Świadczenie urlopowe 2026 – najważniejsze zasady w pigułce

Czym jest świadczenie urlopowe?

Zasady wypłaty świadczenia urlopowego wynikają bezpośrednio z ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenie urlopowe to jednorazowe, dodatkowe wynagrodzenie, które przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jest ono wypłacane raz w roku, gdy pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Celem świadczenia urlopowego jest dofinansowanie wypoczynku.

Warunkiem wypłaty świadczenia urlopowego jest wykorzystanie nieprzerwanego 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Dotyczy to dni kalendarzowych, a nie dni roboczych. Nie ma więc znaczenia czy w trakcie urlopu wypadało święto lub weekend. Nieistotne jest również czy urlop jest wykorzystywany z puli urlopu bieżącego, czy z puli urlopu zaległego.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik może otrzymać świadczenie urlopowe więcej niż jeden raz w roku. Przykładowo, pracownik na początku roku może wykorzystać 14-dniowy urlop i uzyskać świadczenie urlopowe u jednego pracodawcy. Jeśli pracownik w trakcie roku kalendarzowego zakończy to zatrudnienie, a następnie nawiąże współpracę z kolejnym pracodawcą i ponownie wykorzysta tam 14 dni urlopu, nabędzie prawo do kolejnego świadczenia. Innym przykładem jest równoległe zatrudnienie w dwóch zakładach pracy, na przykład na część etatu. Wówczas, jeżeli pracownik wykorzysta 14-dniowy urlop odrębnie w dwóch firmach, świadczenie urlopowe otrzyma od obu pracodawców.

Termin wypłaty świadczenia urlopowego został określony w ustawie o ZFŚS. Zgodnie z przepisami wypłata świadczenia powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.

Kiedy pracodawcy wypłacają świadczenie urlopowe?

Świadczenie urlopowe niekiedy bywa mylone z tzw. „wczasami pod gruszą”, czyli dofinansowaniem do wypoczynku finansowanym ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Kluczowa różnica między tymi składnikami polega na tym, że świadczenie urlopowe wypłacają pracodawcy, którzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS, gdyż zatrudniają mniej niż 50 etatów na dzień 1 stycznia danego roku, a jednocześnie nie zdecydowali się dobrowolnie utworzyć ZFŚS. Zatem świadczenie urlopowe jest finansowane ze środków obrotowych pracodawcy, a nie z funduszu socjalnego, jak ma to miejsce w przypadku „wczasów pod gruszą”.

Jednak pracodawca może zrezygnować z wypłaty świadczeń urlopowych. Wówczas informacja o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinna zostać zawarta w układzie zbiorowym lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli zakład pracy nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagradzania, pracodawca informuje pracowników o rezygnacji z ZFSŚ i niewypłacaniu świadczenia urlopowego do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie np. pisemnie lub mailowo.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na wypłatę świadczenia urlopowego, prawo do jego otrzymania przysługuje wszystkim pracownikom, którzy spełnią warunki (wniosek urlopowy na 14 kolejnych dni kalendarzowych)- bez żadnych wyjątków. Prawo do świadczenia ma charakter roszczeniowy i przedawnia się po 3 latach od dnia wymagalności.

Wysokość świadczenia urlopowego 2026

Limity kwot świadczenia urlopowego zmieniają się w każdym roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS. Dla osób zatrudnionych na niepełny etat, wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

W 2026 roku świadczenie urlopowe (odpowiadające odpisowi podstawowemu) pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach wynosi 2943,23 zł. Jeżeli pracownik wykonuje prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, to świadczenie urlopowe przysługuje w wysokości 3924,30 zł. Z kolei w przypadku osób młodocianych wysokość świadczenia wynosi w pierwszym roku nauki – 392,43 zł, w drugim – 470,92 zł, a w trzecim – 549,40 zł. 

Rozliczenie składkowo-podatkowe świadczenia urlopowego

Na mocy §2 pkt. 21 rozporządzenia składkowego świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego podlega wyłączeniu z podstawy składek na ubezpieczenia społeczne. Pracodawca nie potrąca od niego również składek na ubezpieczenia zdrowotne. Natomiast świadczenie urlopowe będzie podlegać w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Wypłata świadczenia urlopowego w wyższej kwocie

Zgodnie z przepisami kwoty świadczeń urlopowych nie mogą przekroczyć wysokości odpisu podstawowego. Nie ma więc przeszkód, aby wypłacić świadczenia w kwocie niższej od podstawowego odpisu na ZFŚS.

Pracodawca może też wypłacić świadczenie urlopowe w wyższej wysokości, ponad ustawowe limity. Wtedy jednak świadczenie urlopowe podlega zwolnieniu ze składek tylko do wysokości nieprzekraczającej kwoty odpisu podstawowego na ZFSŚ. Nadwyżka będzie podlegać nie tylko opodatkowaniu, ale również oskładkowaniu. Dotyczy to również sytuacji, gdy osobie zatrudnionej na niepełny etat wypłacone zostanie pełne świadczenie w wysokości odpisu, bez proporcjonalnego zmniejszenia do wymiaru czasu pracy.

Co istotne świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników, jeśli jest wpłacane na podstawie przepisów o ZFŚS i jego wartość nie przekracza ustawowego odpisu wyliczonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Świadczenie urlopowe jest zwolnione z oskładkowania do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonego w ustawie i ustalonego proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Nadwyżka ponad kwotę odpisu podlega pełnemu oskładkowaniu.

Anna Tusińska
Kierownik ds. kadr i płac, absolwentka Eduwersum®, finalistka konkursu HR & Payroll Master