HR-owe Koło Ratunkowe: Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego – czy pracodawca musi zgodzić się na zmianę?

Przesunięcie terminu urlopu nie zawsze takie łatwe…

Do działu HR trafia pytanie – pracownik linii produkcyjnej ma zaplanowany urlop wypoczynkowy na sierpień, ale otrzymał ze szpitala informację, że zwolnił się termin operacji w lipcu. To dla niego ważna wiadomość zdrowotna. Dla firmy… poważne wyzwanie organizacyjne. Produkcja działa w systemie trzyzmianowym, a każda zmiana w grafiku oznacza konieczność szybkiego przeplanowania obsady. I to wszystko w chwili wejścia w życie ustawy stażowej, na mocy której niektórzy pracownicy, którzy udokumentują staż pracy na umowach zlecenie lub działalnościach gospodarczych zyskają dodatkowe 6 dni urlopu wypoczynkowego. Specjalista kadr i płac zastanawia się, czy jeśli pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie, pracodawca będzie musiał przesunąć urlop?

Zwolnienie lekarskie pracownika pokrywa się z urlopem. Czy choroba przerywa urlop wypoczynkowy?

Zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy, jednak tylko w sytuacji, gdy niezdolność do pracy pokrywa się z ustalonym terminem urlopu. W sytuacji opisanej na wstępie artykułu, jeśli choroba pracownika przypadnie w lipcu, a przed sierpniowym urlopem pracownik odzyska zdolność do pracy, termin urlopu wypoczynkowego pozostanie bez zmian. Zatem jedynym rozwiązaniem, aby zmienić termin urlop z sierpnia na lipiec będzie wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu. Zgodnie z Kodeksem pracy abieg medyczny jest „ważną przyczyną”, która może uzasadniać wniosek pracownika o przesunięcie urlopu.

Podstawa prawna wniosku pracownika o przesnięcie terminu urlopu wypoczynkowego

Podstawą prawną regulującą możliwość przesunięcia urlopu na wniosek pracownika jest art. 164 § 1 Kodeksu pracy. Przepis ten stanowi, że termin wykorzystania urlopu może zostać przesunięty na umotywowany wniosek pracownika, jeżeli przemawiają za tym ważne przyczyny.

Ustawa nie tworzy zamkniętego katalogu tych przyczyn, stąd w praktyce ocenia się je indywidualnie. Chodzi o takie okoliczności, które pojawiły się już po ustaleniu planu urlopów albo po uzgodnieniu terminu i które sprawiają, że wykorzystanie urlopu w pierwotnym terminie traci swój sens lub staje się dla pracownika szczególnie utrudnione. W praktyce do takich przyczyn zalicza się m.in. nagłe sytuacje rodzinne, chorobę członka rodziny czy istotne zdarzenia zdrowotne po stronie samego pracownika. O zmianach w planie urlopów przeczytasz więcej tutaj >

Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu?

Podanie we wniosku ważnej przyczyny nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek go uwzględnić. Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu pracy plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, ale również konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Wniosek o przesunięcie urlopu nie jest więc dla pracodawcy wiążący, a ostateczna decyzja należy do niego. Są jednak wyjątki, gdy pracodawca nie może odmówić urlopu wypoczynkowego, np. gdy pracownica lub pracownik-ojciec wnosi o urlop bezpośrednio po urlopie macierzyńskim albo gdy pracownik korzysta z urlopu na żądanie w ramach limitu z art. 167² Kodeksu pracy (choć i w tym przypadku pracodawca może odmówić, motywując negatywną decyzję szczególnymi okolicznościami, które wymagają obecności pracownika w pracy). Czytaj więcej tutaj >

Wracając do przykładu, w sytuacji opisanej we wstępie artykułu, zmiana terminu sierpniowego urlopu z powodu lipcowego zabiegu wymaga więc decyzji pracodawcy, a nie następuje z mocy prawa.

Wzór wniosku pracownika o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego

W praktyce warto uzupełnić pakiet dokumentów personalnych obowiązujących w firmie o prosty, pisemny standard działania. Wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu może wyglądać jak poniżej:

Warto pozostawić w formularzu miejsce na decyzję pracodawcy, datę oraz podpis osoby akceptującej albo odmawiającej zmiany. Zwracam również uwagę, że przy bardziej wrażliwych sprawach zdrowotnych należy ograniczyć zakres informacji do minimum niezbędnego organizacyjnie – bez zbierania nadmiarowych danych medycznych. Sam fakt planowanego zabiegu medycznego zwykle wystarczy do uruchomienia procedury wnioskowej. Ocena „ważności przyczyny” i tak należy do pracodawcy.

Niezdolność do pracy w wyniku choroby a obowiązek przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu okoliczności wymienionych w art. 165 Kodeksu pracy. Wtedy przesunięcie urlopu jest obowiązkowe. Dotyczy to w szczególności czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, ćwiczeń lub przeszkolenia wojskowego oraz urlopu macierzyńskiego. Jeżeli więc po lipcowym zabiegu pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie, którego termin nałoży się na sierpniowy urlopu, pracodawca będzie miał obowiązek przesunąć urlop na później.

