HR Detektywi #101 Poradnik UODO do rewizji, nowa płaca minimalna, podniesienia limitu zwolnienia PDOF nie będzie!

News 1: Poradniki UODO do rewizji! Pracodawcy narzekają…

Choć aktualnie obowiązujące regulacje RODO są z nami już od kilku lat wciąż miewamy wątpliwości i pytania co do ich stosowania. Nieustannie zmienia się też otoczenie i przepisy. Pojawiają się nowe zjawiska, co powoduje, że pewne wytyczne czy interpretacje wymagają uzupełnienia, aktualizacji lub gruntownej zmiany. 

Aby wesprzeć pracodawców w implementacji wchodzących z życie regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, Urząd Ochrony Danych Osobowych w 2018 roku przygotował dla nich specjalny poradnik zawierający wskazówki jak stosować nowe przepisy. Obecnie, zdaniem wielu ekspertów, poradnik stracił na aktualności, dlatego też UODO zbiera uwagi, które mają posłużyć do aktualizacji poradnika dla pracodawców. W pracach nad dokumentem urząd ma wspierać Społeczny Zespół Ekspertów. 

Głównym powodem są liczne zmiany przepisów, które zostały wprowadzone od czasu publikacji poradnika. Praca zdalna, badanie trzeźwości, czy wchodzące lada moment w życie regulacje dotyczące sygnalistów – to wszystko powoduje, że dokument wymaga gruntownego odświeżenia. Nie bez znaczenia jest także orzecznictwo, które pojawiło się w ostatnich latach, a które dotyczy ochrony danych osobowych w obszarze zatrudnienia, np. zasad przechowywania dokumentów i danych pozyskanych w procesie rekrutacji. 

Z czasem okazało się, że stanowisko UODO zawarte w poradniku, zgodnie z którym pracodawca powinien usuwać dane niezwłocznie po zakończonym procesie rekrutacji nie znalazło uznania w oczach ekspertów i sądów, które prezentują odmienny pogląd. Podobnie jest z podejściem do okresu retencji danych, czyli okresu, przez jaki mogą być przechowywane. Zdaniem NSA dopuszczalny okres przechowywania danych kandydatów to trzy lata, czyli czas odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń kandydatów. 

W opinii ekspertów prawnych w zaktualizowanym poradniku nie może zabraknąć także nowinek, które zaistniały w relacjach pracowniczych. Chodzi przede wszystkim o upowszechniające się stosowanie nowych technologii, takich jak profilowanie, automatyzacja podejmowania decyzji, czy sztuczna inteligencja. Praktyka pokazuje, że są one stosowane właściwie na każdym etapie zatrudnienia, począwszy od rekrutacji, przez okres trwania zatrudnienia, aż do podejmowania ewentualnej decyzji o rozstaniu z pracownikiem. Pracodawcom brakuje jednak wyraźnych wytycznych w jaki sposób i w jakim zakresie mogą z nich korzystać, nie narażając się na odpowiedzialność prawną za naruszenie przepisów RODO. 

Inne aspekty, które zdaniem ekspertów powinny zostać uwzględnione w nowej wersji poradnika to m.in. zakres obowiązków informacyjnych w wyjaśniających postępowaniach wewnętrznych (np. w sprawach dotyczących mobbingu czy dyskryminacji), podstawy prawne zakresu danych i ich przetwarzania przez pracodawców (obecnie wydaje się, że pominięty jest całkowicie prawnie uzasadniony interes pracodawcy), źródła pozyskiwania informacji  kandydatach i pracownikach (poszerzenie ich np. o otwarte źródła internetowe), kwestia administratorów danych przy pracy tymczasowej.

Ciekawostka! Najlepsi Absolwenci Akademii Master, czyli programu rozwoju zawodowego dla Kierowników Działów Kadrowo-Płacowych, otrzymali prestiżowe zaproszenie do zaopiniowania poradników wydawanych przez UODO. Warto rozwijać się z Eduwersum® Collegium Rozwoju HR.

News 2: Urlop dla rodziców wcześniaków – uwaga na zmiany w przepisach!

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowany został projekt nowelizacji Kodeksu Pracy, zgodnie z którym w przypadku urodzenia dziecka, które jest wcześniakiem lub wymaga dłuższego pobytu w szpitalu urlop macierzyński miałby ulec wydłużeniu. Projekt został także przekazany do uzgodnień m.in. do związków zawodowych, organizacji pracodawców i Rady Dialogu Społecznego. 

Autorzy projektu uzasadniają potrzebę zmian tym, że obecnie rodzice wcześniaków mają takie same uprawnienia w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem, jak rodzice dzieci urodzonych w terminie. Tymczasem opieka nad takimi dziećmi, częstsze wizyty u lekarzy czy długotrwała rehabilitacja powodują że muszą oni często korzystać z urlopów wypoczynkowych lub zwolnień lekarskich, aby zapewnić swoim dzieciom odpowiednią opiekę, w tym także medyczną.  

