HR Detektyw #5 – monitoring nowości i zmian

#News1▪️Zmniejszenie etatu z powodu COVID-19 obniża świadczenie urlopowe

W okresie spowolnienia gospodarczego spowodowanego pandemią, w wielu zakładach pracy, skorzystano z rozwiązań antykryzysowych przewidzianych w art. 15g lub art. 15gb specustawy COVID-19. Umożliwiły one obniżenie wymiaru czasu pracy pracowników nie więcej niż o 20%.

Czy świadczenie urlopowe wypłacane pracownikowi, któremu obniżono wymiar czasu pracy na podstawie wskazanych przepisów, powinno być ustalone proporcjonalnie do obniżonego wymiaru?

Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w piśmie z dnia 12 sierpnia 2020 r. odpowiedział redakcji Gazety Podatkowej na to pytanie twierdząco wskazując, że: “(…) jeśli pracodawca wypłacający świadczenie urlopowe skorzystał z przywołanej regulacji (art. 15g i art. 15gb specustawy w sprawie COVID-19 – przyp. red.) i obniżył pracownikom kodeksowy wymiar czasu pracy maksymalnie o 20%, to wysokość świadczenia urlopowego byłaby ustalana z uwzględnieniem obowiązującego pracownika w dniu ustalania wysokości świadczenia, obniżonego w stosunku do kodeksowego, wymiaru czasu pracy. (…)”.

Interpretacja taka jest zgodna z art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1352 ze zm.) wg którego wysokość odpisu podstawowego na Fundusz ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.

O wynagrodzeniu pracownika po zmianie wymiaru czasu pracy w trakcie miesiąca przeczytasz tutaj.

#News2▪️Zmiany w delegowaniu pracowników

4 września 2020 r. weszły w życie znowelizowane przepisy ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Nowe regulacje prawne nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki.
Po 30 lipca 2020 r. pracownikom delegowanym do innego państwa członkowskiego pracodawca będzie musiał zapewnić warunki pracy i płacy, które przysługują osobom zatrudnionym w tym kraju.

Nowe zasady delegowania są efektem wdrażania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającej dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Do obowiązków pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP należy złożenie do Państwowej Inspekcji Pracy oświadczenia – najpóźniej w dniu rozpoczęcia świadczenia usługi.

Jeśli zmieniają się jakiekolwiek dane zawarte w oświadczeniu, pracodawca delegujący ma również obowiązek złożyć zawiadomienie o zmianie oświadczenia pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP – nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia zaistnienia zmiany.

Po 30 lipca 2020 r. pracownikom delegowanym do innego państwa członkowskiego pracodawca będzie musiał zapewnić warunki pracy i płacy, które przysługują pracownikom zatrudnionym w tym kraju. Delegowanie pracownika za granicę będzie ograniczone czasowo. Maksymalny czas delegowania ( w w którym pracodawcy powinni zapewnić minimalne warunki zatrudnienia wymienione w Dyrektywie UE) wynosie 12 miesięcy, z możliwością wydłużenia do 18 miesięcy (uzasadnionych przypadkach pracodawca może wystąpić do państwa przyjmującego o zgodę na wydłużenie 12 miesięcznego okresu o kolejne 6 miesięcy, do maksymalnie 18 miesięcy, składając tzw. umotywowane powiadomienie. Zawiadomienie musi zostać złożone przed upływem pierwszych 12 miesięcy, a instytucje państwa przyjmującego nie mogą zakwestionować powodów wydłużenia.

Nowością jest również obowiązek zagwarantowania co najmniej tych samych dodatków lub zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania przewidzianych dla pracowników znajdujących się z dala od domu z powodów zawodowych, jakie przysługują pracownikom miejscowym.

Nowe przepisy mają zapewnić równe traktowanie, zgodnie z którym Polskie firmy, oferujące usługi w innych państwach UE, muszą wypłacać swoim pracownikom wynagrodzenie według zasad państwa, na którego terenie pracownicy ci wykonują zadania.

Przed zmianą pracownik delegowany otrzymywał przynajmniej pensję minimalną kraju przyjmującego, ale wszystkie składki socjalne odprowadzał w państwie, które go wysyła. Zmiany przepisów w tej sprawie przewidują wypłatę wynagrodzenia na takich samych zasadach, jak w przypadku pracownika lokalnego. Oznacza to wyższe koszty dla przedsiębiorców wysyłających pracowników do krajów zachodnich.

