Czy pracodawca ma obowiązek wypłaty „wczasów pod gruszą”, jeśli pracownik korzysta z urlopu zaległego? 

Patrząc od strony przepisów i praktyki kadrowej, odpowiedź jest dość klarowna: sam fakt, że pracownik korzysta z urlopu zaległego, nie powinien automatycznie pozbawiać go prawa do dopłaty do wypoczynku z ZFŚS. 

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie uzależnia przyznania świadczenia od tego, czy wypoczynek odbywa się w ramach urlopu bieżącego, czy zaległego. Dla ZFŚS najważniejsze są kryteria socjalne, a nie kwalifikacja urlopu w ewidencji. 

W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik spełnia warunki przewidziane w regulaminie funduszu i jednocześnie mieści się w przyjętych kryteriach socjalnych, to odmowa wypłaty tylko dlatego, że wykorzystuje urlop zaległy, może być ryzykowna. 

Czym właściwie są „wczasy pod gruszą”? 

Choć to określenie jest powszechnie używane, w przepisach nie znajdziemy takiego pojęcia. Mówimy po prostu o dofinansowaniu wypoczynku ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 

I tu warto przypomnieć rzecz podstawową: nie jest to świadczenie należne każdemu po równo, jak np. wynagrodzenie za pracę. ZFŚS ma charakter socjalny, a więc jego istotą jest wsparcie tych osób, które ze względu na swoją sytuację życiową, rodzinną i materialną bardziej go potrzebują. 

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

Zdobądź prestiżowy certyfikat i kompetencje specjalisty kadr i płac.

Dołącz do prawdopodobnie najlepiej zaprojektowanego kursu, który łączy wiedzę i praktykę!
Start: 27.08.2026
Czas trwania: 6 miesięcy

Sprawdź

Co mówi ustawa o ZFŚS? 

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych: 

To właśnie ten przepis wskazuje, że pracodawca nie może tworzyć zasad przyznawania świadczeń w oderwaniu od kryterium socjalnego. Nie może też ustalać jednej, identycznej kwoty dla wszystkich pracowników. 

Kiedy pracodawca tworzy ZFŚS? 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą co do zasady pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Fundusz jest zasilany odpisami przekazywanymi na wyodrębniony rachunek bankowy i służy finansowaniu działalności socjalnej. 

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do ustalenia wysokości odpisu podstawowego służy przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. 

Prezes GUS w obwieszczeniu z 19 lutego 2026 r. ogłosił, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2025 r. wyniosło 7770,04 zł, a w drugim półroczu 2025 r. wyniosło 7848,60 zł. 

Od stycznia 2026 r. podstawowe kwoty odpisu wynoszą: 

• 2943,23 zł (37,5%) – odpis podstawowy na jednego pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy,  
• 3924,30 zł (50%) – odpis podwyższony na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.  

Czy 14-dniowy urlop wypoczynkowy jest wciąż obowiązkowy? Dowiedz się!

Czy ustawa rozróżnia urlop bieżący i zaległy? 

Nie. Ustawa o ZFŚS nie warunkuje dopłaty do wypoczynku w ten sposób, że przysługuje on tylko wtedy, gdy pracownik korzysta z urlopu bieżącego. Nie znajdziemy tam także przepisu, który wyłączałby z prawa do świadczenia osoby wykorzystujące urlop zaległy. Rozróżnienie na urlop bieżący i zaległy nie powinno być swego rodzaju filtrem przy podejmowaniu decyzji o dopłacie do wypoczynku. 

Skąd więc bierze się warunek 14 dni nieprzerwanego urlopu? 

Z praktyki zakładowej i z funkcji samego wypoczynku. W regulaminach ZFŚS wielu firm pojawia się zapis, że dopłata przysługuje wtedy, gdy pracownik wykorzysta np. 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Taki warunek jest co do zasady dopuszczalny, a nawet rekomendowany, bo odpowiada idei realnego odpoczynku i regeneracji. 

Ma to też oparcie w Kodeksie pracy. 

Co mówi Kodeks pracy? 

Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy: 

W praktyce kadrowej dobrze wiemy, że te 14 dni to nie tylko dni urlopu „z puli”, ale cały nieprzerwany okres wypoczynku, obejmujący również dni wolne przypadające po drodze. 

I właśnie taki warunek – odnoszący się do długości realnego wypoczynku – jest bezpieczniejszy niż próba rozdzielania, czy pracownik odpoczywał z urlopu bieżącego, czy zaległego. 

Gdzie pojawia się problem? 

Problem pojawia się wtedy, gdy regulamin albo praktyka pracodawcy zaczynają iść krok dalej i mówią: dopłata do wypoczynku tak, ale tylko wtedy, gdy pracownik korzysta z urlopu bieżącego. 

Z punktu widzenia osoby pracującej w kadrach i płacach od razu zapala się tu lampka ostrzegawcza. Dlaczego? Bo zaczynamy różnicować sytuację pracowników nie na podstawie kryteriów socjalnych, ale na podstawie rodzaju urlopu, który z perspektywy funkcji wypoczynkowej wcale nie musi mieć większego znaczenia. 

Pracownik korzystający z urlopu zaległego także odpoczywa, także realizuje funkcję regeneracyjną urlopu i także może znajdować się w trudniejszej sytuacji materialnej niż inni. 

Co na to Państwowa Inspekcja Pracy? 

PIP wypowiedziała się w tej sprawie dość jasno. W opublikowanej odpowiedzi wskazała, że: 

(…) odmowa wypłaty “wczasów pod gruszą” wyłącznie dlatego, że pracownik korzystał z urlopu zaległego, mimo spełnienia pozostałych warunków przyznania świadczenia, może zostać uznana za działanie niekorzystne dla pracownika i budzić wątpliwości co do zgodności z zasadą równego traktowania. Dlatego bezpieczniejszym rozwiązaniem jest formułowanie warunku dotyczącego samej długości wypoczynku, niezależnie od tego, czy obejmuje on urlop bieżący czy zaległy.

To stanowisko nie oznacza oczywiście, że każdy pracownik automatycznie otrzyma świadczenie. Oznacza natomiast, że rodzaj urlopu nie powinien być jedynym powodem odmowy, jeśli pozostałe warunki zostały spełnione. 

Jak powinien myśleć o tym specjalista kadr i płac? 

W praktyce najlepiej rozdzielić sobie ten temat na dwa porządki. 

Pierwszy porządek to kryteria socjalne. One są obowiązkowe, bo wynikają bezpośrednio z ustawy. To tutaj badamy sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika. 

Drugi porządek to warunki formalne wynikające z regulaminu ZFŚS. Pracodawca może określić, że dopłata przysługuje np. po wykorzystaniu 14 dni nieprzerwanego wypoczynku. Może też ustalić sposób dokumentowania prawa do świadczenia, terminy składania wniosków czy progi dochodowe. 

Ale jeżeli w praktyce firma ustala wewnętrzną zasadę „za urlop zaległy nie płacimy”, to wchodzi na bardziej ryzykowny grunt – taki zapis lub taka praktyka nie da się obronić z punktu widzenia zasady równego traktowania. 

Czy pracodawca może ustalić wszystkim tę samą kwotę świadczenia z tytułu “wczasów pod gruszą”? 

Nie powinien. To jeden z najczęstszych błędów spotykanych w praktyce. Wygodnie byłoby wypłacić wszystkim po równo i zamknąć temat, ale to sprzeczne z ideą ZFŚS. Świadczenia socjalne mają być różnicowane. Pracownicy mają więc otrzymać dopłatę w różnej wysokości – i właśnie tak powinno być, jeśli chcemy działać zgodnie z przepisami. 

Wysokość dofinansowania można różnicować np. ze względu na: 

• dochód na członka rodziny,  
• liczbę dzieci,  
• samotne wychowywanie dziecka,  
• niepełnosprawność pracownika lub członka rodziny,  
• inne okoliczności wpływające na sytuację życiową i materialną.  

Wnioski dla praktyki kadr, płac i HR 

Jeżeli regulamin ZFŚS uzależnia dopłatę do wypoczynku od długości nieprzerwanego urlopu, to taki zapis co do zasady jest prawidłowy. Jeżeli jednak próbuje dodatkowo wyłączyć z prawa do świadczenia pracowników korzystających z urlopu zaległego, to pojawia się ryzyko. 

Najbezpieczniejsze rozwiązanie? Formułować warunki wokół samego wypoczynku, a nie wokół tego, z jakiej części puli urlopowej pracownik korzysta. 

To podejście lepiej odpowiada funkcji świadczenia, jest bliższe logice ustawy o ZFŚS i zmniejsza ryzyko zarzutu nierównego traktowania.