Jeżeli natomiast pracownik już rozpoczął urlop, a dopiero potem wystąpiła choroba, zastosowanie ma art. 166 Kodeksu pracy: niewykorzystaną część urlopu trzeba udzielić później. To ważne rozróżnienie dla kadr i płac: choroba przed urlopem blokuje rozpoczęcie urlopu, choroba w trakcie urlopu przerywa go tylko w zakresie okresu objętego przyczyną ustawową.

Co w sytuacji, gdy pracownik nie potrzebuje zmiany terminu urlopu z powodu własnego zabiegu medycznego, ale dlatego, że musi zająć się bliską osobą po operacji?

Taka sytuacja może stanowić ważną przyczynę w rozumieniu art. 164 § 1 Kodeksu pracy, ale nie daje automatycznego prawa do przesunięcia urlopu. W praktyce jest to okoliczność oceniana przez pracodawcę. Z perspektywy HR warto patrzeć na nią nie wyłącznie formalnie, ale także przez pryzmat ryzyka absencyjnego i relacyjnego: odmowa w sprawie istotnej rodzinnej potrzeby może oznaczać później większe napięcie, niż chwilowe przeorganizowanie grafiku. Jednocześnie pracodawca ma prawo uwzględnić realia operacyjne – zwłaszcza, gdy chodzi o produkcję trzyzmianową albo newralgiczny moment projektu. Prawo nie nakazuje tu zgody, ale daje przestrzeń do odpowiedzialnej decyzji.

Czy ustawa stażowa i większy wymiar urlopów mogą mieć wpływ na przesunięcia w terminach?

W 2026 roku temat przesuwania urlopów może się dodatkowo nasilić przez zmiany wynikające z tzw. ustawy stażowej. Od 1 stycznia 2026 r. nowe zasady obowiązują sektor publiczny, a od 1 maja 2026 r. również sektor prywatny. Jeśli chcesz zagłębić się w ten aspekt koniecznie pobierz bezpłatny e-book dla HR, w którym wyjaśniam zmiany wywołane ustawą stażową.

Pobierz przewodnik
po zmianach w tzw. ustawie stażowej

Pobierz e-book Staż pracy 2026. Dokumentowanie stażu pracy, wpływ na urlopy i uprawnienia pracownicze. Wszystko, co HR, pracownik i pracodawca muszą wiedzieć!

Pobierz e-book

Po udokumentowaniu dodatkowych okresów aktywności zawodowej część pracowników może przekroczyć próg 10-letniego stażu i zyskać prawo do 26 dni urlopu zamiast 20. To oczywiście wpływa na planowanie puli urlopowej i może powodować dodatkowe wnioski o wykorzystanie nowych dni wolnych. Nie oznacza jednak automatycznie prawa do zmiany już ustalonego terminu wypoczynku. Innymi słowy: zmiana rocznego limitu urlopu może wymagać korekty ewidencji i planu urlopów, ale nie wpływa na reguły z art. 163–165 Kodeksu pracy. Jeśli pracownik dostaje więcej dni, nadal musi uzgodnić ich termin z pracodawcą, chyba że zachodzi przypadek ustawowego obowiązku udzielenia albo przesunięcia urlopu.

Jak HR może pomóc kierownikowi w podjęciu decyzji o zmianie terminu urlopu? Czy rozwiązania HR Tech ułatwiają planowanie pracy zmianowej?

Z punktu widzenia kierownika zmiana terminu urlopu pracownika produkcyjnego zwykle oznacza jedno: ryzyko zaburzenia grafiku, nadgodzin i napięć w zespole. Dlatego rolą HR nie powinno być jedynie przekazanie odpowiedzi „wolno albo nie wolno”, lecz pomoc w przejściu przez decyzję. W praktyce HR może doradzić trzy rzeczy. Po pierwsze, sprawdzić, czy mamy do czynienia z sytuacją obligatoryjną z art. 165 lub 166, czy tylko z wnioskiem z art. 164. Po drugie, policzyć realne skutki organizacyjne: zastępstwa, obsadę zmian, nadgodziny, ryzyko dla procesu. Po trzecie, wesprzeć kierownika w komunikacji z zespołem i w szybkim przeplanowaniu grafiku.

Tu bardzo pomaga HR Tech – system do planowania urlopów i czasu pracy, taki jak Empliset, pozwala od razu zobaczyć luki w obsadzie i warianty zastępstw. A z punktu widzenia leadershipu – pójście pracownikowi na rękę bywa po prostu opłacalne strategicznie. Dobrze przeprowadzona, elastyczna zmiana terminu urlopu potrafi wzmacniać zaufanie, ograniczać ryzyko nieprzewidzianej absencji i budować reputację kierownika, który nie tylko egzekwuje plan, ale też umie mądrze prowadzić ludzi. W dłuższej perspektywie to często bardziej wartościowe niż sztywne trzymanie się pierwotnego kalendarza.