Placówka oświatowa Eduwersum

Najbardziej obszerne w wiedzę z naszych produktów online

Najedź kursorem, na któryś z naszych programów.

Start: 10 październik 2023

9–miesięczny program rozwoju zawodowego

Wgląd w akta osobowe podczas kontroli

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z często powtarzającym się pytaniem "Czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak ZUS czy PIP, mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników?"

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Data publikacji:
9 sierpnia 2020

Dane osobowe pracowników podlegają ustawowej ochronie, co oznacza, że powinny być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z prawem. Nie mogą być również udostępniane podmiotom nieupoważnionym.

Komu udostępnia się dane osobowe

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą.

Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy czy inspektorom ZUS.

Wskazane instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w przepisach RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c, który legalizuje przetwarzanie w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Wyżej wymienione organy państwowe czy samorządowe mogą uzyskiwać informacje o pracowniku tylko w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem.

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych, m.in. na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawie o Systemie Ubezpieczeń Społecznych.

Zachowanie tajemnicy

Kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów.

UODO

Inspektorzy przeprowadzający kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO.

Są to:

  • zasada proporcjonalności,
  • zasada ograniczenia celu, wymaga by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
  • zasada minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Obowiązki inspektorów

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy PIP mają prawo do m.in.:

  • swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów pomieszczeń,
  • przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy,
  • żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
  • wglądu do dokumentacji zakładu pracy, w tym do dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy,
  • wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy,
  • zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru,
  • sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.

Z kolei inspektorzy ZUS mają prawo m.in.

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe, inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody,
  • żądać informacji zgromadzonych w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika,
  • legitymować osoby w celu potwierdzenia ich tożsamości oraz przesłuchiwać świadków, jak i samego płatnika.

Obowiązki pracodawcy

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola, mają obowiązek:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.
Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 7.04.2025
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HR Business PartnerCertyfikowany Kurs HR Business Partner

  • Start: 27.03.2025
  • 4 miesiące
5250 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia People & Culture ManagerCertyfikowany Kurs Akademia People & Culture Manager

  • Start: 27.03.2025
  • 6 miesięcy
6650 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 19.03.2025
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 19.02.2025
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 21.05.2025
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 16.01.2025
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Profesjonalisty HR

  • Start: 22.01.2025
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego SP

  • Start: 30.01.2025
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego SP

  • Start: 30.01.2025
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Zatrudniania Cudzoziemców

  • Start: 7.04.2025
  • 3 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HR Business PartnerCertyfikowany Kurs HR Business Partner

  • Start: 27.03.2025
  • 4 miesiące
5250 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia People & Culture ManagerCertyfikowany Kurs Akademia People & Culture Manager

  • Start: 27.03.2025
  • 6 miesięcy
6650 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 19.03.2025
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 19.02.2025
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 21.05.2025
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 16.01.2025
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Profesjonalisty HR

  • Start: 22.01.2025
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego SP

  • Start: 30.01.2025
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego SP

  • Start: 30.01.2025
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.