompletność stron, zgodność danych pracownika oraz to, czy dokument faktycznie dotyczy okresu i okoliczności wskazanych we wniosku.

Jeżeli płatnik zasiłku ma wątpliwości, może żądać od pracownika przedłożenia oryginału. To ważne zabezpieczenie dla pracodawcy i ZUS, zwłaszcza wtedy, gdy skan jest nieczytelny, niekompletny albo budzi wątpliwości co do autentyczności.

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac.

Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 27.08.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź

Termin 7 dni – czego pilnować w kadrach?

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, pracodawca musi przekazać do ZUS dokumenty potrzebne do ustalenia prawa i wypłaty świadczenia. W praktyce istotny jest termin 7 dni liczony od otrzymania dokumentów lub informacji niezbędnej do obsługi sprawy.

Ten termin ma znaczenie organizacyjne. Jeżeli dokumenty wpływają do firmy elektronicznie, trzeba ustalić, kiedy uznaje się je za doręczone: w momencie wpływu do systemu, na skrzynkę kadrową czy po ich formalnej rejestracji. Brak jasnej procedury może powodować opóźnienia, a w konsekwencji także pretensje pracownika, który czeka na wypłatę zasiłku z ZUS.

Co warto zmienić w procedurach kadrowych od 1 lipca 2026 r.?

Z perspektywy działu kadr i płac najważniejsze jest przygotowanie firmy do elektronicznego obiegu dokumentów zasiłkowych. Warto ustalić przede wszystkim:

1. na jaki adres lub przez jaki system pracownik składa wniosek,
2. czy firma akceptuje skan, plik PDF, formularz z systemu kadrowego czy inny format,
3. kto rejestruje datę wpływu dokumentu,
4. kto sprawdza kompletność wniosku i załączników,
5. w jakich przypadkach firma żąda oryginału,
6. kto odpowiada za przekazanie dokumentów do ZUS,
7. gdzie dokumenty są archiwizowane,
8. jak zabezpieczane są dane osobowe zawarte w dokumentacji zasiłkowej.

To szczególnie ważne przy zasiłku opiekuńczym, ponieważ dokumentacja często dotyczy nie tylko pracownika, ale również dziecka, małżonka, rodzica albo innego członka rodziny. Dane zdrowotne i rodzinne wymagają ostrożnego, ograniczonego i uporządkowanego dostępu.

Praktyczny przykład

Pracownica informuje kadry, że jej dziecko zachorowało, a lekarz wystawił e-ZLA na okres od poniedziałku do piątku. Aby otrzymać zasiłek opiekuńczy, samo e-ZLA nie wystarczy. Pracownica powinna złożyć jeszcze wniosek Z-15A.

Jeżeli pracodawca jest płatnikiem zasiłków, dział kadr przyjmuje Z-15A, sprawdza limit wykorzystanych dni opieki, weryfikuje dane i przekazuje informację do naliczenia zasiłku na liście płac.

Jeżeli zasiłek wypłaca ZUS, pracodawca powinien przekazać do ZUS wymagane dokumenty, w tym zaświadczenie płatnika składek oraz wniosek pracownicy. Po zmianach dokument może zostać obsłużony również w formie elektronicznej, zgodnie z przyjętą procedurą.

Przepisy przejściowe – czy nowe zasady obejmą sprawy już rozpoczęte?

Tak. Nowelizacja przewiduje, że nowe przepisy stosuje się także do postępowań w sprawie przyznania i wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia chorobowego, które zostały wszczęte, ale nie zostały zakończone przed wejściem w życie zmian.

To oznacza, że 1 lipca 2026 r. nie będzie granicą wyłącznie dla nowych spraw. Część dokumentacji będącej już w toku również trzeba będzie obsługiwać według nowych zasad. Działy kadr powinny więc zweryfikować nie tylko nowe wnioski, ale także sprawy otwarte na przełomie czerwca i lipca.

Co ta zmiana oznacza w praktyce?

Od 1 lipca 2026 r. obsługa wniosków o zasiłek opiekuńczy staje się bardziej elastyczna. Nadal trzeba ustalić prawo do świadczenia, zweryfikować właściwy formularz, sprawdzić limit dni, ocenić kompletność dokumentów i ustalić, kto jest płatnikiem zasiłku.

Nowością jest większa możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. To dobra zmiana, pod warunkiem że firma przygotuje jasne zasady: gdzie pracownik składa wniosek, jak dokument jest rejestrowany, kto go weryfikuje i kiedy trafia do ZUS.