HR-owe Koło Ratunkowe: Wykorzystanie sprzętu firmowego niezgodnie z jego przeznaczeniem a odpowiedzialność materialna

Pracownik nie ma zgody na korzystanie z firmowego sprzętu do celów prywatnych

Pracownik, który umyślnie wykorzystuje bez zgody pracodawcy sprzęt firmowy do celów prywatnych lub nie dba o mienie pracodawcy i naraża pracodawcę na szkodę może być pociągnięty do odpowiedzialności na mocy przepisów Kodeksu pracy dotyczących odpowiedzialności materialnej. 

Jeśli pracodawca nie ureguluje zasad użytkowania sprzętu firmowego do celów prywatnych w przepisach wewnątrzzakładowych może spodziewać się sytuacji wykorzystania tego sprzętu lub narzędzi do celów prywatnych pracownika. Przykładem takiego działania jest np. prowadzenie prywatnych rozmów z telefonu służbowego, używanie narzędzi będących własnością pracodawcy w firmie prowadzonej przez członka rodziny, wykorzystywanie narzędzia będącego mieniem pracodawcy do prywatnych celów zarobkowych.

Pracodawca powinien określić zasady użytkowania sprzętu oraz narzędzi firmowych udostępnianych pracownikowi również dla celów prywatnych. Określenie konkretnego stanowiska w tej sprawie może znacząco wpłynąć na zmniejszenie skali tego zjawiska.

Możliwe zobowiązanie do naprawienia szkody

Pracownik, który samowolnie w czasie pracy wykorzystuje sprzęt firmowy do celów prywatnych zamiast do celów służbowych, wyrządza pracodawcy szkodę umyślną. W konsekwencji takich działań może zostać zobowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości, obejmującej rzeczywiste straty i utracone przez pracodawcę korzyści. Bowiem zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. 

Czy pracownik musi zapłacić podatek od korzyści, które osiągnął korzystając z firmowego sprzętu do celów prywatnych?

Co grozi za utratę lub zniszczenie firmowego sprzętu

Może zdarzyć się tak, że pracownik utraci lub zniszczy sprzęt firmowy w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Jeśli tak się stanie, ponosi odpowiedzialność materialną. Pracownicza odpowiedzialność materialna w przepisach ustawy Kodeks pracy została podzielona na odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych w mieniu niepowierzonym i odpowiedzialność w mieniu powierzonym.

Mienie niepowierzone

Odpowiedzialność materialna w mieniu niepowierzonym uregulowana została w przepisach działu piątego Kodeksu pracy (art. 114–122 k.p.). Jest to odpowiedzialność ponoszona przez każdego pracownika, który świadcząc pracę, korzysta np. z udostępnionego mu komputera, telefonu i innych narzędzi stanowiących własność pracodawcy.

Wina umyślna i nieumyślna

Z kolei odpowiedzialność materialna pracowników za szkody wyrządzone pracodawcy dotyczy sytuacji, które są następstwem działania lub zaniechania pracownika w ramach obowiązków wynikających z łączącego strony stosunku pracy. W tym przypadku stopień odpowiedzialności za wyrządzone szkody zależy od rodzaju winy pracownika, która może być umyślna bądź nie umyślna.

Przykładami niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych, kiedy ze swej winy pracownik wyrządza szkodę pracodawcy, to np.:

• niezachowanie zasad użytkowania
• uszkodzenie sprzętu firmowego
• niewłaściwie zabezpieczenie sprzętu, który w konsekwencji został skradziony lub zgubiony.

Czym różni się lista obecności od ewidencji czasu pracy?

Przydatne orzecznictwo

W sprawie samowolnego używania narzędzi będących własnością pracodawcy wypowiedział się Sąd Administracyjny w Szczecinie w wyroku z 14.02.2013 r., I ACa 778/12, który stwierdził, że:

Samowolne użycie narzędzi będących własnością zakładu pracy przez pracownika dla własnych celów, po zrealizowaniu objętego treścią stosunku pracy zadania i udzielonego mu polecenia, określającego cel, sposób i czas używania tych narzędzi, nie jest wykonywaniem obowiązków pracowniczych i wykracza poza treść wiążącego strony stosunku pracy. Za wynikłą z takiego zachowania pracownika szkodę dla zakładu pracy pracownik odpowiada na podstawie przepisów prawa cywilnego – art. 415 k.c.

Zgodnie z treścią tego artykułu, kto z winy swej wyrządził drugiemu szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia. 

Mienie powierzone

W przypadku, gdy sprzęt firmowy został przekazany pracownikowi na zasadzie powierzenia, ciąży na nim obowiązek udowodnienia czy szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Pracownik odpowiada za szkodę w mieniu powierzonym, na zasadach wskazanych w art. 124 Kodeksu pracy., także wówczas, gdy nie stanowiło ono własności pracodawcy (Wyrok Sądu Najwyższego z 19.04.2010 r., II PK 307/09).

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wskazane powyżej, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.