HR Detektywi #189 Trwa pilotaż skróconego czasu pracy, roczne rozliczenie zdrowotnej, cyfryzacja legalizacji pracy cudzoziemców, wolne weekendy, milion zaświadczeń z ZUS do stażu pracy

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Empliset – platforma usprawniająca zarządzanie czasem pracy, procesami HR i komunikacją wewnętrzną.

Empliset

News 1: Pilotaż skróconego czas pracy. Są pierwsze wnioski i sukcesy, ale również wzrost presji i stresu

Pilotaż skróconego czasu pracy, realizowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oficjalnie rozpoczął z początkiem 2026 roku. Już dziś widać, że to rozwiązanie budzi duże zainteresowanie, ale nie sprawdza się jednakowo w każdej organizacji. W programie uczestniczy 80 pracodawców wyłonionych przez komisję – 40 firm prywatnych i 40 instytucji oraz spółek publicznych. Projekty obejmują łącznie blisko 5 tys. pracowników, a średnia kwota dofinansowania wyniosła ponad 500 tys. zł na organizację. Nad realizacją pilotażu czuwa specjalny Zespół ds. Skróconego Czasu Pracy, powołany przez resort pracy, a złożony z przedstawicieli pracodawców, związków zawodowych, samorządów oraz ekspertek i ekspertów HR i zarządzania.

Wnioski z pierwszych miesięcy: nie ma jednego modelu dla wszystkich

Portal Dziennik Gazeta Prawna zapytał wybranych realizatorów o dotychczasowe doświadczenia z wdrażania skróconego tygodnia pracy. Wynika z nich, że nie jest rozwiązanie uniwersalne. Największe trudności pojawiają się w organizacjach, w których trzeba zapewnić stałą dostępność usług, np. w administracji, instytucjach kultury czy jednostkach działających w trybie ciągłym. Problematyczne okazuje się również wdrożenie w placówkach całodobowych, gdzie każda zmiana wymiaru pracy wymaga skomplikowanego przeprojektowania grafików i obsady zmian.

Wyzwania widać też w zespołach pracujących pod dużą presją czasu. Jeżeli zakres obowiązków nie został zmniejszony, a pracownik ma mniej czasu na ich wykonanie, pojawia się ryzyko wzrostu tempa pracy, napięcia i stresu. To ważny sygnał dla działów kadr i HR: samo skrócenie czasu pracy bez równoległego uporządkowania procesów może nie przynieść oczekiwanego efektu.

Co działa dobrze? Gdzie skrócony czas pracy dostarcza największych korzyści?

Pierwsze obserwacje pokazują, że skrócony czas pracy może dawać bardzo konkretne rezultaty. Pracownicy chętniej korzystają z dodatkowych dni wolnych i często łączą je z urlopami, wydłużając weekendy. Organizacje zauważają także:

• więcej czasu na regenerację po stronie pracowników,
• niższy poziom stresu i wyższą motywację,
• mniej zwolnień lekarskich,
• mniej zadań odkładanych „na później”,
• większą dyscyplinę w planowaniu i terminowym wykonywaniu pracy,
• brak spadku wydajności, a czasem nawet jej wzrost.

W części podmiotów środki pozyskane z programu pilotażowego przeznaczono na narzędzia wspierające efektywność pracy, takie jak systemy kolejkowe, moduły powiadomień SMS, portal interesanta, ePłatności, rejestratory czasu pracy czy rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję.

Lekcja dla HR: skrócony czas pracy wymaga przebudowy organizacji, nie tylko harmonogramu

Pilotaż pokazuje, że wdrożenie skróconego czasu pracy to nie tylko decyzja o zmianie liczby godzin lub dni pracy. W praktyce wymaga to: zmian w regulaminach i dokumentacji wewnętrznej, uporządkowania procesów, przeliczenia kosztów i obsady, wdrożenia nowych narzędzi cyfrowych czy szkoleń dla menedżerów i pracowników. Jak widać na przykładach organizacji, które już dziś korzystają z tego rozwiązania, skrócony tydzień pracy wpływa na harmonogramy, ewidencję czasu pracy, absencje, urlopy i planowanie zasobów.

Dodatkowy sygnał z rynku: mniej urlopów, ale wyższa rezerwa urlopowa?

Ciekawy wniosek płynie także z doświadczeń firm wdrażających skrócony czas pracy poza pilotażem. Przykład Herbapolu, opisany przez portal DGP pokazuje, że przy większej liczbie dni wolnych pracownicy rzadziej korzystają z urlopu wypoczynkowego, co może zwiększać koszty związane z rezerwą urlopową. To ważny aspekt dla kadr, płac i finansów, szczególnie w organizacjach, które analizują wpływ nowego modelu pracy na zobowiązania pracodawcy.

Podpowiedź HR Detektywów

Jeśli Twoja organizacja rozważa skrócony czas pracy, w pierwszej kolejności sprawdź:

• które procesy w firmie można uprościć lub zautomatyzować,
• gdzie konieczna jest stała dostępność pracowników i jak zabezpieczyć obsadę,
• czy do planowania i rozliczania czasu pracy, budżetowania wynagrodzeń i analityki HR potrzebny będzie system taki jak Empliset,
• czy zakres obowiązków jest adekwatny do planowanego czasu pracy,
• jak zmiana wpłynie na harmonogramy, urlopy, absencje i koszty,
• oraz czy menedżerowie są gotowi zarządzać zespołem w nowym modelu.

Skrócony czas pracy może poprawić wellbeing i efektywność, ale tylko wtedy, gdy za decyzją pójdzie dobrze zaprojektowany proces.

News 2: Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 r. Niedopłata składki płatna do 20 maja!

Do 20 maja 2026 r. część przedsiębiorców ma obowiązek przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 rok. Dla księgowych oraz osób, które w biurach rachunkowych prowadzą również kadry i płace, to ważny termin – kalkulacji trzeba dokonać w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień 2026 r.

Obowiązek ten dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, które w 2025 r. podlegały z tego tytułu ubezpieczeniu zdrowotnemu i rozliczały się: skalą podatkową, podatkiem liniowym albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Rozliczenie roczne może zakończyć się nadpłatą albo niedopłatą składki zdrowotnej. Jeżeli z dokumentów wynika nadpłata, a płatnik nie ma zaległości na koncie w ZUS, Zakład przygotuje automatycznie wniosek o zwrot nadpłaty RZS-R i udostępni go na profilu płatnika w eZUS dzień po złożeniu rozliczenia. Jeżeli natomiast rozliczenie wykaże niedopłatę, trzeba ją uregulować razem ze składką za kwiecień – również najpóźniej do 20 maja 2026 r.

News 3: Cudzoziemcy potrzebni w polskich firmach, ale system legalizacji i obsługi zatrudnienia nie daje gwarancji przewidywalności

Jak wynika z danych resortu pracy, w 2024 r. wydano 1,633 mln dokumentów dopuszczających cudzoziemców do pracy w Polsce. To spadek o 8 proc. w porównaniu z rokiem wcześniejszym. Z drugiej strony, jak informuje ZUS, udział cudzoziemców w ubezpieczeniach emerytalnych i rentowych wzrósł z 6,9 proc. na koniec 2023 r. do 7,9 proc. na koniec 2025 r. To ważny sygnał dla działów kadr i płac: zatrudnienie cudzoziemców pozostaje trwałym elementem rynku pracy, a specjaliści, którzy znają przepisy i orientują się procedurach, będą stale potrzebni. Takie kompetenje zdobedziesz w Akademii Zatrudniania Cudzoziemców, czyli 3-miesięcznym programie rozwoju zawodowego online dla specjalistów ds. zatrudniania cudzoziemców i legalizacji zatrudnienia, z certyfikatem MEN, organizowanym przez Eduwersum.

Na tym tle rząd przyspiesza cyfryzację procedur. Do konsultacji publicznych trafił projekt UD373, który ma umożliwić ZUS wydawanie części zaświadczeń A1 w sposób całkowicie zautomatyzowany. To właśnie zaświadczenie A1 potwierdza, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba. Projekt zakłada, że system sam oceni prostsze sprawy na podstawie danych z wniosku i rejestrów; bardziej złożone przypadki trafią do urzędników. Dodatkowo A1 i towarzyszące decyzje mają być wystawiane elektronicznie bez konieczności opatrywania ich podpisem elektronicznym. To może realnie skrócić czas oczekiwania przy dużej skali wniosków.

Równolegle od 27 kwietnia 2026 r. wystartował system MOS 2, przez który wnioski pobytowe cudzoziemców są składane online. Urząd do Spraw Cudzoziemców i urzędy wojewódzkie podkreślają, że system ma ograniczyć papierowy obieg dokumentów, umożliwić elektroniczne składanie wniosków i zwiększyć przejrzystość postępowań. Co ważne, po 26 kwietnia papierowe wnioski w niektórych sprawach nie są już przyjmowane.

Problem w tym, że sama elektronizacja nie usuwa największej bariery, czyli wydolności administracyjnej. W pierwszych tygodniach działania MOS2 firmy sygnalizowały błędy techniczne, ograniczoną funkcjonalność i ryzyko zablokowania procesu nawet przez drobne pomyłki formalne. Eksperci rynku pracy i przedstawiciele pracodawców zwracają też uwagę, że elektroniczne złożenie wniosku nie oznacza jeszcze szybszego zakończenia sprawy – nadal potrzebne są dalsze czynności urzędowe, w tym osobista wizyta i pobranie odcisków palców, a to właśnie na etapie administracyjnym tworzą się największe zatory. Reasumując, cyfryzacja jest krokiem w dobrą stronę, ale nie daje biznesowi przewidywalności potrzebnej przy planowaniu zatrudnienia cudzoziemców.

