Tajniki przechowywania dokumentacji dot. PPK

Przechowuj tak, by być gotowym na kontrolę!

Przepisy nie precyzują, w którym miejscu dokumentacja związana z PPK powinna być przechowywana. Zwykle wskazuje się, że dokumenty dotyczące PPK należy przechowywać łącznie z dokumentacją płacową albo poza dokumentacją pracowniczą – w osobnym zbiorze dokumentów. Ma to wydźwięk stricte pragmatyczny – pracownicze plany kapitałowe skierowane są nie tylko do pracowników, lecz także zleceniobiorców i innych osób, polegających obowiązkowo pod ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Ustawa o PPK nie różnicuje uczestników planów pod względem podstawy zatrudnienia, stąd należałoby przyjąć, że dokumentacja powinna być dla wszystkich jednorodna.

Ze względu na potencjalne kontrole ze strony organów nadzoru rozsądnym wydaje się przechowywanie dokumentacji dot. PPK w osobnym od dokumentacji pracowniczej zbiorze dokumentów, w takiej formie, by odtworzenie zdarzeń, a także działania kontrolne i audytorskie (również te na potrzeby wewnętrzne firmy) przebiegały sprawnie.

Przypomnijmy, iż w planie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy na 2022 rok, przewidziano weryfikację obowiązku zawierania umów o prowadzenie PPK i umów o zarządzanie PPK, jak i dokonywania wpłat do PPK. Działania kontrolne prowadzone są w stosunku do wszystkich podmiotów zobowiązanych do wprowadzenia PPK, przede wszystkim jednak tych zatrudniających co najmniej 250 osób. PIP przewidziała również kontrole na skutek wpływających skarg, stąd obszar ten wart jest zrewidowania. O planie kontroli PIP na 2022 rok przeczytaj więcej tutaj >

Czy przechowywanie dokumentów dot. PPK w aktach osobowych jest niepoprawne?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników pozostawia katalog dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych katalogiem otwartym. Nie ma zatem przeszkód, by dokumentacja pracownicza związana z PPK znajdowała się właśnie w tej części akt osobowych.

Jak zatem widzisz na podstawie powyższych rozważań, miejsce przechowywania jest rzeczą wtórną i zależy w głównej mierze od pragmatycznego podejścia do wypełnienia funkcji kontrolnych. Istotne jest natomiast, aby dokumentację dot. PPK przechowywać w sposób, który zagwarantuje poufność i kompletność, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Kto, jako podmiot zatrudniający albo osoba obowiązana do działania w imieniu podmiotu zatrudniającego:
1) nie dopełnia obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
2) nie dopełnia obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
3) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia,
4) nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK
– podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.

Art. 107 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych

Czy pracodawca zatrudniający cudzoziemców może przechowywać w depozycie oryginały dokumentów, które potwierdzają legalność ich pobytu na terenie Polski? Przeczytaj!

Jak długo przechowywać dokumentację dot. PPK?

Zgodnie z przytoczonym niżej fragmentem ustawy o PPK roszczenia z tytułu wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty te stały się wymagalne.

Roszczenia z tytułu wpłat ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym wpłaty stały się wymagalne.

Art. 29 ust. 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych

Niemniej jednak, dokumentacja związana z PPK jest istotnym elementem dokumentacji płacowej (w szczególności dyspozycje uczestników dot. uczestnictwa czy też wysokości wpłat podstawowych i dodatkowych). Ze względu na jej wpływ na ustalanie wysokości wynagrodzenia – a tym samym na ustalenie podstawy wymiaru wpłat, należy przechowywać ją przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania.

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
2) został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych