Plan urlopów – konieczność czy wygoda?

Urlopy wypoczynkowe powinny być ustalane z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem i udzielane zgodnie z planem urlopów (art.163 k.p.).

Zasady sporządzania planu urlopów

Plan urlopów jest dokumentem, w którym uwzględnia się wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane u pracodawcy w danym roku kalendarzowym, w tym:

• urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 k.p.),
• pierwszy urlop w karierze zawodowej tzw. z tytułu „pierwszej pracy” – do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, za każdy kolejny miesiąc pracy (art. 153 k.p.),
• urlop uzupełniający (art. 158 k.p.),
• urlop niewykorzystany w latach poprzednich tzw. urlop zaległy (art. 168 k.p.).

W planie urlopów nie uwzględnia się dni urlopu „na żądanie” pracownika (o których mówi art. 167² k.p.), co oznacza, iż przy wymiarze urlopu 26 lub 20 dni planowane jest odpowiednio 22 lub 16 dni.

Pracodawca niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników ma obowiązek tworzenia planu urlopów. Zgodnie z art. 163 § 1¹  k.p. obowiązek ustalania planu urlopów nie dotyczy pracodawców, u których:

• nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca sam może zrezygnować z planowania urlopów,
• działająca organizacja związkowa wyraziła zgodę na brak planu urlopów.

W powyższych przypadkach pracodawca opracowuje plan urlopów w oparciu o wnioski pracowników, nie jest on jednak zobligowany do akceptacji każdego wniosku. W każdym innym przypadku pracodawca zobowiązany jest do przedłożenia planu organizacji związkowej  do jej akceptacji.

Pracodawca powinien ustalać plan urlopów na podstawie wniosków pracowników, mając na względzie konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 k.p.). Oznacza to, iż wnioski pracowników nie są wiążące dla pracodawcy, a ich nieuwzględnienie nie wymaga uzasadnienia. Wyjątkiem są sytuacje:

• kiedy pracownica lub pracownik-ojciec wnioskuje o urlop wypoczynkowy, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 k.p.),
• kiedy pracownik zamierza skorzystać z urlopu „na żądanie” – do 4 dni w roku kalendarzowym (art. 167² k.p.),
• kiedy młodociany pracownik uczęszczający do szkoły z tego tytułu ma ferie szkolne. Jeżeli młodociany pracownik nie nabył prawa do urlopu pracodawca może na jego wniosek udzielić zaliczkowo urlopu na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).

Pamiętać należy o uwzględnieniu w planie urlopów obowiązkowego, trwającego przynajmniej 14 dni urlopu (art. 162 k.p.) oraz o ostatecznych terminach, w których pracownik powinien wykorzystać urlop. Urlop zaległy należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, nie dotyczy to części urlopu udzielanego „na żądanie” pracownika (art. 168 k.p.). Urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój charakter i przekształca się w urlop zwykły.