News 4: Polacy są mistrzami wolnych weekendów. Przedsiębiorcy nie podzielają tego entuzjazmu…

Polacy coraz rzadziej pracują w soboty i niedziele. Z analizy Polskiego Instytutu Ekonomicznego opublikowanej w „Tygodniku Gospodarczym” wynika, że w 2015 r. w weekendy pracowało 15 proc. zatrudnionych. Dziś to już tylko 8 proc. To jeden z najniższych wyników w Unii Europejskiej.

Na polski wynik wpływa m.in. zakaz handlu w niedziele, ale sam spadek pracy weekendowej nie oznacza lepszego work-life balance – jeśli mowa o odpoczynek to według PIE w Polsce wciąż problemem pozostaje zbyt wysoka liczba godzin przepracowanych w tygodniu.

Specjaliści kadr i płac mierzą ten trend ilością pytań od pracowników o długie weekendy. Najbliższa okazja nadarzy się już w czerwcu – przy jednym dniu urlopu po Bożym Ciele można wygenerować czterodniowy odpoczynek. Kolejnym ważnym punktem w kalendarzu jest 15 sierpnia 2026 r., który wypada w sobotę. Zgodnie z art. 130 § 2 Kodeksu pracy święto przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin, więc pracodawca musi wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym. Może zrobić to odgórnie albo pozwolić pracownikom wybrać termin, ale decyzja musi zostać zamknięta w ramach właściwego okresu rozliczeniowego. Więcej o planowaniu urlopu i wydłużonych weekendach przeczytasz tutaj >

A co zrobić, gdy pracownik nie ma już urlopu wypoczynkowego, a pilnie potrzebuje wolnego? Wtedy warto pamiętać o zwolnieniu na opiekę nad dzieckiem do 14 lat w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, urlopie opiekuńczym w wymiarze 5 dni bez prawa do wynagrodzenia oraz zwolnieniu z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin z prawem do 50 proc. wynagrodzenia. W 2026 r. planowanie długich weekendów i nieobecności to nie tylko kwestia kalendarza – to także test jakości komunikacji między HR, payrollem i menedżerami. Tam, gdzie pracownicy umieją odpoczywać, a firma umie to dobrze zaplanować, zyskują obie strony.

News 5: Fala wniosków po zmianach w stażu pracy. Ponad milion zaświadczeń wydanych przez ZUS! Pracodawcy mogą weryfikować je online

Nowe przepisy o doliczaniu dodatkowych okresów zatrudnienia do stażu pracy szybko przełożyły się na praktykę. Do 28 kwietnia 2026 r. do ZUS wpłynęło już blisko 640 tys. wniosków o wydanie zaświadczenia potrzebnego do potwierdzenia okresów zaliczanych do stażu pracy. Zakład informuje, że wydał już ponad 1 mln zaświadczeń, a obsługa procesu została w dużej mierze zautomatyzowana. To wyraźny sygnał dla działów kadr i płac: pracownicy realnie korzystają z nowych możliwości, a fala dokumentów dopiero się rozkręca i niebawem trafi na biurka specjalistów kadr i płac!

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto w systemie eZUS. Od 1 stycznia 2026 r. dostępny jest tam formularz USP – Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy. ZUS ma 7 dni na jego rozpatrzenie, dlatego proces został maksymalnie uproszczony technologicznie. Gdy odpowiedź pojawi się na koncie ubezpieczonego lub pełnomocnika, system może poinformować o tym SMS-em, e-mailem albo przez aplikację mZUS – o ile użytkownik ma włączone powiadomienia. Jeśli nie, trzeba po prostu regularnie sprawdzać konto w eZUS.

Co to oznacza dla specjalistów kadr i płac? Po pierwsze, trzeba przygotować się na wzrost liczby dokumentów dostarczanych przez pracowników. Po drugie, warto uporządkować wewnętrzny proces przyjmowania i weryfikowania zaświadczeń z ZUS. Po trzecie, dobrze zawczasu ustalić, kto w organizacji odpowiada za przeliczenie stażu pracy i aktualizację uprawnień pracowniczych, zwłaszcza tam, gdzie zmiana stażu może wpłynąć na wymiar urlopu, dodatki stażowe, odprawy czy długość okresu wypowiedzenia.

HR Detektywi podpowiadają, że to dobry moment, by przygotować komunikat dla pracowników, jak uzyskać zaświadczenie z ZUS oraz sprawdzić, czy system kadrowy pozwala szybko aktualizować dane o stażu pracy i wynikających z niego uprawnieniach.

Pobierz przewodnik
po zmianach w tzw. ustawie stażowej

Pobierz e-book Staż pracy 2026. Dokumentowanie stażu pracy, wpływ na urlopy i uprawnienia pracownicze. Wszystko, co HR, pracownik i pracodawca muszą wiedzieć!

Pobierz e-book