#News3▪️Kontrole PIP pracy zdalnej

Od 5 września wydłużono możliwość pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (zob. Dz. U. 2020 nr 1423). Nie wykluczone jest jednak, że zdalny sposób świadczenia pracy zostanie na stałe wpisany w Kodeksie pracy, o czym informowała już Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Marlena Maląg. Według założeń Resortu prace Rady Dialogu Społecznego nad tymi zmianami rozpocząć miały się już od września.

Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania zasad BHP i zapewnienia swoim pracownikom bezpiecznych warunków pracy. Inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy posiadają uprawnienia, by sprawdzać mieszkania osób pracujących z domu oceniając, czy pracodawca te warunki spełnił.

PIP będzie przeprowadzać kontrole domowe przede wszystkim na zgłoszenie osób pracujących z domu, ale również wyrywkowo na podstawie dostarczanych przez firmy list takich pracowników. 

Inspektorzy w głównej mierze sprawdzać będą podpisane umowy, BHP stanowisk pracy, zabezpieczenie urządzeń, legalność zatrudnienia i wywiązywanie się pracodawców z przepisów Kodeksu pracy. W przypadku, gdy pracownik zgłaszał ewentualne problemy z BHP pracy, PIP zweryfikuje również czy pracodawca podjął działanie mające na celu zwiększenie bezpieczeństwa zatrudnionego. 

Gdy pracodawca nie pochyli się nad problemem pracownika grozi mu grzywna od 500 zł do 5000 zł.

To może Cię zainteresować – Wgląd w akta osobowe podczas kontroli >

Według opinii ekspertów pracownicy nie mają obowiązku wpuszczać inspektorów PIP do swojego mieszkania. W takim przypadku mogą powołać się na naruszenie bezpieczeństwa lub zagrożenie dla zdrowia wywołane wizytą.

#News4▪️Służba wojskowa w kwestionariuszu pracownika

Praktycy prawa pracy zgłaszają wątpliwości, czy można żądać od pracownika danych dotyczących realizacji powszechnego obowiązku obrony? Generalnie służba wojskowa zaliczana jest do stażu pracy, a sposób jej zaliczenia reguluje art. 120 ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP.

Do niedawna w kwestionariuszu pracownika była informacja o odbytej służbie wojskowej, obecnie już jej nie ma. W efekcie czego wiele osób nie poda w nim powyższych danych, nie mając wiedzy o tym, że ma ona wpływ na ich uprawnienia pracownicze.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie planuje opracowania nowych wzorów kwestionariuszy osobowych. Pracodawcy więc muszą sami zadbać o podanie dodatkowych informacji w kwestionariuszu pracownika.

Wg wzoru kwestionariusza osobowego dla pracownika opracowanego przez MRPiPS, jest na to miejsce w pkt. 5 lub 8.

Mając powyższe na uwadze, UODO uważa, że jest podstawa, by żądać od pracowników do wglądu książeczek wojskowych. Dotyczy to jednak tylko tych pracowników, którzy złożyli oświadczenie, że odbyli zasadniczą służbę wojskową, gdyż jedynie wtedy należy zaliczyć ją do stażu pracy danej osoby.

#News5▪️Odpis na ZFŚS w 2021 r.

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2021 r. Wynika z niego, że w przyszłym roku nie zmieni się kwota odpisu za jednego pracownika na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). 

Przeczytaj więcej o stanowisku UODO w sprawie przetwarzania danych osobowych uprawnionych do korzystania z ZFŚS >

Zmiana w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych polega na “zamrożeniu” odpisu na ZFŚS na poziomie ustawowym z 2020 r., co oznacza, że będzie on naliczany w oparciu o wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. (tj. 4.134,02 zł).

Zatem kwota odpisu:

• na pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy w 2021 r. wyniesie 1.550,26 zł. (37,5% kwoty bazowej),
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wyniesie 2.067,01 zł (50% kwoty bazowej),
• na jednego pracownika młodocianego:
  • – w pierwszym roku nauki wyniesie 206,70 zł
  • – w drugim roku nauki 248,04 zł,
  • – a w trzecim roku nauki 289,38 zł.

Ponadto “zamrożenie” obejmie odpisy na ZFŚS dla nauczycieli. Dokonywany będzie analogicznie jak w 2020 r., w oparciu o kwotę bazową z dnia 1 stycznia 2018 r.

Jeśli projekt zostanie przyjęty bez zmian, zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2021 r.