Zgodnie z założeniami projektu ten dodatkowy urlop byłby udzielany jako fakultatywny, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, w jednej części. Podstawą będzie wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem urlopu macierzyńskiego. Za czas urlopu będzie przysługiwał zasiłek macierzyński w wysokości 100% podstawy wymiaru. Możliwość skorzystania z urlopu będą mieli także rodzice przysposabiający dziecko i rodziny zastępcze. 

• Projektowane przepisy stanowią, że rodzice dzieci, które urodziły się przed 28 tygodniem ciąży lub ważą mniej niż 1000 g mogliby skorzystać z dodatkowych 15 tygodni urlopu macierzyńskiego. Faktyczny wymiar byłby uzależniony od okresu hospitalizacji dziecka: dodatkowy tydzień urlopu za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu, do upływu 15 tygodnia po porodzie.  
• W przypadku rodziców dzieci urodzonych po 28 tygodniu a przed ukończeniem 36 tygodnia ciąży, ważących przy urodzeniu ponad 1000 gramów, dodatkowy urlop wynosiłby do 8 tygodni (jeden tydzień urlopu za każdy tydzień hospitalizacji dziecka do upływu 8 tygodni po porodzie).  

Zmiany mają objąć także rodziców dzieci urodzonych po 36 tygodniu ciąży, ale wymagających hospitalizacji po urodzeniu. Prawo do dodatkowego urlopu przysługiwałoby jeżeli dziecko byłoby hospitalizowane w okresie od 5 do 28 dnia pop porodzie przynajmniej przez dwa kolejne dni. Jeżeli hospitalizacja nastąpi 29 dnia od porodu, a dziecko wyszło ze szpitala po trzech dniach od porodu, pracownik nie będzie miał prawa do dodatkowego urlopu macierzyńskiego. Zgodnie z projektem okresy pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8 lub 15 tygodnia po urodzeniu, występujące z przerwami, będą podlegały sumowaniu, niepełny tydzień będzie zaokrąglany w górę do pełnego tygodnia. 

Analogiczne zmiany obejmą osoby pobierające zasiłek macierzyński z innego tytułu niż zatrudnienie pracownicze (nie mają prawa do urlopów związanych z rodzicielstwem wynikających z kodeksu pracy), a także osoby nieubezpieczone pobierające świadczenie rodzicielskie (1000 zł miesięcznie). Dokumentem potwierdzającym prawo do wydłużonego świadczenia rodzicielskiego będzie zaświadczenie wydawane przez szpital. 

News 3: Zwolnienie świadczeń z ZFŚS z PIT – podwyższenia limitu nie będzie!

Świadczenia finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zostały ujęte w katalogu zwolnień podatkowych. Limit kwotowy wartości tych świadczeń, rzeczowych i pieniężnych, wynosi 1000 zł w roku podatkowym. Ze zwolnienia wyłączone zostały bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. W okresie pandemii przepisy szczególne (tzw. covidowe), wprowadzone w 2020 roku, podwyższyły limit kwot objętych zwolnieniem do 2000 zł. Obowiązywały w okresie obowiązywania stanu epidemii oraz do końca roku następującego po jego odwołaniu, tj. do końca grudnia 2023 r.  

Od stycznia 2024 obowiązuje zatem przepis ustawy o pdof w swoim podstawowym brzmieniu. To oznacza, że pracodawca przyznając pracownikowi świadczenia finansowane z ZFŚS nalicza od ich wartości zaliczki podatek dochodowy, jeżeli wartość ta przekroczy narastająco 1000 zł. Pamiętać należy, że wysokość świadczeń kierowanych do pracownika z ZFŚS powinna być wprost uzależniona od jego sytuacji materialnej, bytowej i rodzinnej. To oznacza, że najwięcej z Funduszu otrzymują ci, którzy mają najmniej lub znajdują się w trudniejszej sytuacji życiowej. 

Tymczasem do Ministerstwa Finansów wpłynęła petycja podatniczki, która postulowała zmiany w zakresie kwot korzystających ze zwolnienia. Wskazała w niej, że przywrócenie niższego limitu zwolnienia uderza bezpośrednio przede wszystkim w osoby gorzej sytuowane. Dyrektor departamentu podatków dochodowych w MF wyjaśnił w odpowiedzi na petycję, że podwyższenie limitu było czasowe i było to z góry wiadome. Jednocześnie należy wziąć pod uwagę zmiany w podatkach wprowadzone od roku 2022, m.in. podwyższenie kwoty wolnej do 30 tys. zł rocznie, obniżenie stawki podatku w pierwszym przedziale skali podatkowej z 17% do 12% oraz progu podatkowego do wysokości 120 tys. zł., co spowodowało realne zmniejszenie obciążeń podatkowych osób najmniej zarabiających. Dlatego, jak przyznał, Ministerstwo nie planuje na razie żadnych zmian w tym zakresie. 

