Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku

Mnożą się pytania o to jak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy po Nowym Roku, czy musimy dostosować dokumentację dotychczasowych pracowników do nowych przepisów. Pytań jest mnóstwo a czasu mało. Postanowiłam więc przybliżyć nieco tę tematykę w cyklu kilku kolejnych artykułów. Dzisiaj zapraszam na kolejny z nich. Omówię w nim obowiązki pracodawcy związane prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. 

Pierwszy wpis dotyczył sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.

Zgodnie z Art. 94. Pracodawca jest zobowiązany

• prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
• przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Z dniem 01 stycznia 2019 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

1. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

• ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a każdy dzień wolny od pracy powinien być oznaczony z jakiego tytułu wystąpił, czy jest to np. wolne za niedzielę, wolne za święto, wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czy może „zwykły” dzień harmonogramowo wolny od pracy,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w poprzednim stanie prawnym ustawodawca wyraźnie wskazywał sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie „Karty ewidencji czasu pracy”, aktualnie ustawodawca wskazuje jedynie zakres ewidencji a nie wskazuje formy czy dokumentu w jakim taka ewidencja powinna się odbywać.

• wnioski pracownika dotyczące:
  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wnioski o wyjścia prywatne. Do lamusa odchodzą więc często stosowane w formach tzw. książki wyjść czy „przepustek”,
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

Zgodnie z § 8a poprzedniego rozporządzenia (Dz.u. 62 poz. 286 z 1996 r.), do karty ewidencji czasu pracy pracownika należało obowiązkowo dołączyć jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, aktualnie takiego zapisu w rozporządzeniu brak. Czy ministerstwo przeoczyło ten ważny szczegół, czy wystarczy sama ewidencja zdarzenia? A to przecież niezwykle ważny dokument. 

• Dokumenty związane:
  • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy), to całkowicie nowy obowiązek dokumentacyjny,
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, tu z całą pewnością umieścimy polecenie pracy w nadgodzinach czy dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi dyżuru. 
• zgoda:
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),

2. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3. Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

Czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dotychczasowych pracowników musi zostać dostosowana do zmian?

Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019r.

Dokumentację zgromadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników pozostających w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., prowadzi się według dotychczas obowiązujących zasad. Sukcesywnie jednak z chwilą pojawienia się nowych dokumentów będziemy je już “gromadzić” po nowemu.

Rozporządzenie mówi bowiem, że do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonych w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Oczywiście Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników do nowych regulacji, nie mają jednak takiego obowiązku. Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest prowadzenie od 1 stycznia jednolite prowadzenie dokumentacji dla wszystkich zatrudnionych pracowników chociażby ze względu na standaryzację dokumentów czy funkcjonalności  narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Nowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli co musimy zmienić i w jakim terminie?

Zgodnie z nowym rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunki zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Co prawda do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, stosuje się dotychczasowe przepisy w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych, jednak pracodawca ma obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w nowym rozporządzeniu w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów.

Zobacz też koniecznie

Wpis dotyczący sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.