HR-owe Koło Ratunkowe: Jak wyliczyć staż pracy do urlopu przy nakładających się okresach pracy i nauki? Praktyczny przykład

Ustalenie stażu urlopowego zwykle wydaje się proste: sprawdzasz świadectwa pracy, dyplom ukończenia szkoły i sumujesz okresy, które można zaliczyć do stażu. Problem zaczyna się wtedy, gdy pracownik jednocześnie pracował i studiował, a do tego dostarcza dyplom już w trakcie zatrudnienia.

W takiej sytuacji trzeba sprawdzić, który wariant jest dla pracownika korzystniejszy: okres nauki czy okres zatrudnienia przypadający w czasie nauki? W tym wpisie pokazuję to na przykładzie.

Co wlicza się do stażu urlopowego?

Staż urlopowy to okres, od którego zależy, czy pracownik ma prawo do 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego. Do tego stażu wlicza się przede wszystkim poprzednie okresy zatrudnienia pracowniczego oraz odpowiednie okresy ukończonej nauki. Od 2026 roku do stażu urlopowego zalicza się również inne okresy zatrudnienia na podstawie konkretnych przepisów prawa pracy (tzw. okresów zaliczalnych). Przeczytasz o nich więcej w tym e-booku >

Zwróć uwagę: jeżeli pracownik ukończył liceum, a potem studia, nie doliczamy osobno 4 lat za liceum i 8 lat za studia. Co do zasady przyjmujemy jeden okres nauki, który wynika z ukończonego poziomu edukacji i jest najbardziej korzystny dla pracownika.

Jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika?

W celu ustalenia prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika należy dokładnie obliczyć jego staż pracy, wyrażony w latach, miesiącach i dniach. Staż ten ustala się na podstawie wszystkich udokumentowanych przez pracownika okresów podlegających zaliczeniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.

Do obliczeń można wykorzystać różne narzędzia – zarówno specjalistyczne oprogramowanie kadrowo-płacowe, jak i odpowiednio przygotowany arkusz kalkulacyjny. Możliwe jest również zastosowanie tradycyjnej metody obliczeń „ręcznych”, polegającej na ustaleniu różnicy pomiędzy datą rozpoczęcia i zakończenia każdego z uwzględnianych okresów zatrudnienia lub innych okresów wliczanych do stażu pracy.

Metoda ta polega na precyzyjnym wyliczeniu liczby przepracowanych lat, miesięcy i dni dla każdego okresu, a następnie ich zsumowaniu. W tej metodzie miesiąc odpowiada 30 dniom.

W praktyce można spotkać jej zmodyfikowaną wersję, polegającą na dodaniu jednego dnia do uzyskanego wyniku, co pozwala uwzględnić zarówno dzień rozpoczęcia, jak i zakończenia danego okresu.

Tak ustalony łączny staż pracy stanowi podstawę do określenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), a także innych uprawnień pracowniczych uzależnionych od długości zatrudnienia.

• W celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownika należy obliczyć dokładnie liczbę lat, miesięcy i dni zaliczanych do stażu pracy, od którego uzależniony jest wymiar urlopu wypoczynkowego na podstawie udokumentowanych przez pracownika okresów.
• Po obliczeniu dokładnej liczby lat, miesięcy i dni poszczególnych okresów musimy określić sumę zaliczonych do stażu pracy okresów.
• Jeśli w wyniku wykonanej kalkulacji ustalimy, iż pracownik legitymuje się stażem pracy krótszym niż 10 lat, oznacza to, że ma on prawo do urlopu w niższym wymiarze (20 dni).
• Powinniśmy wówczas ustalić, kiedy pracownik nabędzie prawo do urlopu w wyższym wymiarze (26 dni).
• W tym celu od daty zatrudnienia odejmujemy łączną liczbę lat, miesięcy i dni zaliczonych do stażu pracy. W ten sposób uzyskujemy tzw. datę zerową, do której następnie dodajemy 10 lat.

Praca w czasie nauki – nie popełnij jednego z najczęstszych błędów!

Jeżeli pracownik uczył się i jednocześnie był zatrudniony na podstawie umowy o pracę, nie można bezrefleksyjnie doliczyć do stażu urlopowego obu okresów za ten sam czas. W takiej sytuacji należy porównać dwa warianty:

• wariant 1: okres ukończonej nauki plus okresy pracy, które nie pokrywają się z nauką,
• wariant 2: wcześniejsza ukończona szkoła plus wszystkie okresy zatrudnienia, także te przypadające w czasie późniejszej nauki.

Wybieramy wariant korzystniejszy dla pracownika.

Urlop wypoczynkowy 2026 – najważniejsze zasady, wymiar urlopu, pierwszy urlop i świadczenie urlopowe

Przykład: pracownik pracował przed studiami i w trakcie studiów

Pracownik ukończył 4-letnie liceum zawodowe. Następnie studiował od 1 lutego 2020 r. do 17 lutego 2025 r. Dyplom ukończenia studiów dostarczył już w trakcie obecnego zatrudnienia.