News 4: Ile wyniesie minimalne wynagrodzenie w 2025 roku? 

Rząd zaproponował, aby minimalne wynagrodzenie wynosiło od stycznia 2025 r. kwotę 4626 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców – 30,20 zł brutto. Zgodnie z procedurą teraz tą propozycją zajmie się Rada Dialogu Społecznego, czyli przedstawiciele pracowników i pracodawców.  

Wydaje się jednak, że trudno będzie o porozumienie w tej sprawie. Z punktu widzenia pracodawców kwota ta, biorąc pod uwagę wcześniejsze skokowe wzrosty minimalnego wynagrodzenia, jest zbyt wysoka. Pamiętać należy, że minimalne wynagrodzenie to nie tylko to, co trzeba bezpośrednio wypłacić pracownikowi. Stanowi ono bowiem podstawę do wyliczania innych należności, których koszty ponoszą pracodawcy (np. wysokość dodatku za pracę w porze nocnej, maksymalnej odprawy dla pracowników zwalnianych z przyczyn ich niedotyczących, minimalne odszkodowanie za mobbing czy dyskryminację), a także minimalnej podstawy zasiłku chorobowego czy składek ZUS dla przedsiębiorców. Pracodawcy wskazują też na wpływ podwyżek wynagrodzeń na nakręcanie spirali inflacji. 

Na drugim biegunie jest opinia przedstawicieli pracowników (związków zawodowych). Ich zdaniem  minimalne wynagrodzenie powinno w 2025 r. wynosić nie mniej niż 4650 zł. Argumentują to wciąż rosnącą inflacją, rosnącymi cenami, w tym przywróceniem VAT na żywność, czy nie do końca jeszcze wiadomymi skutkami uwolnienia cen energii. Podkreślają też, że ok. 1,8 mln obywateli, w tym 400 tys. dzieci nadal żyje w skrajnym ubóstwie.

Posiedzenie plenarne Rady, poprzedzone negocjacjami, ma się odbyć 25 czerwca. Zarówno jedna, jak i druga strona, liczy na to, że rząd uwzględni ich argumenty przy podejmowaniu decyzji o wysokości minimalnego wynagrodzenia. Sprawdź, czy zmiana płacy minimalnej wymaga zmian w treści umowy o pracę.

Przypominamy, że obecnie wynagrodzenie minimalne wynosi 4242 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa dla zleceniobiorców 27,70 zł brutto. Od 1 lipca wzrośnie odpowiednio do 4300 zł i 28,10 zł brutto. 

News 5: Nowy szef Inspekcji Pracy zapowiada “nowe standardy w zakresie prawnej ochrony”

14 czerwca Marszałek Sejmu powołał nowego Głównego Inspektora Pracy. Został nim mecenas Marcin Stanecki. Uzyskał on pozytywne opinie Rady Ochrony Pracy oraz sejmowej Komisji ds. Kontroli Państwowej. Choć powołanie GIP należy do kompetencji Marszałka Sejmu, dokonał on wyboru we współpracy z Ministrą Pracy. Za taką decyzją przemawiały (w opinii Marszałka Hołowni) m.in 20-letnie praktyczne doświadczenie mec. Staneckiego w roli inspektora pracy, który sam przeprowadzał kontrole, znajomość urzędu i sytuacji w terenie, świadomość wyzwań jakie stoją przed inspekcją oraz wiedza, jak radzić sobie z rozwiązywaniem problemów na poziomie legislacyjnym.  

Głównym zadaniem, jakie stoi przed nowym Głównym Inspektorem Pracy jest wprowadzenie zmian zwiększających efektywność inspekcji i poczucie ochrony po stronie osób pracujących. 

W podobnym tonie wypowiada się na jego temat Agnieszka Dziemianowicz-Bąk. Jej zdaniem „to człowiek z misją, wizją planem i energią”, do którego ma zaufanie i który otworzy „nowy etap działań na rzecz bezpieczeństwa pracowników i dobrostanu pracodawców”. 

Sam Marcin Stanecki, który przez ostanie trzy lata był dyrektorem Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, podkreśla, że ma marzenie, aby PIP „była instytucją nowoczesną, kształtującą nowe standardy w zakresie prawnej ochrony i bezpieczeństwa pracy”, ale także by stała się atrakcyjnym pracodawcą. Więcej o funkcjach kontrolnych PIP przeczytasz tutaj >