Wgląd w akta osobowe podczas kontroli

Dane osobowe pracowników podlegają ustawowej ochronie, co oznacza, że powinny być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z prawem. Nie mogą być również udostępniane podmiotom nieupoważnionym.

Komu udostępnia się dane osobowe

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą.

Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy czy inspektorom ZUS.

Wskazane instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w przepisach RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c, który legalizuje przetwarzanie w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Wyżej wymienione organy państwowe czy samorządowe mogą uzyskiwać informacje o pracowniku tylko w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem.

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych, m.in. na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawie o Systemie Ubezpieczeń Społecznych.

Zachowanie tajemnicy

Kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów.

UODO

Inspektorzy przeprowadzający kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO.

Są to:

• zasada proporcjonalności,
• zasada ograniczenia celu, wymaga by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
• zasada minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Obowiązki inspektorów

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy PIP mają prawo do m.in.:

• swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów pomieszczeń,
• przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy,
• żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• wglądu do dokumentacji zakładu pracy, w tym do dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy,
• wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy,
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru,
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.

Z kolei inspektorzy ZUS mają prawo m.in.

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe, inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać informacji zgromadzonych w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika,
• legitymować osoby w celu potwierdzenia ich tożsamości oraz przesłuchiwać świadków, jak i samego płatnika.

Obowiązki pracodawcy

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola, mają obowiązek:

• udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
• udostępnić do oględzin składniki majątku,
• sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
• zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
• udzielać wyjaśnień,
• przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.