Przed zatrudnieniem u aktualnego pracodawcy pracował:

• od 1 kwietnia 2019 r. do 7 stycznia 2020 r.,
• od 17 stycznia 2020 r. do 31 grudnia 2021 r.,
• od 17 maja 2022 r. do 12 grudnia 2023 r.,
• od 5 kwietnia 2024 r. do 10 grudnia 2024 r.

U obecnego pracodawcy został zatrudniony od 12 grudnia 2024 r.

W przedstawionym przykładzie mamy do czynienia z pokrywającymi się ze sobą okresami pracy i nauki.

W tym celu musimy porównać, czy korzystniejsze będzie dla pracownika zaliczenie okresu nauki w szkole niższego szczebla oraz okresów pracy po ukończeniu danego poziomu wykształcenia, czy może zaliczenie okresu nauki w szkole wyższego szczebla oraz okresów pracy niepokrywających się z okresem nauki. 

Opcją korzystniejszą dla pracownika będzie w tym przypadku przyjęcie wcześniejszej szkoły, czyli 4 lat za ukończone liceum zawodowe, a następnie doliczenie wszystkich okresów pracy, także tych przypadających w czasie studiów.

• Okresy zatrudnienia sprzed aktualnej pracy wynoszą łącznie: 4 lata, 11 miesięcy i 20 dni.
• Po dodaniu 4 lat za ukończone liceum zawodowe otrzymujemy: 8 lat, 11 miesięcy i 20 dni stażu urlopowego na dzień rozpoczęcia obecnego zatrudnienia.
• Następnie doliczamy zatrudnienie u aktualnego pracodawcy od 12 grudnia 2024 r.

Pracownik osiąga 10-letni staż urlopowy i nabywa prawo do urlopu w wymiarze 26 dni w dniu 22.12.2025 r. Zobacz wyliczenie:

Łączny staż pracy:

Jeśli chcesz sprawdzić wyliczenia z drugiego wariantu, czyli okres studiów, który nie pokrywa się z okresami zatrudnienia, koniecznie pobierz bezpłatny e-book „Tajemnice ulropu wypoczynkowego” >

Jak udokumentować staż urlopowy w aktach osobowych pracownika?

W dokumentacji kadrowej dotyczącej wymiaru urlopu powinny znaleźć się przede wszystkim świadectwa pracy z poprzednich zakładów oraz dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły. W części A akt osobowych przechowywać będziemy dokumenty potwierdzające wykształcenie (świadectwa i dyplomy) i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (świadectwa pracy), jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

W części B przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, jednak dyplomy, świadectwa pracy i zaświadczenia ZUS mające wpływ na staż do urlopu, dostarczone przez pracownika już po nawiązaniu stosunku pracy, przechowywane będą w części B akt osobowych. Dokumenty te są podstawą do ustalenia uprawnień pracowniczych

Czy pracodawca ma obowiązek wypłaty „wczasów pod gruszą”, jeśli pracownik korzysta z urlopu zaległego? 

Nowe okresy zaliczalne od 2026 r. – dodatkowa analiza

Od 2026 r. w stażu pracy uwzględnia się także wybrane okresy aktywności zawodowej inne niż zatrudnienie pracownicze, m.in. prowadzenie działalności gospodarczej oraz wykonywanie niektórych umów cywilnoprawnych, jeżeli spełnione są warunki z art. 302¹ Kodeksu pracy. Przepisy stosuje się od 1 stycznia 2026 r. wobec pracodawców z sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. wobec pozostałych pracodawców.

Takie okresy trzeba odpowiednio udokumentować. Zaświadczenia wystawiane przez ZUS dotyczą m.in. okresów prowadzenia działalności, zlecenia lub innych tytułów ubezpieczeniowych. Wniosek o zaświadczenie USP jest składany elektronicznie przez eZUS. ZUS nie wystawi zaświadczenia za okres zlecenia wykonywanego przez ucznia lub studenta, jeżeli z tego tytułu nie podlegał on ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym.

Przy nakładaniu się nowych okresów zaliczalnych na zatrudnienie lub na siebie nawzajem Kodeks pracy przewiduje zasadę wyboru okresu najkorzystniejszego dla osoby, której staż jest ustalany.

Pobierz przewodnik
po zmianach w tzw. ustawie stażowej

Pobierz e-book Staż pracy 2026. Dokumentowanie stażu pracy, wpływ na urlopy i uprawnienia pracownicze. Wszystko, co HR, pracownik i pracodawca muszą wiedzieć!

Pobierz e-book

Ustalenie stażu urlopowego krok po kroku

Przy nakładających się okresach pracy i nauki należy zwrócić uwagę na to, aby nie zdublować tych samych, nakładających się okresów i wybrać wariant najkorzystniejszy dla pracownika. W praktyce oznacza to trzy kroki:

1. ustalić wszystkie okresy zatrudnienia (świadectwa pracy, zaświadczenia ZUS),
2. sprawdzić ukończone szkoły i dokumenty, takie jak dyplomy i świadectwa szkolne,
3. porównać, czy korzystniejszy jest okres nauki, czy okres pracy przypadający w czasie nauki.

Dopiero po takim porównaniu można prawidłowo ustalić, kiedy pracownik osiąga 10-letni staż urlopowy i od kiedy przysługuje mu 26 dni urlopu wypoczynkowego.