Ewidencji czasu pracy nie poprowadzisz już skutecznie w excelu

Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.

Jeśli więc prowadzisz ewidencję czasu pracy w ten sposób musisz rozważyć zmianę tej formy na papierową bądź wdrożenie narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy, spełniających wymagania dotyczące elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Zastanawiasz się jakie to wymagania? Już wyjaśniam.

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji,
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

• jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;
• jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;
• jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

• systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;
• opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;
• stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;
• bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;
• przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

Ponadto, z uwagi na ewentualną konieczność przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, do każdego dokumentu w systemie teleinformatycznym należy przyporządkować zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

• identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;
• identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;
• rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
• data powstania dokumentu;
• data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;
• numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• imię i nazwisko pracownika;
• nazwa pracodawcy;
• data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

Więcej na temat ewidencji czasu pracy i nie tylko opowiemy już 11 grudnia podczas Kongresu “O kadrach i płacach z pasją”.

Tak wiem, można oszaleć, ale czy nam się to podoba czy nie właśnie takie a nie inne wymagania muszą być spełnione.

Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest wprowadzenie dla wszystkich zatrudnionych pracowników ewidencji czasu pracy korzystając z funkcjonalności  narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Zakres ewidencji czasu pracy

Przypominam również, że pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

• ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a każdy dzień wolny od pracy powinien być oznaczony z jakiego tytułu wystąpił, czy jest to np. wolne za niedzielę, wolne za święto, wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czy może „zwykły” dzień harmonogramowo wolny od pracy,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w poprzednim stanie prawnym ustawodawca wyraźnie wskazywał sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie „Karty ewidencji czasu pracy”, aktualnie ustawodawca wskazuje jedynie zakres ewidencji a nie wskazuje formy czy dokumentu w jakim taka ewidencja powinna się odbywać.

• wnioski pracownika dotyczące:
  • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wnioski o wyjścia prywatne. Do lamusa odchodzą więc często stosowane w formach tzw. książki wyjść czy „przepustek”,
  • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
  • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
  • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych.

• dokumenty związane:
  • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
  • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy), to całkowicie nowy obowiązek dokumentacyjny,
  • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, tu z całą pewnością umieścimy polecenie pracy w nadgodzinach czy dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi dyżuru. 
• zgoda:
  • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
  • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),

Więcej na temat ewidencji czasu pracy i nie tylko opowiemy już 11 grudnia podczas Kongresu “O kadrach i płacach z pasją”. Dołącz do nas koniecznie. Nie zwlekaj. Miejscówki topnieją z godziny na godzinę. Rezerwując miejsce do 19 listopada oszczędzasz 200 PLN.

Zobacz też koniecznie

Wpis dotyczący sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.